Fragebogen zur Erfassung von Zusatzangaben bei der Online-Anmeldung, E-Mails erneut versenden, Geschlechtsangabe bei Buchungsgästen

Hiermit möchten wir euch über die neuesten Funktionen und Verbesserungen des aktuellen Updates vom 18. Februar 2019 informieren.

Mit Fragebogen beliebige Zusatzangaben bei der Online-Anmeldung erfassen

Die größte Neuerung in diesem Update betrifft die Online-Anmeldung. Bisher konnten über das Anmeldeformular nur standardisierte Angaben abgefragt werden. Für Sonderwünsche oder Zusatzangaben gab es bislang nur das Textfeld „Bemerkungen“

Mit der neuen Fragebogen-Funktion bietet SeminarDesk hier nun eine viel größere Flexibilität.

Über den Menüpunkt Verwaltung > Fragebögen gelangt man in die Übersicht aller im System hinterlegten Fragebogen und Fragen. Ein Fragebogen ist dabei eine Zusammenstellung von Fragen. Fragen können auf mehreren Fragebogen eingesetzt werden.

Fragebogen anlegen
Auswahloption für Frage vom Typ Auswahlfeld anlegen
Frage einem Fragebogen zuweisen
Auswahl-Frage mit Optionen

In der Fragebogen-Verwaltung können neue Fragebogen und Fragen angelegt und Fragen zugewiesen werden. Dabei gibt es verschiedene Arten von Fragen: Ja/Nein-Felder, Auswahlfelder und Textfelder (ein- oder mehrzeilig).

Fragebogen einem Seminar zuweisen und Antworten in Buchungen anzeigen und bearbeiten

Ist ein Fragebogen fertiggestellt, kann dieser einem Seminar zugewiesen werden:

Bei der Zuordnung gibt es dabei mehrere Möglichkeiten:

  • Fragebogen Allgemein: Dieser wird auf dem Anmeldeformular ein Mal angezeigt. Die Antworten gelten also für alle Gäste in dieser Buchung.
  • Fragebogen Erwachsene bzw. Kinder: Dieser wird pro Gast (entsprechend der Auswahl Erwachsener oder Kind) jeweils ein Mal angezeigt. Jeder Gast kann also eigene Antworten eingeben. Dies ist z.B. dann nützlich, wenn es um Verpflegungsinformationen geht, die für jeden Gast separat erfasst werden sollten.

Über das Anmeldeformular kann der Gast dann im Abschnitt „Teilnehmer“ die teilnehmerspezifischen und im Abschnitt „Sonstiges“ die allgemeinen Fragen beantworten:

Die gespeicherten Antworten lassen sich schließlich in der jeweiligen Buchung einsehen und nachträglich auch noch bearbeiten:

Über die Aktion „Bearbeiten“ können übrigens alle Antworten auch manuell in der Buchung eingegeben bzw. nachträglich bearbeitet werden.

Gibt es Fragen oder Anregungen zu dieser Funktion? Kontaktiert uns dazu gern per E-Mail – wir freuen uns über Feedback!

Fehler beim E-Mail-Versand anzeigen und E-Mails erneut versenden

In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass SeminarDesk E-Mails nicht versenden kann, z.B. wenn der E-Mail-Provider zeitweise ausfällt oder sich das Passwort des hinterlegten E-Mail-Kontos geändert hat. In diesen Fällen zeigt SeminarDesk nun im Seitenkopf einen deutlichen Hinweis an:

In der E-Mail-Historie kann dann nachvollzogen werden, welche E-Mail(s) nicht gesendet werden konnte und um welchen Fehler es sich handelte:

E-Mails können außerdem über den Link Senden in der E-Mail-Historie erneut gesendet werden. Dies ist z.B. dann hilfreich, wenn es ein temporäres Problem beim E-Mail-Versand gab.

Geschlechtsangabe bei weiteren Buchungsgästen

Für weitere Gäste einer Buchung, bei denen keine Person sondern nur ein Name hinterlegt wurde, kann nun optional das Geschlecht angegeben werden:

Diese Information wird dann in der Buchung und auch in der Zimmerverteilung angezeigt:

E-Mail-Platzhalter für Buchungsbemerkungen

Last not but least: Über den neuen E-Mail-Platzhalter [Buchungsbemerkungen] lässt sich in der automatischen Anmelde-E-Mail (Eingangsbestätigung) die vom Gast eingegebene Bemerkung ausgeben.

Somit kann der Gast sicherstellen, dass die von ihm eingegebenen Kommentare bei der Anmeldung auch tatsächlich übermittelt wurden.

Wir sind wie immer sehr gespannt auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.