Buchungssonderwünsche, Stapelanlage für Buchungen, Pflichtfelder bei der Online-Anmeldung … und viele weitere kleine Verbesserungen

Wir möchten euch hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom 03. Februar 2020 mit euch teilen.

Sonderwünsche für eine Buchung – ohne Gast-Bezug – hinterlegen

In einer Gruppen-Buchung – also in einer Buchung mit mehreren ggf. „anonymen“ Gästen – war es bislang recht mühselig, die Anzahl der verschiedenen Sonderwünsche einzugeben. Denn dazu musste jeweils bei den Gästen die entsprechenden Sonderwünsche hinzugefügt werden – ohne dass die konkrete Person ggf. bekannt ist und demnach eine direkte Zuordnung zur Person wenig sinnvoll ist.

Mit den „Buchungssonderwünschen“ können nun Sonderwünsche für die gesamte Buchung, also unabhängig von einzelnen Gästen, hinterlegt werden.

Die hier hinterlegten Angaben werden dann auch in den relevanten Berichten wie bspw. dem Functionsheet zur Verfügung gestellt.

Hinweis: Da die Zuordnung nicht zu einzelnen Gästen erfolgt, kann SeminarDesk hierbei auch keine Preise berechnen und aufschlagen. Wenn Sonderwünsche gebucht werden sollen, die einen Aufschlag beinhalten, so müssen diese wiederum einem konkreten Buchungsgast zugewiesen werden. Oder es wird manuell eine individuelle Position in die Buchung aufgenommen.

Stapelanlage für Buchungen

Über den neuen Menüpunkt „Buchungen > Stapelanlage“ gibt es nun die Möglichkeit, mehrere individuelle Buchungen zu einem (oder verschiedenen) Seminarterminen „in einem Rutsch“ anzulegen. 

Dies ist z.B. dann hilfreich, wenn man schnell eine Liste von Teilnehmenden einbuchen zu einer Veranstaltung einbuchen möchte, bei der die Anmeldung über einen externen Veranstalter/Partner erfolgt und zu denen bspw. nur die Namen vorliegen.

Dazu wird im oberen Bereich zunächst der gewünschte Seminartermin ausgewählt. Je nach Einstellungen des Termins können dann noch An-/Abreise, Verpflegung und Übernachtung angepasst werden.

Nun können im unteren Bereich die Gäste ausgewählt bzw. neu eingegeben werden. Ist eine Person bereits in SeminarDesk vorhanden, so kann sie über das Feld „Gast“ gesucht und ausgewählt werden. Ist es eine neue Person, so können ihre Angaben über die darunter liegenden Felder eingegeben werden. Wurde die Person gewählt bzw. neu eingegeben, wird der Gast mit „Hinzufügen“ in die Liste der anzulegenden Buchungen übernommen. Über das „X“-Icon können fehlerhaft angelegte Gäste auch wieder entfernt werden.

Schließlich wird durch Klick auf „Buchungen anlegen“ für jeden Gast eine Buchung mit den gewählten Einstellungen angelegt.

Pflichtfelder bei der Online-Anmeldung und weitere Optionen für die Anzeige

Im Zuge der Überarbeitung der Webeinstellungen gibt es – neben einer visuellen Überarbeitung bzw. Re-Organisation der Struktur – einige neue Möglichkeiten für die Steuerung der Funktionalität der Online-Anmeldung. 

Als erstes zu erwähnen wäre die neue Einstellungsmöglichkeit für die Übersichtsseite. Hier gibt es die neue Option, die Termine eines Seminars zwar in der Übersicht anzuzeigen, jedoch keinen Link auf die Detailseite anzubieten. Dies kann in dem Szenario nützlich sein, in dem ich zwar darauf hinweisen möchte, dass es die Veranstaltung gibt, ich aber die Anmeldung nur über den direktem Link erlauben möchte. 

Bei den Einstellungen zur Detailseite gibt es nun die Möglichkeit, die Detailseite zwar anzuzeigen, jedoch die Buchungsmöglichkeit zu deaktivieren. Dies kann bspw. für Veranstaltungen genutzt werden, die ich zwar bewerben (und auf der Detailseite genauer beschreiben) möchte, für die ich aber selbst keine Anmeldungen entgegen nehmen kann/möchte, also z.B. wenn die Anmeldung über einen externen Veranstalter läuft.

Zu guter Letzt gibt es nun die Möglichkeit zu steuern, welche Felder bei der Online-Anmeldung  Pflichtfelder sein und welche optional sein sollen. So lässt sich bspw. ganz im Sinn des Prinzips der „Datensparsamkeit“ festlegen, dass für eine kostenfrei Abendveranstaltung weder Geschlecht noch Geburtsdatum und Adresse der Teilnehmenden erforderlich für die Anmeldung sind.

Überarbeitete Funktion "Leistungen hinzufügen"

Die Funktion „Leistungen hinzufügen“ in einer Buchung wurde grundlegend überarbeitet. Sie unterteilt sich nun in 3 Reiter: „Standard“, „Leistungen“ und „Sonstiges“.

Über den Reiter „Standard“ können nun einfach die Standard-Positionen Seminarteilnahme, Verpflegung oder Übernachtung für die jeweils unten gewählten Buchungsgäste hinzugefügt werden.

Über den Reiter „Leistungen“ bekommt man die bereits gewohnte Ansicht der „Sonstigen Preislisten“, mit deren Hilfe sich schnell standardisierte, in einer Preisliste hinterlegte Positionen in die Buchung aufnehmen lassen.

Unter „Sonstiges“ gibt es schließlich die Möglichkeit, völlig freie Leistungen in die Buchung aufzunehmen, für die es keine Preislisten gibt.

Weitere kleine Verbesserungen und Korrekturen

Zu guter Letzt möchten wir hier kurz einige der unzähligen kleinen Verbesserungen und Fehlerkorrekturen des letzten Updates aufführen:
  1. Die Anzeige bzw. Verteilung der Zahlungen bei negativen Beträgen (also z.B. wenn über einen Sonderwunsch eine Preisreduktion gebucht wurde) wurde verbessert und ist nun nicht mehr so verwirrend.
  2. Über den neuen Menüpunkt „Rechnungen > Zahlungsübersicht“ kann nun eine (sortier- und filterbare) Liste der in SeminarDesk erfassten Zahlungen angezeigt werden.
  3. Im Zimmerkalender wird im Seminartermin-Tooltip unter der Anzahl der Teilnehmer nun auch die Gesamtzahl der eingebuchten Personen für diesen Termin angezeigt.
  4. Die Liste der Raumbuchungen enthält nun in der Spalte „Angelegt von“ den Benutzernamen der Person, welche die Raumbuchung angelegt hat.
  5. In der Bearbeitungsmaske für Personen können die Felder nun besser per TAB-Taste angesprochen werden: Die Reihenfolge ist im ersten Block nun vertikal, nicht mehr horizontal.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.