Benutzerdefinierte Filter für Listenansichten speichern, optionale Unterkunft und Verpflegung, umfangreichere Selektionsvorlagen und mehr…

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom Mai 2021 vorstellen.

Zimmerbelegung als "vorbereitet" markieren

Für die Zimmerbelegungen gibt es ab sofort den Status „Als vorbereitet markiert“. Dieser Status kann über das Info-Popup der Belegung gesetzt werden:

Zimmerverteilung vorbereitet

Zimmerbelegungen, die als vorbereitet markiert wurden, werden durch ein „Schlüsselzeichen“ gekennzeichnet: 

Zimmerverwaltung Schlüssel Zeichen

Vorlagen für Teilnahmegebühren

Unter Verwaltung – Vorlagen – Teilnahmegebühren können von nun an auch Vorlagen für Teilnahmegebühren-Preislisten definiert werden.

Vorlagen Teilnahmegebühren

Im Abschnitt „Teilnahmegebühren“ der Veranstaltung kann dann eine neue Preisliste aus einer Vorlage erstellt werden. Die Vorlagen sind insbesondere dann hilfreich, wenn sich die Teilnahmegebühren für verschiedene Veranstaltungen wiederholen und damit nicht jedes Mal neu angelegt werden müssen.

Vorlage auswählen

Geplante Aufgaben für Veranstaltungen und Buchungen

Beim Bearbeiten einer Veranstaltung gibt es unter dem Menüpunkt „Funktionen“ ab sofort die Möglichkeit, sogenannte „geplante Aufgaben“ anzulegen.

Funktionen und geplante Aufgaben

Über eine „geplante Aufgabe“ kann zu einem bestimmten Zeitpunkt für einen Veranstaltungstermin festgelegt werden, welche Aktionen mit den Buchungen und/oder Gästen dieser Buchungen durchgeführt werden sollen.

Geplante Aufgabe anlegen

Mit dieser Funktion können bspw. folgende Anwendungsfälle abgebildet werden:

  • 10 Tage vor dem Termin soll für alle bestätigten Buchungen die Rechnung erzeugt, gebucht und per E-Mail versendet werden.
  • 5 Tage vor dem Termin soll allen Gästen mit dem Status „Bestätigt“ ein bestimmtes Label zugewiesen werden.
  • 2 Tage nach dem Termin sollen alle unbestätigten Buchungen storniert werden.

Standard für Länder-Präfix bei Telefonnummern festlegen

Unter Verwaltung – Setup – Allgemeine Einstellungen findet sich unter dem Abschnitt „Währung und Standardformatierung“ nun auch eine Auswahlliste mit Ländernamen. Das dort gewählte Land legt den Standard für das Länder-Präfix bei Telefonnummern in Profilen fest. Die neue Funktion ist insbesondere für unsere internationalen SeminarDesk-Nutzer relevant.

Berichtsvorlagen über "Kategorien" strukturieren

Mit SeminarDesk können eine Vielzahl von verschiedenen Berichten erstellt werden. Hier sind im Prinzip fast keine Grenzen gesetzt.

Um bei einer größeren Anzahl an Berichtsvorlagen besser den Überblick zu behalten, können diese nun anhand von „Kategorien“ strukturiert werden. Bei der Auswahl einer Berichtsvorlage über das Aktionsmenü „Berichte“ werden die Vorlagen dann anhand der Kategorien in Untermenüs angezeigt.

Kategorien für Berichte

Mehr Informationen zum Erstellen von Berichten finden sich in diesem Hilfecenter-Artikel.

Unterkunft und Verpflegung als optional markieren

Beim Bearbeiten eines Veranstaltungstermins ist es ab sofort möglich, Unterkunft und Verpflegung jeweils nicht nur als verpflichtend, sondern auch optional anzubieten.

Ist diese Option ausgewählt, können Teilnehmende auf der Buchungsseite auswählen, ob sie Verpflegung und Übernachtung hinzubuchen möchten oder nicht.

Unterkunft und Verpflegung wählen

Selektionsvorlagen: Buchungen abfragen

Über die „Selektionsvorlagen“ unter dem Menüpunkt CRM besteht ab sofort auch die Möglichkeit, die Buchungen der Profile auszuwerten. Damit können nun bspw. Profile selektiert werden, die Buchungen zu Veranstaltungen mit einem bestimmten Label haben.

Buchungen in Selektionsvorlagen

Buchungen/Gäste mit einer "Kennung" versehen

Ab sofort können Gäste und Buchungen mit einer „Kennung“ – einem beliebigen Text – versehen werden.

Mit diesen „Markern“ können bspw. alle Buchungen einer Gruppe mit einem „Titel“ versehen werden, damit man später danach in der Buchungsübersicht filtern kann.
Diese Kennungen bzw. Marker sind somit in diesen „einmaligen“ Fällen besser geeignet als die „Labels“, die man zunächst in der Verwaltung anlegen müsste und die dann auch für andere Buchungen sichtbar wären.

Benutzerdefinierte Filter für Listenansichten speichern

Listenansichten können in SeminarDesk je nach den jeweiligen Bedürfnissen angepasst werden. Die gewählten Einstellungen wurden bisher auch schon im Benutzer*innen-Profil gespeichert. Nun können zusätzlich auch beliebige gewählte Filterkombinationen abspeichern, um eine Ansicht schnell wiederherstellen zu können, die man häufiger benötigt.

Durch Klick auf „Meine Filter“ kann die aktuelle Ansicht gespeichert und benannt werden. Danach können gespeicherte Ansichten oder Filter ausgewählt oder verwaltet (editiert oder gelöscht) werden.

Filter speichern und verwalten

Wir hoffen wie immer, dass Euch diese Verbesserungen helfen und freuen uns auf Euer Feedback!

Herzliche Grüße senden
Christoph, Simon und Jan.