Notizen und Aufgaben, Buchungsübersicht, Termine in der Übersicht ausblenden

Gern möchten wir hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom 14. April 2019 mit euch teilen.

Notizen und Aufgaben zu Buchungen, Personen, Rechnungen oder Seminaren und Terminen hinterlegen

In SeminarDesk können nun zu Buchungen, Personen, Rechnungen, Seminaren und Terminen Notizen und Aufgaben hinterlegt werden. So können beispielsweise zu einer Person wiederkehrend benötigte Informationen wie Verpflegungswünsche oder Zimmerpräferenzen gespeichert werden. Oder es kann bei einer Buchung eine terminierte Aufgabe hinterlegt werden, damit nicht vergessen wird, dass eine Rechnung erstellt und per Post versandt werden soll.

Notizen und Aufgaben - Liste der Notizen
Notizen und Aufgaben - Liste der offenen Aufgaben

Notizen und Aufgaben werden einer der vier Kategorien Allgemein, Kost, Logis oder Seminar zugeordnet. Über diese Zuordnung lassen sich später bspw. in einem Bericht nur die Notizen des Typs Kost zu den Buchungen oder Gäste ausgeben.

Eine Notiz oder Aufgabe anlegen

Aufgaben können optional einem Verantwortlichen zugewiesen und mit einem Stichtag versehen werden. Gibt es für den angemeldeten Benutzer überfällige Aufgaben, so wird ein entsprechender Hinweis in der rechten oberen Bildschirmecke angezeigt. Per Klick auf den Button „Überfällige Aufgaben“ gelangt man zur Liste der offenen/überfälligen Aufgaben.

Sind zu einem Datensatz Notizen vorhanden, so wird dies in der jeweiligen Listenansicht bzw. bei Bearbeitung des Datensatzes in der rechten oberen Bildschirmecke angezeigt.

Buchungsübersicht

Hinter dem Menüpunkt „Buchungen > Buchungsübersicht“ verbirgt sich eine neue Listenansicht der Buchungen. Die Anzeige kann auf Wunsch z.B. nach Anreisezeitraum (Kalenderwoche/-wochenende) gruppiert werden. Über diese Ansicht kann man sich dann beispielsweise schnell darüber informieren, ob in einer bestimmten Woche noch Kapazitäten für die Aufnahme einer weiteren Gruppe vorhanden sind.

Über die Buttons „Nach Anreise“ bzw. „Nach Seminar“ kann die nach Anreisezeitraum bzw. Seminar gruppierte Darstellung gewählt werden. Die Gruppierungen sind auch kombinierbar.

Über die Aktion „Aufheben“ wird die Gruppierung aufgehoben und wieder zur Listenansicht gewechselt.

Hinweis: Die Detailzeile(n) einer Buchung können ganz bequem durch Klick auf eine Buchungszeile ausgeklappt werden.

Termine ausblenden, zusätzlicher Titel-Text für Termine und weitere Detailverbesserungen

Last but not least hier noch ein paar weitere Funktionen und Verbesserungen, die wir auch noch für euch in dieses Update integriert haben:

  1. Einzelne Termine können nun auf der Veranstaltungsübersicht ausgeblendet werden, indem der Webstatus „Nur auf Buchungsseite“ gewählt wird.
  2. Weiterhin kann bei einem Termin optional ein zusätzlicher Titel-Text angegeben werden, der auf dem Anmeldeformular vor dem Datum des jeweiligen Termins angezeigt wird.
  3. Eine Gruppen-Buchung kann nun auch ohne die Wahl einer Logis-Kategorie bei den einzelnen Gäste-Gruppen erstellt werden – die Buchung wird dann also ohne Übernachtung erstellt.
  4. Über die neue Webeinstellung „Teilnehmerart für Kinder“ kann festgelegt werden, ob im Anmeldeformular die Auswahlbox „Teilnehmerart“ für Kinder angezeigt werden soll oder nicht. Falls sie nicht angezeigt wird, werden Kinder automatisch als Teilnehmer eingebucht.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Individuelle Sonderwünsche für Kost und Logis, Übersicht über Zimmer-/Belegungsdetails – und viele weitere Verbesserungen

Hiermit möchten wir euch die neuen Funktionen und Verbesserungen des jüngsten SeminarDesk-Updates vom 27. März 2019 vorstellen!

