Serien- & Status-E-Mails erstellen, sonstige Leistungen hinzufügen und erweiterte Optionen für die Online-Anmeldung

Gern möchten wir hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom 13. November 2018 mit euch teilen.

Status-E-Mails erneut versenden

Über die Funktion „Status-E-Mail erstellen“ können nun Anmelde-, Bestätigungs- oder Stornierungs-E-Mail erneut versendet werden – ohne dass dazu zunächst der Buchungsstatus geändert werden muss. Die Funktion steht zum einen in der Buchungsliste im Aktionsmenü der jeweiligen Buchung, zum anderen auch direkt in einer Buchung selbst (im Abschnitt „Aktionen“) zur Verfügung. 

Vor dem Senden der Nachricht lässt sich diese auf Wunsch noch bearbeiten.

Allgemeine und Serien-E-Mails verfassen

Es kann nun auch eine „allgemeine E-Mail“ an einen Bucher verfasst werden. Dazu gibt es den Menüpunkt „Allgemeine E-Mail erstellen“ bzw. den Button „E-Mail erstellen“ in einer Buchung. Für diese allgemeine E-Mail lässt sich in der Verwaltung unter „Standard-E-Mail-Texte“ auch ein Text hinterlegen, z. B. kann hier eine allgemeine Signatur eingefügt werden.

Über die Funktion „Serien-E-Mails erstellen“ bei einem Seminartermin kann nun eine E-Mail an alle bzw. ausgewählte Teilnehmer des Termins gleichzeitig verfasst werden.

In der Maske können im oberen Bereich die Empfänger selektiert, anschließend Betreff und Text der E-Mail eingegeben und Anhänge hinzugefügt werden. Über den Button „Vorschau“ kann vor dem Senden eine Vorschau angezeigt werden, bei der die Platzhalter mit den Daten des ersten gewählten Empfängers ersetzt werden.

Rechnungen per E-Mail-Anhang (PDF) versenden

Dazu gibt es im Aktionsmenü in der Rechnungsliste den Eintrag „Per E-Mail versenden“ bzw. den Button „E-Mail“ im Bereich „Aktionen“ in der Detailansicht einer Rechnung. 

Wichtig: Damit der Versand möglich ist, muss die Rechnung im Status „Gebucht“ oder „Storniert“ und für den Rechnungsempfänger eine E-Mail-Adresse eingetragen sein.

Hinweis: Der Versand von Rechnungen per E-Mail an mehrere Empfänger gleichzeitig (Serien-E-Mails) ist derzeit noch nicht möglich. Diese Funktion wird aber in den kommenden Wochen umgesetzt werden.

Update: Inzwischen ist auch der Serienversand von Rechnungen möglich!

Platzhalter in E-Mails

Und welche Platzhalter können in diesen E-Mails genutzt werden? Diese Frage beantwortet nun die Liste der „E-Mail-Platzhalter“. Der Link zu dieser Liste findet sich in jedem Bearbeitungsfenster für z.B. E-Mail-Texte.

Die Liste zeigt auch, in welchem Kontext (Anmeldung, Bestätigung usw.) der jeweilige Platzhalter zur Verfügung steht.

Neuerungen im Bereich Online-Anmeldung bzw. Web-Einstellungen

  1. Der Text „Anmeldung für Übernachtung und Verpflegung“ auf der Anmeldeseite eines Seminars wird nun an die Einstellungen des jeweiligen Seminartermins (mit/ohne Verpflegung bzw. Übernachtung) angepasst.
  2. In den Web-Einstellungen gibt es die neue Option „Namen der Termine verwenden“. Diese ist für Seminare mit mehreren Terminen sinnvoll, bei denen die Termine verschiedene Namen (z.B. „Block 1“, „Block 2“ usw.) haben. Ist diese Option aktiviert, werden auf der Veranstaltungsübersicht die Namen der einzelnen Termine anstatt des Untertitels gezeigt. Außerdem werden die Namen der Termine auf der Detailseite zusätzlich zum Datum angezeigt.
  3. Über die neue Option „Newsletteranmeldung aktiv“ kann gesteuert werden, ob in dem Anmeldeformular die Checkbox zur Newsletteranmeldung angezeigt werden soll oder nicht.

Einer Buchung schnell sonstige Leistungen hinzufügen

Über die neue Funktion „Leistungen hinzufügen“ in einer Buchung können einem (oder mehreren) Gast in einer Buchung vordefinierte Buchungszeilen hinzugefügt werden. Dazu bedient sich SeminarDesk der „Sonstigen Preislisten“, die in der Verwaltung hinterlegt wurden. Auf diese Weise können Gästen einfach und schnell weitere Leistungen hinzugebucht werden, ohne dass manuell Buchungszeilen angelegt werden müssen. 

Es ist geplant, diese Möglichkeit später auch auf dem Anmeldeformular zur Verfügung zu stellen, sodass sich Gäste z.B. selbst Handtücher oder Bettwäsche buchen können.

Kontakt zum SeminarDesk-Team

Direkt über SeminarDesk könnt ihr uns per Live-Chat erreichen oder uns eine E-Mail zukommen lassen. Wenn der Chat verfügbar ist, findet ihr in der rechten unteren Bildschirmecke einen grünen Button.

Falls wir mal nicht online sind, könnt ihr uns natürlich gern eine E-Mail an [email protected] schicken, wir kümmern uns dann schnellstmöglich um euer Anliegen.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.