Benutzergruppen, iCal-Feeds und Attachments, Neue E-Mail-Platzhalter und weitere Verbesserungen…

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom Juli und August 2021 vorstellen.

Benutzergruppen

Das aktuelle Update verbessert den Datenschutz und das Datenmanagement und erlaubt es, nur bestimmten Gruppen von Mitarbeitern*innen Zugriff auf bestimmte Profildaten zu geben.

Hierfür können ab sofort die Benutzergruppen verwendet werden. Unter Verwaltung – Setup – Benutzerverwaltung müssen in einem ersten Schritt zuerst eine oder mehrerer Benutzergruppen neu erstellt werden.

Benutzergruppen hinzufügen und Benutzer zuweisen

Im Anschluss können dann den Benutzergruppen die einzelnen Benutzer*innen zugewiesen werden. 

Sichtbarkeit von Profilen

Um nun bestimmte Profile nur einer bestimmten Benutzergruppe anzuzeigen, kann beim Bearbeiten eines Profils unter Sichtbarkeit die Option Eingeschränkt“ ausgewählt werden. Nun können hier eine oder mehreren Benutzergruppen gewählt werden, die ausschließlichen Zugriff auf dieses Profil erhalten sollen.

Sichtbarkeit Profil Benutzergruppen

Sichtbarkeit von "sensiblen Daten"

Auf die gleiche Art und Weise lassen sich auch besonders sensible Daten für alle Benutzer bis auf eine bestimmte Benutzergruppe ausblenden. Diese sensiblen Daten umfassen die Felder Geburtsdatum, Beruf sowie die Kontodaten.

Sichtbarkeit geschützte Felder Geschäftsführung

Anreisemanagement nach Buchung anzeigen

Unter Buchungen – Anreisemanagement kann die Liste von nun an auch nach Buchung gruppiert dargestellt werden. Somit wird nicht jeder Gast einzeln, sondern nur noch eine Zeile pro Buchung aufgeführt.

Anreisemanagement nach Buchung sortieren

iCal-Attachment und iCal-Feeds

Bei sämtlichen E-Mail-Vorlagen lassen sich ab sofort iCal-Anhänge für Kalendereinträge mit an E-Mails anhängen. Hierfür reicht der Klick der Checkbox „Attach iCalendar (ICS) file.“

iCal Anhänge

iCal-Feeds

Unter Veranstaltungen, Raumbuchungen und der Zimmerverwaltung findet sich jeweils der Menüpunkt iCalendar-Feeds. 

Diese iCal-„Dateien“, die SeminarDesk dynamisch generiert, können über eine bestimmte URL abgerufen werden. Damit können Veranstaltungstermine in einem bestimmten Zeitraum, Zimmerbelegungen oder Veranstaltungsraumbelegungen in einen Kalender (oder eine andere Software, die ICS versteht) eingebunden werden.

iCal Feeds hinzufügen

Im Anschluss kann die iCal-Datei heruntergeladen werden oder die generierte URL kopiert werden, die dann bspw. in eine Kalendersoftware eingebunden werden kann.

Veranstaltungsspezifische E-Mail-Einstellungen auf Standard zurücksetzen

In den E-Mail-Einstellungen einer Veranstaltung lassen sich ab sofort mit einem Klick die Standard-E-Mail-Einstellungen wiederherstellen. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn beim Formatieren Fehler passiert sind oder wichtige Passagen gelöscht bzw. in den Standard-Einstellungen aktualisiert wurden.

E-Mails auf Standard zurücksetzen

Beim Klick auf „Standard zurücksetzen“ muss die Auswahl nochmals bestätigt werden.

Neuer E-Mail-Platzhalter: [GästeNamen]

Mit dem neuen E-Mail-Platzhalter [GästeNamen] lassen sich ab sofort leicht alle Gäste einer Buchung in einer E-Mail auflisten.

Dies ist sowohl für Bestätigungs-E-Mails relevant oder falls weitere Information von bestimmten Gästen benötigt werden und diese in der E-Mail direkt angesprochen oder erwähnt werden sollen.

Neuer E-Mail-Platzhalter: [DetailedDetails]

Mit dem Platzhalter [DetailedDetails] lassen sich nun neben den bisherigen Buchungsdetails nun außerdem noch die Anzahl der Nächte, die Mahlzeiten und die Preisstufe anzeigen. 

DetailedDetails Platzhalter
E-Mail Detailed Details Beispiel

Anzeige der Stadt/Kontaktdaten von Veranstaltungsorten in der Terminübersicht

In der Übersicht aller Termine kann ab sofort auch die Stadt und die Kontaktdaten von Veranstaltungsorten angezeigt werden. Als Standard sind diese Felder immer aktiviert und sichtbar. Unter „Anzeige bearbeiten“ kann die individuelle Ansicht angepasst und nicht benötigte Spalten ausgeblendet werden.

Stadt anzeigen

Wir hoffen wie immer, dass Euch diese Verbesserungen helfen und freuen uns auf Euer Feedback!

Herzliche Grüße senden
Christoph, Simon und Jan.