Individuelle Kost- und Logis-Sonderwünsche anlegen und bei der Online-Anmeldung auswählen

Als wichtigste Neuerung gibt es mit diesem Update die Möglichkeit, die Optionen für die Sonderwünsche anzupassen. Bis dato gab es lediglich die zwei feststehenden Auswahlmöglichkeiten für die Verpflegung „Vegan“ und „Glutenfrei“. 

Ab sofort können unter „Verwaltung > Sonderwünsche“ neue Optionen in den drei Kategorien „Kost“, „Logis“ und „Sonstiges“ angelegt werden:

Für jeden Sonderwunsch kann – neben einer Bezeichnung und einem Kürzel für die Anzeige auf Listen – auf Wunsch auch ein Aufpreis (pro Mahlzeit, Nacht, Tag oder Aufenthalt) hinterlegt werden. Wenn ein Aufpreis eingetragen ist, so wird dieser auf den Preis der jeweiligen Buchungszeile (Kost bzw. Logis) aufgeschlagen. Hinweis: Für Sonderwünsche des Typs „Sonstiges“ erfolgt kein automatischer Preisaufschlag, dieser muss also ggf. manuell durchgeführt werden.

Sonderwünsche können über die Option „Auf Website buchbar“ auch für die Auswahl bei der Online-Anmeldung freigeschaltet werden. Damit die Sonderwünsche auf dem jeweiligen Anmeldeformular angezeigt werden, muss zusätzlich die Option „Sonderwünsche zeigen“ in den Webeinstellungen des Seminars aktiviert sein.

Sonderwünsche, die nicht über die Website buchbar sind, können einem Buchungsgast über die „Bearbeiten“-Funktion manuell hinzugefügt werden. In den Gästedetails sowie der Buchungsübersicht werden die gebuchten Sonderwünsche dargestellt, um diese schnell im Überblick zu haben.

Solltet ihr planen, die neuen Möglichkeiten der Sonderwünsche zu nutzen und habt noch Fragen dazu, vereinbart bitte hier einen persönlichen Besprechungs-Termin. Wir sind euch dann gern bei der Einrichtung der Einstellungen behilflich.

Mit den "Zimmer-/Belegungsdetails" den Überblick über die Auslastung und verfügbare Kapazitäten behalten

In der neuen Ansicht „Zimmerverwaltung > Zimmerdetails“ werden Zimmerbelegungen nach Datum und z. B. Zimmer und/oder Zimmertyp aufgeschlüsselt dargestellt. Auf Wunsch können weitere Details wie z. B. das Geschlecht oder Alterskategorie („E“ = „Erwachsener“, „K“ = „Kind“) der Gäste oder die Anzahl freier Betten („F“) in die Auswertung mit einbezogen werden.

In Kombination mit der allgemeineren Ansicht unter „Zimmerverwaltung > Belegungsstatistik“ lässt sich damit schnell ein Überblick über die Auslastung und die freien Kapazitäten verschaffen.

Solltet ihr Fragen oder Verbesserungsvorschläge zu diesen Auswertungen haben, kontaktiert und dazu bitte sehr gern per E-Mail!

E-Mail-Platzhalter für Zusatzangaben, Aktualisierung von Personen-Daten und weitere Verbesserungen

Folgende kleinere neue Funktionen und Verbesserungen haben wir für euch auch noch in dieses Update integriert:

  1. Über den E-Mail-Platzhalter [Zusatzangaben] können nun in der Anmelde- oder Bestätigungs-E-Mail die bei der Buchung eingegebenen Fragebogen-Antworten ausgegeben werden. Somit kann der Gast sicherstellen, dass die eingegebenen Daten korrekt übermittelt wurden.
    Hinweis: Die bei der Anmeldung gewählten Sonderwünsche werden übrigens automatisch über den Platzhalter [Details] mit ausgegeben.
  2. Bei der Online-Anmeldung werden nun bei bereits bestehenden Personen die eingegebenen Daten wie Anschrift und Geburtsdatum mit den vorhandenen Daten abgeglichen und ggf. in den Personen-Datensatz übernommen. So wird z.B. eine neue Telefonnummer oder eine geänderte Adresse automatisch in die Stammdaten der Person übernommen, wenn der Gast bei der nächsten Anmeldung abweichende Angaben macht.
  3. Die Darstellungsreihenfolge der Gäste im Anreisemanagement berücksichtigt nun auch die Einstellung „Bucher nach Nachname sortieren“, damit durch eine übereinstimmende Sortierung mit der Buchungsliste möglichst effizient gearbeitet werden kann.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Als Bucher bei der Online-Anmeldung nicht für Teilnahme anmelden, Standard für Verpflegungsoptionen hinterlegen und weitere Verbesserungen

Heute möchten wir euch die neuesten Funktionen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom 10. März 2019 vorstellen.

