In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom Dezember 2021 vorstellen.

Benutzer-Rollen

Ab sofort können unter Verwaltung – Setup – Benutzerverwaltung Benutzer-Rollen erstellt werden. Die Rollen ersetzen die direkte Zuweisung der Berechtigungen zu den Benutzer*innen-Accounts.

Rollen

Nachdem unter dem Abschnitt „Rollen“ eine Rolle hinzugefügt wurde, kann diese beim Anlegen eines neuen bzw. Bearbeiten eines bestehenden Accounts zugeordnet werden.

Hinweis: Wurden noch keine Rollen im System angelegt bzw. einem Account keine Rolle zugewiesen, so gelten die alten Berechtigungen.

Erweiterte Berechtigungen

Über die zuvor angelegten Rollen lassen sich über „Berechtigungen verwalten“ die Berechtigungen für die folgenden Bereiche bzw. Funktionalitäten vergeben: 

Für jeden Bereich lässt sich über die das Pfeilsymbol die detaillierte Liste der Berechtigungen aufklappen. Durch Anwahl der Checkbox kann dieser Rolle die jeweilige Berechtigung zugewiesen werden. Sollen alle Berechtigungen dieses Bereichs übernommen werden, kann auch die Checkbox neben dem Bereichsnamen angewählt werden.

Kategorie für zusätzliche Profilfelder

Zusatzfelder für Profile können ab sofort kategorisiert werden. Alle Zusatzfelder einer Kategorie werden dann automatisch auf einem neuen Reiter in der Profilbearbeitung angezeigt. Unter Verwaltung – Setup – Zusatzfelder – Extrafelder und dem Abschnitt „Profile“ findet sich die neue Spalte „Kategorie“

Kategorie für Extrafelder

Beim Bearbeiten oder Hinzufügen eines neuen Feldes kann dann entweder eine bereits bestehende Kategorie ausgewählt werden oder einfach ein neuer Kategoriename eingetragen werden.

Kategorie ausgewählt

Öffnen wir nun ein Profil, so sehen wir unsere angelegte Kategorie als neuen Reiter. Alle nicht kategorisierten Felder sind weiterhin unter dem Reiter „Extrafelder“ zu finden. Diese Funktion ist vor allem bei Verwendung einer größeren Anzahl von Extrafeldern zu empfehlen, um die Profilansicht übersichtlicher zu gestalten.

Kategorien innerhalb der Profilansicht

Status der Buchungsseite automatisch anhand der Anzahl der bestätigten Buchungen aktualisieren

Bis dato musste der Webstatus eines Veranstaltungstermins manuell bspw. von „Plätze frei“ auf „Ausgebucht“ geändert werden, wenn die Onlinebuchung für diesen Termin deaktiviert werden sollte.

Dies kann nun auf Wunsch automatisch anhand der Anzahl der bestätigten Buchungen bzw. Gäste erfolgen.

Beim Bearbeiten der Termindetails einer Veranstaltung findet sich dafür nun die Checkbox Webstatus automatisch anpassen. Hier erscheint auch der folgende Hilfetext:

Webstatus automatisch anpassen

Die Schwellenwerte für den jeweiligen Webstatus kann unter Verwaltung – Setup – Allgemeine Einstellungen hinterlegt werden.

Hier kann anhand von Prozentangaben festgelegt, wann sich der Webstatus verändern soll. Als Standard sind hier 80 % für nur noch wenige Plätze frei, 100 % für die „Warteliste“ und 120 % für Ausgebucht hinterlegt.

Webstatus threshold festlegen

Profilaktivitäten

Mit dieser neuen Funktion können Aktivitäten in Bezug auf ein Profil eingesehen und manuelle Aktivitäten angelegt werden. Beim Bearbeiten eines Profils findet sich nun oben rechts der Reiter „Aktivitäten“.

Aktivitäten für Profile

Hier werden u.a. folgende „Systemaktivitäten“ angezeigt: 

  • Buchung einer Veranstaltung und Aufenthalt
  • Versand einer E-Mail
  • Rechnung
  • Export des Profils über eine CRM-Aktion
  • Online-Konto erstellt, Datei hochgeladen bzw. Datei in Postfach eingestellt
Neben diesen automatisch erzeugten Systemaktivitäten können auch manuelle Einträge hinzugefügt werden. Dazu muss zunächst über Verwaltung – Setup – Listen – Aktivitätstypen für Profile mindestens ein sog. Aktivitätstyp angelegt werden.

Anschließend kann über den Reiter „Aktivitäten“ im Profil ein neuer Eintrag angelegt werden:

Profile manuell zu einer CRM-Aktion hinzufügen

Zum Abschluss folgt noch eine nützliche Funktion, mit der einzelne Profile manuell zu CRM-Aktionen hinzugefügt werden können, ohne dafür eine Selektionsvorlage erstellen zu müssen. Innerhalb einer CRM-Aktion (die noch den Status „Vorbereitung“ haben muss) gibt es dafür nun die Aktion „Profil hinzufügen“.

CRM Profil manuel hinzufügen

Diese öffnet ein Suchfeld, um das gewünschte Profil zu finden und auszuwählen:

Profilsuche CRM

Hinzugefügte Profile werden in den Listen über das Feld „Quelle“ als „Manuell“ gekennzeichnet. 

Auch in der Liste der Profile gibt es nun die Funktion „Zu CRM-Aktion hinzufügen“. Diese ist nur aktiv, wenn es mindestens eine CRM-Aktion im Status „Vorbereitung“ gibt.

Zu CRM Aktion hinzufügen

Bei Klick öffnet sich ein Fenster mit einer Auswahl der verfügbaren CRM-Aktionen.

CRM Aktion auswählen

Wir hoffen wie immer, dass Euch diese Verbesserungen helfen und freuen uns auf Euer Feedback!

Herzliche Grüße senden
Christoph, Simon und Jan.