Rechnungen zusammenführen und Versandstatus, Kostenstellen für Equipment/Räume, Details anzeigen im externen Raumkalender

Gern möchten wir hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates aus dem Januar 2019 mit euch teilen.

Mehrere Rechnungen zu einer zusammenführen

Über die neue Funktion „Zusammenführen“ in einer Rechnung kann nun aus mehreren Einzelrechnungen eine Gesamtrechnung erstellt werden.

Ein Anwendungsfall ist beispielsweise die Erstellung eine Gesamtrechnung an einen Seminarveranstalter/-leiter*in, in der mehrere Einzelrechnungen z.B. über Raummiete, übernommene Leistungen für Assistenten*innen und sonstige Ausgaben zusammengefasst werden sollen.

Es öffnet sich ein Dialog, in dem die Rechnungen selektiert werden können, die in die Ausgangsrechnung überführt werden sollen:

Sind die gewünschten Rechnungen markiert, wird die Aktion über „Zusammenführen“ ausgeführt. Die zur Zusammenführung gewählten Rechnungen werden dadurch gelöscht und alle Positionen werden in die Ursprungsrechnung übernommen.

Hinweis: Es können grundsätzlich nur Rechnungen im Status „Bearbeitung“ zusammengefasst werden!

Tipp: Das Zusammenführen kann mehrfach wiederholt werden, wenn z.B. nachträglich noch weitere Rechnungen erstellt wurden, die nun in die Gesamtrechnung eingefügt werden sollen.

Anzeige des Versanddatums einer per E-Mail versendeten Rechnung

Um einen Überblick darüber zu bekommen, welche Rechnungen bereits (wann) per E-Mail verschickt wurden, zeigt SeminarDesk nun das Versanddatum in der Übersichtsliste der Rechnungen an.

Da eine Rechnung u.U. mehrfach per E-Mail geschickt werden kann, gibt es außerdem in der Detail-Ansicht einer Rechnung den neuen Aktions-Button „Versendete E-Mails“, über den dann in die E-Mail-Historie für diese spezielle Rechnung gesprungen werden kann.

Kostenstellen für Equipment und Seminarräume

Für die Seminarabrechnung bzw. Auswertung ist es nun möglich, auch einzelne Equipments und Seminarräume mit einer Kostenstellenbezeichnung zu versehen.

Nach dieser Kostenstelle erfolgt dann z.B. im Bericht „Seminarabrechnung“ dementsprechend die Gruppierung der Umsätze:

Mehr Details im öffentlichen Raumkalender anzeigen lassen

Über den Menüpunkt „Verwaltung > Einstellungen“ lässt sich nun steuern, welche Details in der externen Raumbuchungsübersicht, die auch für anonyme Website-Besucher einsehbar ist, angezeigt werden sollen:

Neben den Namen des Seminartermins und der Empfang-Details lässt sich hier auch steuern, wie viele Tage in die Zukunft (und ggf. Vergangenheit) der Kalender abdecken soll.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.