Als Bucher bei der Online-Anmeldung nicht selbst – oder nur als Begleitperson – anmelden

Bisher war es über das Online-Anmeldeformular nicht möglich, den Bucher von der Teilnahme an der Veranstaltung auszunehmen. So war es z.B. nicht möglich, dass ein Elternteil ein Kind zu einer Veranstaltung anmeldet, an der sie oder er aber selbst gar nicht teilnimmt.

Über die neue Funktion „Ich buche auch für mich selbst“ im Formular kann bei der Anmeldung nun ausgewählt werden, ob der Bucher auch selbst an der Veranstaltung teilnimmt – und wenn ja, ob in der Rolle eines Teilnehmers oder als Begleitperson.

Wird der Haken bei „Ich buche auch für mich selbst“ entfernt, so muss zwingend mindestens ein weiterer Gast (Erwachsener oder Kind, je nach Einstellung des jeweiligen Seminars) hinzugefügt werden, bevor die Anmeldung abgeschickt werden kann.

Auch beim manuellen Anlegen von Buchungen ist es nun möglich, den Bucher über die Auswahl der Teilnehmerart „Keine Teilnahme, nur Bucher“ von der Teilnahme auszunehmen. Wird diese Option gewählt, so werden für den Bucher keine Buchungszeilen angelegt. Es ist dann natürlich zwingend erforderlich, mindestens einen weiteren Gast anzugeben.

Standard für Verpflegungsoptionen bei neuen Seminarterminen hinterlegen

Unter „Verwaltung > Einstellungen“ kann nun der Standard für die Verpflegungsoptionen bei neuen Terminen hinterlegt werden. Neben der Angabe, ob die beiden Pausen verwendet werden sollen, werden dazu die Uhrzeiten angegeben, zu denen der Termin am ersten Tag begonnen bzw. am letzten Tag geendet haben muss, damit die jeweilige Mahlzeit aktiviert wird. 

Diese Standard-Einstellungen werden dann beim Anlegen der Verpflegungsoptionen eines neuen Termins berücksichtigt.

Ein Beispiel: Für Termine, die vor 9 Uhr beginnen, soll standardmäßig das Frühstück aktiviert werden. Dazu wird im Abschnitt „Einstellungen erster Tag“ in das Feld „Frühstück“ 09:00:00 eingetragen. Wird nun ein neuer Termin angelegt, der um 8 Uhr beginnt, so wird automatisch das Frühstück an diesem Tag aktiviert. Für einen Termin mit Beginn 9:30 wird das Frühstück hingegen nicht aktiviert.

 Die Optionen können natürlich wie gewohnt für jeden Termin auf Wunsch manuell angepasst werden!

Hinweis: Beim Kopieren eines Seminartermins wird der Standard nicht verwendet, sondern es werden die Verpflegungsoptionen des kopierten Termins übernommen!

Buchungszeilen mit Preis 0 nicht in E-Mails ausgeben

Bislang werden durch den E-Mail-Platzhalter [Details] alle in der Buchung vorhandenen Buchungszeilen ausgegeben, auch wenn der Preis 0 € beträgt. 

Für einen Gast, der z.B. nur Unterkunft und Verpflegung buchen möchte, kann es aber verwirrend sein, wenn eine Buchungszeile „Seminarteilnahme“ mit 0 € auftaucht, es also keine Teilnahmegebühren gibt.

Über zwei neue allgemeine Optionen unter „Verwaltung > Einstellungen“ lässt sich nun steuern, ob Zeilen mit Preis 0 € ausgegeben werden sollen oder nicht:

In einer Status-E-Mail, die den Platzhalter [Details] verwendet, werden dann entsprechend dieser Einstellungen die Zeilen angezeigt oder (rechts) ausgeblendet:

Mehr Übersicht bei den Gästedetails in Gruppen-Buchungen und Gäste per Klick entfernen

In der Tabelle der „Gäste und Buchungsdetails“ in einer Buchung gibt es nun die Möglichkeit, Gäste schnell nach Geschlecht, Gastart und Alter zu gruppieren:

So kann man sich z.B. in Gruppen-Buchungen schnell einen Überblick darüber verschaffen, wie viele weibliche Teilnehmer es gibt, falls dies z.B. für die Zimmerzuteilung relevant ist oder es häufiger Änderungen an den Gruppenstärken gibt.

