Mehrfachbuchungen, Belegungsstatistik, Veranstaltungsorte und weitere Neuerungen

Gern möchten wir hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom 18. Dezember 2019 mit euch teilen.

Mit "Mehrfachbuchungen" Buchungen zu mehrteiligen Seminaren zusammenfassen

Bisher wurde für Anmeldungen zu mehrteiligen Seminaren zu jedem Seminartermin eine separate Buchung angelegt und damit auch mehrere Anmelde- und ggf. Bestätigungs-E-Mails verschickt.

Über die neue Einstellung „Buchungsmodus“ = „Mehrfachbuchung“ in einem Seminar lässt sich dies nun ändern.

Geht über die Buchungswebsite nun eine Buchung für einen Termin dieses Seminars ein, so legt SeminarDesk nur noch eine einzige Buchung an. Eine solche Mehrfachbuchung wird durch ein spezielles Icon hervorgehoben. Es werden außerdem die Termine aufgelistet, die diese Buchung enthält.

Die Liste der Buchungsgäste und Details zeigt nun auch den jeweiligen Seminartermin an, sodass bspw. danach gruppiert werden kann.

Aus der Buchung kann außerdem bequem die Zimmerverteilung für den jeweils gewünschten Termin aufgerufen werden. Dazu gibt es bei der Aktion „Zimmer > Zimmerverteilung“ eine Auswahlliste mit den Terminen.

Von diesen Besonderheiten abgesehen wird eine Mehrfachbuchung wie eine herkömmliche Buchung verwendet. So wird bspw. für die Buchung nur eine einzige Anmelde- oder Bestätigungs-E-Mail verschickt. Der Platzhalter [Details] enthält dabei automatisch die Details für alle in der Buchung enthaltenen Termine.

Weitere Details zu Buchungsgästen und mehrere Gäste einem Zimmer zuweisen

Beim Buchungsgast gibt es nun eine neue Spalte „Info“, in der eine Liste der früher für diesen Gast schon mal gebuchten Sonderwünsche sowie die Information aus dem Feld „Info Text“ des Personenprofils angezeigt wird (sofern vorhanden). 

Weiterhin wird nun beim Bucher ein „i“-Symbol angezeigt, wenn keine postalische Adresse, keine Emailadresse oder kein Geburtsdatum vorhanden ist. Im Tooltip werden diese Angaben dann entsprechend angezeigt.

In Buchungen mit mehreren Gästen ist es nun außerdem möglich, mehrere Gäste auf einmal manuell einem Zimmer zuzuweisen. Dazu können die gewünschte Gäste im Dialog „Zimmerbelegung“ über die Check-Boxen ausgewählt werden.

Erweiterte Belegungsstatistik

Diese kann über den Menüeintrag „Zimmerverwaltung > Belegungsstatistik“ aufgerufen werden. Neu ist, dass die freien, belegten und angefragten Betten anzeigt und dabei auch alle Buchungen, bei denen eine Übernachtung gebucht, aber noch kein Zimmer zugewiesen ist, ebenfalls berücksichtigt werden. 

Weiterhin werden dort nun auch die Zimmerkontingente berücksichtigt, sodass hier eine detaillierte Statistik über die freien Kapazitäten einsehbar ist.

Seminare inkl. Termine und Preislisten kopieren

Bislang konnten nur einzelne Seminartermine kopiert werden. Mit diesem Update ist es nun möglich, ein komplettes Seminar zu kopieren:

Veranstaltungsort bei Seminaren hinterlegen

Mit diesem Update können in SeminarDesk nun auch externe Veranstaltungsorte hinterlegt und einem Seminartermin zugewiesen werden. Dazu können diese über den Menüpunkt „Verwaltung > Veranstaltungsorte“ angelegt und bearbeitet werden.

Neben einem Namen kann hier optional eine Anschrift sowie ein Link hinterlegt werden. Um den Veranstaltungsort zuzuweisen, gibt es im Seminartermin das neue Feld „Veranstaltungsort“:

Für Veranstaltungen, die im Haus stattfinden, kann hier der Eintrag <Im Haus> gewählt werden.

Seminare in Kalenderansicht anzeigen

Wie die Raum- und Zimmerbelegungen können nun auch die Seminartermine in einer übersichtlichen Kalenderansicht angezeigt werden. Dazu gibt es den neuen Menüpunkt „Seminare > Kalender anzeigen“:

Zahlungen importieren

Seit diesem Update bietet SeminarDesk die Möglichkeit, Informationen zu Zahlungen aus einer CSV-Datei zu importieren. Somit können bspw. Daten zu eingegangenen Überweisungen aus einer Bankingsoftware eingelesen und den jeweiligen Buchungen zugewiesen werden.

Dazu wird im nächsten Schritt eine CSV-Datei mit den benötigten Spalten „Zahlungsdatum“, „Absender“, „Verwendungszweck“ und „Betrag hochgeladen. 

SeminarDesk analysiert diese und zeigt anschließend an, wie viele Zahlungsdetails erkannt und wie viele noch zugewiesen werden müssen. Im zweiten Schritt können die eingelesenen Zahlungen dann jeweils einer Buchung zugewiesen oder ignoriert werden.

Hinweis: Aktuell müssen die importieren Zahlungen den Buchungen manuell zugewiesen werden. Es ist geplant, dies um einen automatischen Vorschlag (z.B. anhand der Buchungsnummer im Überweisungsbetreff) zu ergänzen. Hierzu freuen wir uns wie immer auf euer Feedback, wie wir diese Funktion für euch noch weiter verbessern können.

Weitere Verbesserungen

Zu guter Letzt möchten wir hier noch weitere kleinere Anpassungen und Erweiterungen erwähnen:

  • Beim Hinzufügen eines neuen Gastes in eine Buchung werden nun anstatt wie bisher die An-/Abreise-Daten des jeweiligen Seminartermins die des bereits vorhandenen Buchungsgastes verwendet.
  • Rabattcodes können nun auch über die neue Buchungswebsite durch die Bucher eingegeben werden.
  • Wir haben euer Feedback gehört und eine Änderung des letzten Updates noch einmal überarbeitet: In der Detailansicht einer Buchung werden die Aktions-Buttons nun nur dann in die Menüleiste verschoben, wenn der vorhandene Bildschirmplatz nicht für bisherige Darstellung im Buchungskopf ausreicht.
  • Die Zimmerverteilung kann über den Menüpunkt „Zimmerverwaltung – Zimmerverteilung nach Zeitraum“ nun auch nach Zeitraum aufgerufen werden.
  • In der Saldoauswertung (Menüpunkt „Buchungen > Saldoauswertung“) werden nun auch Buchungen (nicht mehr unterteilt nach Gästen) und offene Seminartermin-Umsätze aufgelistet.

Danke für euer Vertrauen und das stetige Feedback.

Wir wünschen euch eine geruhsame Weihnachtsseite!

🙏

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.