Zimmerkontingente, Buchen einzelner Termine bei mehrteiligen Seminaren, Standard für Webeinstellungen, Zahlungsverteilung neu berechnen

Heute möchten wir die neuen Funktionen des ersten SeminarDesk-Updates im neuen Jahr vom 3. Februar 2019 mit euch teilen!

Zimmerkontingente anlegen und anzeigen

Eine weitere hilfreiche Funktion zur Kapazitätsplanung mit SeminarDesk hat gerade das Licht der Welt erblickt: Die Zimmerkontingente!

Mit einem Zimmerkontingent lassen sich – kurz zusammengefasst – beliebige Zimmer für ein Seminar (bzw. einen konkreten Termin) vormerken, um bei der Belegungsplanung berücksichtigen zu können, welche Zimmer schon reserviert sind.

Über die Details eines Termins (Aktion „Raummiete, Rechnungen etc.“) lassen sich die Kontingente im Abschnitt „Zimmerkontigente“ verwalten:

Im Zimmerkalender bzw. der Zimmerverteilung werden die Kontingente dann angezeigt – in der Farbe des jeweiligen Seminars:

Gibt es eine Überschneidung mit einem Zimmerkontingent und einer anderen Belegung, so zeigt SeminarDesk dies zwar als Warnung an, verhindert diesen Zustand jedoch ganz bewusst nicht – passend zur allgemeinen Philosophie von SeminarDesk, dass solcherlei „Fehleingaben“ erlaubt, aber dennoch transparent erkennbar sein müssen.

Wir haben schon viele weitere Ideen und Pläne und werden die Zimmerkontingente mit den nächsten Updates nach und nach erweitern und ausbauen! 

Wir freuen uns ganz besonders auf euer Feedback und weitere Anregungen zu dieser neuen Funktion. Was würde euch bei der Planung in eurem Hause vielleicht noch unterstützen und euch das Leben erleichtern?

Buchen einzelner Termine bei mehrteiligen Seminaren

Bislang war es mit SeminarDesk nicht möglich, sich nur zu einem (oder mehreren) Terminen eines mehrteiligen Seminars anzumelden. Da es aber auch Seminarreihen gibt, die zwar zusammenhängend sind, bei denen es aber durchaus möglich ist, nur an ausgewählten Terminen teilzunehmen, haben wir dies nun geändert.

In den Webeinstellungen des Seminars gibt es die neue Option „Mehrfachbuchung erlaubt“. Ist diese bei einem mehrteiligen Seminar aktiviert, so verändert sich die Anzeige der Termine auf der Anmeldeseite: Es können nun beliebige Termine angehakt werden, für die dann die Anmeldung gilt.

Standard für Webeinstellungen hinterlegen

Für jedes Seminar können in SeminarDesk die Einstellungen zur Online-Anmeldung (die sog. Webeinstellungen) vorgenommen werden. Bisher war es nicht möglich – wie beispielsweise bei den E-Mail-Texten – einen globalen Standard für diese Einstellungen zu hinterlegen.

Nun ist dies über die Funktion „Verwaltung > Standard-Webeinstellungen“ möglich. Alle Seminare, bei denen nicht explizit die Webeinstellungen geändert wurden, verwenden den hier hinterlegten Standard.

Verteilung von Zahlungen auf Buchungszeilen neu berechnen

Gelegentlich kann es vorkommen, dass die von SeminarDesk automatisch ermittelte Zuordnung zwischen eingetragenen Zahlungen und Buchungszeilen nicht mehr aktuell ist. Dies kann z.B. dann auftreten, wenn nach dem Eintragen einer Zahlung der tatsächliche Preis einer Buchungszeile geändert wurde. Zum Problem kann dies werden, wenn dadurch die Seminarabrechnung oder z.B. die Erstellung von Quittungen durcheinander gerät: Der Saldo der Buchung ist in diesen Fällen zwar korrekterweise 0, die einzelnen Buchungszeilen können aber einen negativen bzw. positiven Saldo aufweisen.

Um dies zu korrigieren, können nun über die neue Funktion „Verteilung neu berechnen“ im Bereich „Zahlungen“ einer Buchung die bereits eingetragenen Zahlungen neu auf die Buchungszeilen verteilt werden. Damit erspart man sich künftig den Umweg über das Löschen und Neueintragen der Zahlungen!

Hinweis: Wichtig ist, dass diese Funktion nur verfügbar ist, wenn der Saldo der Buchung 0 ist. Es müssen also vorher alle Zahlungen bzw. Rückzahlungen entsprechend eingetragen sein, bevor diese Funktion aufgerufen werden kann.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.