Außerdem gibt es die neue Aktion „Löschen“, mit der ein Buchungsgast bequem (nach Angabe eines Löschgrundes) aus der Buchung entfernt werden kann:

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Fragebogen zur Erfassung von Zusatzangaben bei der Online-Anmeldung, E-Mails erneut versenden, Geschlechtsangabe bei Buchungsgästen

Hiermit möchten wir euch über die neuesten Funktionen und Verbesserungen des aktuellen Updates vom 18. Februar 2019 informieren.

Mit Fragebogen beliebige Zusatzangaben bei der Online-Anmeldung erfassen

Die größte Neuerung in diesem Update betrifft die Online-Anmeldung. Bisher konnten über das Anmeldeformular nur standardisierte Angaben abgefragt werden. Für Sonderwünsche oder Zusatzangaben gab es bislang nur das Textfeld „Bemerkungen“

Mit der neuen Fragebogen-Funktion bietet SeminarDesk hier nun eine viel größere Flexibilität.

Über den Menüpunkt Verwaltung > Fragebögen gelangt man in die Übersicht aller im System hinterlegten Fragebogen und Fragen. Ein Fragebogen ist dabei eine Zusammenstellung von Fragen. Fragen können auf mehreren Fragebogen eingesetzt werden.

Fragebogen anlegen
Auswahloption für Frage vom Typ Auswahlfeld anlegen
Frage einem Fragebogen zuweisen
Auswahl-Frage mit Optionen

In der Fragebogen-Verwaltung können neue Fragebogen und Fragen angelegt und Fragen zugewiesen werden. Dabei gibt es verschiedene Arten von Fragen: Ja/Nein-Felder, Auswahlfelder und Textfelder (ein- oder mehrzeilig).

Fragebogen einem Seminar zuweisen und Antworten in Buchungen anzeigen und bearbeiten

Ist ein Fragebogen fertiggestellt, kann dieser einem Seminar zugewiesen werden:

Bei der Zuordnung gibt es dabei mehrere Möglichkeiten:

  • Fragebogen Allgemein: Dieser wird auf dem Anmeldeformular ein Mal angezeigt. Die Antworten gelten also für alle Gäste in dieser Buchung.
  • Fragebogen Erwachsene bzw. Kinder: Dieser wird pro Gast (entsprechend der Auswahl Erwachsener oder Kind) jeweils ein Mal angezeigt. Jeder Gast kann also eigene Antworten eingeben. Dies ist z.B. dann nützlich, wenn es um Verpflegungsinformationen geht, die für jeden Gast separat erfasst werden sollten.

Über das Anmeldeformular kann der Gast dann im Abschnitt „Teilnehmer“ die teilnehmerspezifischen und im Abschnitt „Sonstiges“ die allgemeinen Fragen beantworten:

Die gespeicherten Antworten lassen sich schließlich in der jeweiligen Buchung einsehen und nachträglich auch noch bearbeiten:

Über die Aktion „Bearbeiten“ können übrigens alle Antworten auch manuell in der Buchung eingegeben bzw. nachträglich bearbeitet werden.

Gibt es Fragen oder Anregungen zu dieser Funktion? Kontaktiert uns dazu gern per E-Mail – wir freuen uns über Feedback!

Fehler beim E-Mail-Versand anzeigen und E-Mails erneut versenden

In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass SeminarDesk E-Mails nicht versenden kann, z.B. wenn der E-Mail-Provider zeitweise ausfällt oder sich das Passwort des hinterlegten E-Mail-Kontos geändert hat. In diesen Fällen zeigt SeminarDesk nun im Seitenkopf einen deutlichen Hinweis an:

In der E-Mail-Historie kann dann nachvollzogen werden, welche E-Mail(s) nicht gesendet werden konnte und um welchen Fehler es sich handelte:

E-Mails können außerdem über den Link Senden in der E-Mail-Historie erneut gesendet werden. Dies ist z.B. dann hilfreich, wenn es ein temporäres Problem beim E-Mail-Versand gab.

