Notizen und Aufgaben, Buchungsübersicht, Termine in der Übersicht ausblenden

Gern möchten wir hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom 14. April 2019 mit euch teilen.

Notizen und Aufgaben zu Buchungen, Personen, Rechnungen oder Seminaren und Terminen hinterlegen

In SeminarDesk können nun zu Buchungen, Personen, Rechnungen, Seminaren und Terminen Notizen und Aufgaben hinterlegt werden. So können beispielsweise zu einer Person wiederkehrend benötigte Informationen wie Verpflegungswünsche oder Zimmerpräferenzen gespeichert werden. Oder es kann bei einer Buchung eine terminierte Aufgabe hinterlegt werden, damit nicht vergessen wird, dass eine Rechnung erstellt und per Post versandt werden soll.

Notizen und Aufgaben - Liste der Notizen
Notizen und Aufgaben - Liste der offenen Aufgaben

Notizen und Aufgaben werden einer der vier Kategorien Allgemein, Kost, Logis oder Seminar zugeordnet. Über diese Zuordnung lassen sich später bspw. in einem Bericht nur die Notizen des Typs Kost zu den Buchungen oder Gäste ausgeben.

Eine Notiz oder Aufgabe anlegen

Aufgaben können optional einem Verantwortlichen zugewiesen und mit einem Stichtag versehen werden. Gibt es für den angemeldeten Benutzer überfällige Aufgaben, so wird ein entsprechender Hinweis in der rechten oberen Bildschirmecke angezeigt. Per Klick auf den Button „Überfällige Aufgaben“ gelangt man zur Liste der offenen/überfälligen Aufgaben.

Sind zu einem Datensatz Notizen vorhanden, so wird dies in der jeweiligen Listenansicht bzw. bei Bearbeitung des Datensatzes in der rechten oberen Bildschirmecke angezeigt.

Buchungsübersicht

Hinter dem Menüpunkt „Buchungen > Buchungsübersicht“ verbirgt sich eine neue Listenansicht der Buchungen. Die Anzeige kann auf Wunsch z.B. nach Anreisezeitraum (Kalenderwoche/-wochenende) gruppiert werden. Über diese Ansicht kann man sich dann beispielsweise schnell darüber informieren, ob in einer bestimmten Woche noch Kapazitäten für die Aufnahme einer weiteren Gruppe vorhanden sind.

Über die Buttons „Nach Anreise“ bzw. „Nach Seminar“ kann die nach Anreisezeitraum bzw. Seminar gruppierte Darstellung gewählt werden. Die Gruppierungen sind auch kombinierbar.

Über die Aktion „Aufheben“ wird die Gruppierung aufgehoben und wieder zur Listenansicht gewechselt.

Hinweis: Die Detailzeile(n) einer Buchung können ganz bequem durch Klick auf eine Buchungszeile ausgeklappt werden.

Termine ausblenden, zusätzlicher Titel-Text für Termine und weitere Detailverbesserungen

Last but not least hier noch ein paar weitere Funktionen und Verbesserungen, die wir auch noch für euch in dieses Update integriert haben:

  1. Einzelne Termine können nun auf der Veranstaltungsübersicht ausgeblendet werden, indem der Webstatus „Nur auf Buchungsseite“ gewählt wird.
  2. Weiterhin kann bei einem Termin optional ein zusätzlicher Titel-Text angegeben werden, der auf dem Anmeldeformular vor dem Datum des jeweiligen Termins angezeigt wird.
  3. Eine Gruppen-Buchung kann nun auch ohne die Wahl einer Logis-Kategorie bei den einzelnen Gäste-Gruppen erstellt werden – die Buchung wird dann also ohne Übernachtung erstellt.
  4. Über die neue Webeinstellung „Teilnehmerart für Kinder“ kann festgelegt werden, ob im Anmeldeformular die Auswahlbox „Teilnehmerart“ für Kinder angezeigt werden soll oder nicht. Falls sie nicht angezeigt wird, werden Kinder automatisch als Teilnehmer eingebucht.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.