Rechnungen korrigieren, alternative Darstellung im Raumbelegungskalender und Zimmer zur Einzelnutzung belegen

Gern möchten wir hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates aus dem Dezember 2018 mit euch teilen.

(Tipp-)Fehler in Rechnungen korrigieren

Die Korrektur einer bereits gebuchten Rechnung ist üblicherweise nur möglich, indem zuerst die fehlerhafte Rechnung storniert und eine neue, korrigierte Rechnung erstellt wird.

Gerade bei kleineren Korrekturen wie Tippfehlern in der Rechnungsadresse o.ä. ist dieser Weg natürlich mitunter etwas mühsam.

Deshalb erlaubt SeminarDesk nun auch die nachträgliche Korrektur von Rechnungen, die sich bereits im Status „Gebucht“ befinden. Dazu gibt es nun in der Ansicht einer gebuchten Rechnung im Bereich „Aktionen“ den Button „Ändern“.

In der Änderungs-Maske muss nun zunächst ein Änderungsgrund (z.B. „Tippfehler in Rechnungsanschrift korrigiert“) eingetragen werden.

Anschließend können eine oder mehrere von drei möglichen Änderungsoptionen ausgewählt werden. Mit „Empfängerdaten aktualisieren“ werden die zum aktuellen Zeitpunkt eingetragenen Daten des Empfängers neu in die Rechnung geschrieben. Darüber können bspw. Tippfehler in einer Anschrift behoben werden, wenn zuvor der jeweilige Rechnungsempfänger (Person oder Firma) korrigiert wurde.

Außerdem können auch Einleitungs- und Schlusstext geändert werden, falls sich hier Tippfehler eingeschlichen haben sollten.

Hinweis: Grundsätzlich sind nur Änderungen zulässig, die nicht sinnentstellend auf die Rechnung wirken. Im Zweifel ist der sichere Weg über den Rechnungsstorno zu wählen.

Alternative Darstellung im Raumbelegungskalender

Über den Hauptmenüpunkt „Raumbuchungen > Kalender (horizontal) anzeigen“ kann der Raumbelegungskalender nun auch in einer horizontalen Darstellung – analog zum Zimmerbelegungskalender – aufgerufen werden.

Zimmer zur Einzelnutzung belegen

Wird einem Gast bspw. ein Doppelzimmer zur Einzelnutzung überlassen, so soll verhindert werden, dass das Zimmer aus Versehen mit einem weiteren Gast belegt wird.

Daher gibt es in SeminarDesk nun die Möglichkeit, eine Zimmerbelegung als zur „Einzelnutzung“ bestimmt zu markieren.

Die Option „Einzelnutzung“ kann in der Zimmerbelegungsansicht bei jeder Belegung gewählt werden.

Wird nun ein weiterer Gast zur selben Zeit in dieses Zimmer gelegt, so weist SeminarDesk mit einem „Achtung“-Symbol darauf hin und gibt im Tooltip der Belegung weitere Details zu der Warnung aus.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.