Geschlechtsangabe bei weiteren Buchungsgästen

Für weitere Gäste einer Buchung, bei denen keine Person sondern nur ein Name hinterlegt wurde, kann nun optional das Geschlecht angegeben werden:

Diese Information wird dann in der Buchung und auch in der Zimmerverteilung angezeigt:

E-Mail-Platzhalter für Buchungsbemerkungen

Last not but least: Über den neuen E-Mail-Platzhalter [Buchungsbemerkungen] lässt sich in der automatischen Anmelde-E-Mail (Eingangsbestätigung) die vom Gast eingegebene Bemerkung ausgeben.

Somit kann der Gast sicherstellen, dass die von ihm eingegebenen Kommentare bei der Anmeldung auch tatsächlich übermittelt wurden.

Wir sind wie immer sehr gespannt auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Zimmerkontingente, Buchen einzelner Termine bei mehrteiligen Seminaren, Standard für Webeinstellungen, Zahlungsverteilung neu berechnen

Heute möchten wir die neuen Funktionen des ersten SeminarDesk-Updates im neuen Jahr vom 3. Februar 2019 mit euch teilen!

Zimmerkontingente anlegen und anzeigen

Eine weitere hilfreiche Funktion zur Kapazitätsplanung mit SeminarDesk hat gerade das Licht der Welt erblickt: Die Zimmerkontingente!

Mit einem Zimmerkontingent lassen sich – kurz zusammengefasst – beliebige Zimmer für ein Seminar (bzw. einen konkreten Termin) vormerken, um bei der Belegungsplanung berücksichtigen zu können, welche Zimmer schon reserviert sind.

Über die Details eines Termins (Aktion „Raummiete, Rechnungen etc.“) lassen sich die Kontingente im Abschnitt „Zimmerkontigente“ verwalten:

Im Zimmerkalender bzw. der Zimmerverteilung werden die Kontingente dann angezeigt – in der Farbe des jeweiligen Seminars:

Gibt es eine Überschneidung mit einem Zimmerkontingent und einer anderen Belegung, so zeigt SeminarDesk dies zwar als Warnung an, verhindert diesen Zustand jedoch ganz bewusst nicht – passend zur allgemeinen Philosophie von SeminarDesk, dass solcherlei „Fehleingaben“ erlaubt, aber dennoch transparent erkennbar sein müssen.

Wir haben schon viele weitere Ideen und Pläne und werden die Zimmerkontingente mit den nächsten Updates nach und nach erweitern und ausbauen! 

Wir freuen uns ganz besonders auf euer Feedback und weitere Anregungen zu dieser neuen Funktion. Was würde euch bei der Planung in eurem Hause vielleicht noch unterstützen und euch das Leben erleichtern?

Buchen einzelner Termine bei mehrteiligen Seminaren

Bislang war es mit SeminarDesk nicht möglich, sich nur zu einem (oder mehreren) Terminen eines mehrteiligen Seminars anzumelden. Da es aber auch Seminarreihen gibt, die zwar zusammenhängend sind, bei denen es aber durchaus möglich ist, nur an ausgewählten Terminen teilzunehmen, haben wir dies nun geändert.

In den Webeinstellungen des Seminars gibt es die neue Option „Mehrfachbuchung erlaubt“. Ist diese bei einem mehrteiligen Seminar aktiviert, so verändert sich die Anzeige der Termine auf der Anmeldeseite: Es können nun beliebige Termine angehakt werden, für die dann die Anmeldung gilt.

Standard für Webeinstellungen hinterlegen

Für jedes Seminar können in SeminarDesk die Einstellungen zur Online-Anmeldung (die sog. Webeinstellungen) vorgenommen werden. Bisher war es nicht möglich – wie beispielsweise bei den E-Mail-Texten – einen globalen Standard für diese Einstellungen zu hinterlegen.

Nun ist dies über die Funktion „Verwaltung > Standard-Webeinstellungen“ möglich. Alle Seminare, bei denen nicht explizit die Webeinstellungen geändert wurden, verwenden den hier hinterlegten Standard.

