Flexible Teilnahmen und Aufenthalte, mehr Funktionen für die Buchungsseite, allgemeine Aufgaben, HTML-Bausteine und viele weitere Verbesserungen

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom Februar 2021 vorstellen.

Flexible Teilnahme

Ab sofort kann für jeden Veranstaltungstermin festgelegt werden, ob Gästen eine flexible Teilnahme möglich sein soll.

Beim Aktivieren dieser Funktion kann der Zeitraum der Teilnahme festgelegt werden, d. h. jeweils ein Datum für den spätesten Beginn und das früheste Ende. Zudem kann hier auf Wunsch auch eine Mindest- bzw. Maximaldauer (in Tagen) eingetragen werden.

Hier findet sich der dazugehörige Hilfe-Center-Artikel.

Flexible Teilnahme

Flexibler Aufenthalt

Auf ähnliche Weise kann von nun an für Veranstaltungstermine ein flexibler Aufenthalt angeboten werden, sodass es Gästen möglich ist, einen Tag früher anzureisen bzw. später abzureisen. 

Durch Aktivieren der Checkbox „Flexibler Aufenthalt“ in den Termineinstellungen können sowohl für die Anreise am Vortag als auch für die Abreise am Folgetag der Veranstaltung mehrere Optionen gewählt werden, wie bspw. „Ohne Verpflegung“, „mit Frühstück“ oder „mit Frühstück und Abendessen“.

Ausführliche Informationen zu dieser neuen Funktion finden sich in diesem Artikel.

Flexibler Aufenthalt

Verpflegungsarten auf der Buchungsseite

Über die Webeinstellungen einer Veranstaltung kann ab sofort festgelegt werden, welche Verpflegungsarten auf der Buchungsseite zur Auswahl angeboten werden sollen.

Mehr Informationen zu den Verpflegungsarten finden sich in diesem Artikel.

Verpflegungsarten auf der Buchungsseite anzeigen

Preisstufen auf der Buchungsseite

Die Preisstufen, die seit dem letzten Update bereits für manuelle Buchungen verfügbar waren, können ab sofort auch von Teilnehmenden auf der Buchungsseite für eine Veranstaltung ausgewählt werden. 

Hierfür müssen die jeweiligen Preisstufen zuerst über die Verwaltungseinstellungen für die Buchungsseite aktiviert bzw. freigegeben werden, danach können sie über die Webeinstellungen pro Veranstaltung ausgewählt werden.  

Die Nutzung der Preisstufen wird in diesem Artikel genauer erklärt. 

Veranstaltungstermine als "Online-Veranstaltung" markieren

Um Online-Veranstaltungen besser darzustellen, kann man Veranstaltungstermine nun als „Online-Veranstaltung“ markieren. Weitere Details dazu finden sich in diesem Artikel.

In den Status-E-Mail-Vorlagen gibt es zudem die Möglichkeit, mit dem Ausdruck {IfEmpty(IstOnlineEvent)} abzufragen, ob es sich um eine Online-Veranstaltung handelt und in Abhängigkeit davon bestimmte Text-Blöcke anzuzeigen oder auszublenden.

Neue Bearbeitungs-Ansicht für Veranstaltungstermine

Mit diesem Update haben wir die Bearbeitungs-Ansicht der Veranstaltungstermine überarbeitet. 

Der Menüpunkt „Termindetails (Raummiete, Rechnungen, etc.)“ wurde komplett entfernt. Alle zusätzlichen Angaben zu einem Termin sind nun über den Menüpunkt „Termin bearbeiten“ erreichbar.

Verschieben von Buchungen, wenn Termin verschoben wird

Gibt es für einen Veranstaltungstermin bereits Buchungen, so kann das Veranstaltungsdatum nun  nicht mehr einfach geändert werden. Hierfür muss nun die Funktion „Termin verschieben“ verwendet werden.

Beim Verschieben eines Termins kann dann gewählt werden, ob Buchungen – neben anderen Daten wie Raum- oder Equipment-Buchungen und Stundenplan-Einträge – auch automatisch mit verschoben werden sollen.

Verbesserung Zahlungsimport: Erkennung der "Buchungsnummer"

Beim Zahlungsimport wurde die automatische Erkennung der Buchungsnummer verbessert, um das Zuordnen der Zahlungen zu den Buchungen zu beschleunigen. 

Zahlungen mit Buchungsnummer importieren

HTML-Bausteine

Unter Verwaltung – Vorlagen – HTML-Bausteine können ab sofort – ähnlich wie dies bereits für E-Mail-Vorlagen möglich ist – ganze HTML-Blöcke als Bausteine hinterlegt werden. 
Diese können dann in den HTML-Editoren der Webeinstellungen für Veranstaltungen genutzt werden, um wiederkehrende Blöcke nicht immer wieder neu eingeben zu müssen.

HTML-Vorlagen

Notizen und Aufgaben ohne Bezug zu einer Buchung etc.

Bis jetzt konnten Aufgaben und Notizen immer nur dann erstellt werden, wenn sie Buchungen, Veranstaltungsterminen oder anderen Objekten zugewiesen wurden.

Mit diesem Update können nun auch allgemeine Notizen und Aufgaben ohne Objektbezug erstellt werden.

Durch Klick auf „Notizen“ oben rechts findet sich nun der Menüpunkt „Allgemeine Aufgabe erstellen“. Hier kann wie gewohnt zwischen Notizen und Aufgaben unterschieden werden und zudem der Bereich ausgewählt werden, wie bspw. „Allgemein“, „Verpflegung“, „Unterkunft“ und „Veranstaltung“.

Allgemeine Notizen und Aufgaben

Benachrichtigung per E-Mail bei zugewiesener Aufgabe

SeminarDesk kann ab sofort immer eine E-Mail versenden, wenn eine neue Aufgabe an eine(n) Nutzer*in zugewiesen wird. Standardmäßig ist diese Funktion für alle Nutzer*innen aktiviert.
Dies kann jederzeit individuell über die persönlichen Einstellungen – erreichbar durch Klick auf den eigenen Benutzernamen und dann „Meine Einstellungen“ – geändert werden:

E-Mail bei neuen Aufgaben

Hinzufügen von weiteren erwachsenen Gästen unterbinden

Über die Webeinstellungen lässt sich nun festlegen, ob während der Online-Buchung weitere erwachsene Personen hinzugefügt werden können sollen oder nicht.

Die neue Einstellung findet sich im Abschnitt „Buchung“ der Webeinstellungen:

Wir hoffen wie immer, dass Euch diese Verbesserungen helfen und freuen uns auf Euer Feedback!

Herzliche Grüße senden
Christoph, Simon und Jan.