Verteilung von Zahlungen auf Buchungszeilen neu berechnen

Gelegentlich kann es vorkommen, dass die von SeminarDesk automatisch ermittelte Zuordnung zwischen eingetragenen Zahlungen und Buchungszeilen nicht mehr aktuell ist. Dies kann z.B. dann auftreten, wenn nach dem Eintragen einer Zahlung der tatsächliche Preis einer Buchungszeile geändert wurde. Zum Problem kann dies werden, wenn dadurch die Seminarabrechnung oder z.B. die Erstellung von Quittungen durcheinander gerät: Der Saldo der Buchung ist in diesen Fällen zwar korrekterweise 0, die einzelnen Buchungszeilen können aber einen negativen bzw. positiven Saldo aufweisen.

Um dies zu korrigieren, können nun über die neue Funktion „Verteilung neu berechnen“ im Bereich „Zahlungen“ einer Buchung die bereits eingetragenen Zahlungen neu auf die Buchungszeilen verteilt werden. Damit erspart man sich künftig den Umweg über das Löschen und Neueintragen der Zahlungen!

Hinweis: Wichtig ist, dass diese Funktion nur verfügbar ist, wenn der Saldo der Buchung 0 ist. Es müssen also vorher alle Zahlungen bzw. Rückzahlungen entsprechend eingetragen sein, bevor diese Funktion aufgerufen werden kann.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Rechnungen zusammenführen und Versandstatus, Kostenstellen für Equipment/Räume, Details anzeigen im externen Raumkalender

Gern möchten wir hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates aus dem Januar 2019 mit euch teilen.

Mehrere Rechnungen zu einer zusammenführen

Über die neue Funktion „Zusammenführen“ in einer Rechnung kann nun aus mehreren Einzelrechnungen eine Gesamtrechnung erstellt werden.

Ein Anwendungsfall ist beispielsweise die Erstellung eine Gesamtrechnung an einen Seminarveranstalter/-leiter*in, in der mehrere Einzelrechnungen z.B. über Raummiete, übernommene Leistungen für Assistenten*innen und sonstige Ausgaben zusammengefasst werden sollen.

Es öffnet sich ein Dialog, in dem die Rechnungen selektiert werden können, die in die Ausgangsrechnung überführt werden sollen:

Sind die gewünschten Rechnungen markiert, wird die Aktion über „Zusammenführen“ ausgeführt. Die zur Zusammenführung gewählten Rechnungen werden dadurch gelöscht und alle Positionen werden in die Ursprungsrechnung übernommen.

Hinweis: Es können grundsätzlich nur Rechnungen im Status „Bearbeitung“ zusammengefasst werden!

Tipp: Das Zusammenführen kann mehrfach wiederholt werden, wenn z.B. nachträglich noch weitere Rechnungen erstellt wurden, die nun in die Gesamtrechnung eingefügt werden sollen.

Anzeige des Versanddatums einer per E-Mail versendeten Rechnung

Um einen Überblick darüber zu bekommen, welche Rechnungen bereits (wann) per E-Mail verschickt wurden, zeigt SeminarDesk nun das Versanddatum in der Übersichtsliste der Rechnungen an.

Da eine Rechnung u.U. mehrfach per E-Mail geschickt werden kann, gibt es außerdem in der Detail-Ansicht einer Rechnung den neuen Aktions-Button „Versendete E-Mails“, über den dann in die E-Mail-Historie für diese spezielle Rechnung gesprungen werden kann.

Kostenstellen für Equipment und Seminarräume

Für die Seminarabrechnung bzw. Auswertung ist es nun möglich, auch einzelne Equipments und Seminarräume mit einer Kostenstellenbezeichnung zu versehen.

Nach dieser Kostenstelle erfolgt dann z.B. im Bericht „Seminarabrechnung“ dementsprechend die Gruppierung der Umsätze:

Mehr Details im öffentlichen Raumkalender anzeigen lassen

Über den Menüpunkt „Verwaltung > Einstellungen“ lässt sich nun steuern, welche Details in der externen Raumbuchungsübersicht, die auch für anonyme Website-Besucher einsehbar ist, angezeigt werden sollen:

Neben den Namen des Seminartermins und der Empfang-Details lässt sich hier auch steuern, wie viele Tage in die Zukunft (und ggf. Vergangenheit) der Kalender abdecken soll.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Rechnungen korrigieren, alternative Darstellung im Raumbelegungskalender und Zimmer zur Einzelnutzung belegen

Gern möchten wir hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates aus dem Dezember 2018 mit euch teilen.

(Tipp-)Fehler in Rechnungen korrigieren

Die Korrektur einer bereits gebuchten Rechnung ist üblicherweise nur möglich, indem zuerst die fehlerhafte Rechnung storniert und eine neue, korrigierte Rechnung erstellt wird.

Gerade bei kleineren Korrekturen wie Tippfehlern in der Rechnungsadresse o.ä. ist dieser Weg natürlich mitunter etwas mühsam.

Deshalb erlaubt SeminarDesk nun auch die nachträgliche Korrektur von Rechnungen, die sich bereits im Status „Gebucht“ befinden. Dazu gibt es nun in der Ansicht einer gebuchten Rechnung im Bereich „Aktionen“ den Button „Ändern“.

In der Änderungs-Maske muss nun zunächst ein Änderungsgrund (z.B. „Tippfehler in Rechnungsanschrift korrigiert“) eingetragen werden.

Anschließend können eine oder mehrere von drei möglichen Änderungsoptionen ausgewählt werden. Mit „Empfängerdaten aktualisieren“ werden die zum aktuellen Zeitpunkt eingetragenen Daten des Empfängers neu in die Rechnung geschrieben. Darüber können bspw. Tippfehler in einer Anschrift behoben werden, wenn zuvor der jeweilige Rechnungsempfänger (Person oder Firma) korrigiert wurde.

Außerdem können auch Einleitungs- und Schlusstext geändert werden, falls sich hier Tippfehler eingeschlichen haben sollten.

Hinweis: Grundsätzlich sind nur Änderungen zulässig, die nicht sinnentstellend auf die Rechnung wirken. Im Zweifel ist der sichere Weg über den Rechnungsstorno zu wählen.

Alternative Darstellung im Raumbelegungskalender

Über den Hauptmenüpunkt „Raumbuchungen > Kalender (horizontal) anzeigen“ kann der Raumbelegungskalender nun auch in einer horizontalen Darstellung – analog zum Zimmerbelegungskalender – aufgerufen werden.

Zimmer zur Einzelnutzung belegen

Wird einem Gast bspw. ein Doppelzimmer zur Einzelnutzung überlassen, so soll verhindert werden, dass das Zimmer aus Versehen mit einem weiteren Gast belegt wird.

Daher gibt es in SeminarDesk nun die Möglichkeit, eine Zimmerbelegung als zur „Einzelnutzung“ bestimmt zu markieren.

Die Option „Einzelnutzung“ kann in der Zimmerbelegungsansicht bei jeder Belegung gewählt werden.

Wird nun ein weiterer Gast zur selben Zeit in dieses Zimmer gelegt, so weist SeminarDesk mit einem „Achtung“-Symbol darauf hin und gibt im Tooltip der Belegung weitere Details zu der Warnung aus.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Rechnungsversand per Stapelverarbeitung, No-Show-Gebühren einfacher eintragen und viele weitere Verbesserungen

Gern möchten wir hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom 26. November 2018 mit euch teilen.

Mehrere Rechnungen auf einmal per E-Mail versenden

Dazu wird die „Stapelbearbeitung“ von einer Rechnungsliste aus (z.B. der Liste aller Rechnungen oder für einen bestimmten Seminartermin) aufgerufen.

In der Stapelverarbeitung können dann die gewünschten Rechnungen über die Auswahlboxen markiert und anschließend über „Per E-Mail senden“ der Versand gestartet werden.

Über den Button „Gebucht mit E-Mail“ können mit einem Klick alle Rechnungen gewählt werden, bei denen für den Empfänger eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

Hinweis: Es können nur Rechnungen im Status „Gebucht“ oder „Storniert“ per E-Mail verschickt werden!

Verbesserte Darstellung in der Zimmerbelegung

Weicht der zugewiesene Zimmertyp vom gebuchten ab, so zeigt SeminarDesk dies über ein Doppelpfeil-Symbol im Zimmerbelegungsbalken an. Fährt man mit der Maus über die Belegung, öffnet sich ein Tooltip, der dann auch noch einmal Details zu der Abweichung anzeigt.

Außerdem gibt es hier nun die Möglichkeit, die Belegung wieder zu entfernen oder direkt zu der jeweiligen Buchung zu springen.

„Geblockte“ Zimmerbelegungen werden nun mit orangefarbenen Streifen markiert, sodass diese auf einen Blick von normalen Belegungen zu unterscheiden sind. Belegungen im Status „Angefragt“ werden ebenfalls farbig (grau/grün gestreift) hervorgehoben dargestellt.

Zu guter Letzt wird die Überbelegung eines Zimmers nun über ein neues Symbol (2 Personen) visualisiert.

No-Show-Gebühren einfach eintragen

Möchte man eine Buchung in den Status „NoShow“ überführen, so kann man nun direkt die „No-Show-Gebühren“ eintragen. Dazu öffnet sich nach dem Klick auf „NoShow“ ein Dialog – analog zur Stornierung einer Buchung – in dem die Positionen gewählt werden können, für die der Status gesetzt werden soll. Außerdem kann für jede Position die ggf. zu berechnende Gebühr eingetragen werden:

Für jede Zeile, für die eine Gebühr angegeben wird, wird der Preis der jeweiligen Buchungszeile entsprechend angepasst. So kann anschließend eine Rechnung über die „No-Show-Gebühr“ erstellt werden.

Übrigens: Wird keine der Positionen angekreuzt, so werden alle auf den Status „NoShow“ gesetzt. Dies ist nun auch bei der Stornierung einer Buchung der Fall.

Gäste und Buchungsdetails

In der Tabelle der „Gäste und Buchungsdetails“ in einer Buchung werden nun noch ausstehende Zimmerzuweisungen oder Abweichungen des gebuchten vom tatsächlichen Zimmertypen farblich hervorgehoben:

Außerdem gibt es am Ende der Tabelle nun eine Summenzeile, in der man auf einen Blick z.B. sehen kann, wie viele Gäste in der Buchung sind oder welche Gesamtbeträge sich für die einzelnen Positionen ergeben.

Umsatzverteilung bei Stornogebühren

Bei der Umsatzverteilung für die Seminarabrechnung ist SeminarDesk nun noch flexibler geworden. So können in der “Umsatzverteilung Standard” nun Einträge mit der Option “Für Storno verwenden” erstellt werden:

Wenn im System ein solcher Eintrag für einen bestimmten Buchungszeilentyp hinterlegt ist, ordnet SeminarDesk bei der Stornierung dieser Zeile den jeweiligen Umsatz nicht dem Typen „Stornogebühr“, sondern abweichend diesem Typen zu. Im obigen Beispiel werden also stornierte Seminargebühren zu 100 % der dem Typ „Seminarteilnahme“ mit der fiktiven Kostenstelle KST 31/4400 und der Bezeichnung „Stornogebühr“ zugeordnet.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Serien- & Status-E-Mails erstellen, sonstige Leistungen hinzufügen und erweiterte Optionen für die Online-Anmeldung

Gern möchten wir hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom 13. November 2018 mit euch teilen.

Status-E-Mails erneut versenden

Über die Funktion „Status-E-Mail erstellen“ können nun Anmelde-, Bestätigungs- oder Stornierungs-E-Mail erneut versendet werden – ohne dass dazu zunächst der Buchungsstatus geändert werden muss. Die Funktion steht zum einen in der Buchungsliste im Aktionsmenü der jeweiligen Buchung, zum anderen auch direkt in einer Buchung selbst (im Abschnitt „Aktionen“) zur Verfügung. 

Vor dem Senden der Nachricht lässt sich diese auf Wunsch noch bearbeiten.

Allgemeine und Serien-E-Mails verfassen

Es kann nun auch eine „allgemeine E-Mail“ an einen Bucher verfasst werden. Dazu gibt es den Menüpunkt „Allgemeine E-Mail erstellen“ bzw. den Button „E-Mail erstellen“ in einer Buchung. Für diese allgemeine E-Mail lässt sich in der Verwaltung unter „Standard-E-Mail-Texte“ auch ein Text hinterlegen, z. B. kann hier eine allgemeine Signatur eingefügt werden.

Über die Funktion „Serien-E-Mails erstellen“ bei einem Seminartermin kann nun eine E-Mail an alle bzw. ausgewählte Teilnehmer des Termins gleichzeitig verfasst werden.

In der Maske können im oberen Bereich die Empfänger selektiert, anschließend Betreff und Text der E-Mail eingegeben und Anhänge hinzugefügt werden. Über den Button „Vorschau“ kann vor dem Senden eine Vorschau angezeigt werden, bei der die Platzhalter mit den Daten des ersten gewählten Empfängers ersetzt werden.

Rechnungen per E-Mail-Anhang (PDF) versenden

Dazu gibt es im Aktionsmenü in der Rechnungsliste den Eintrag „Per E-Mail versenden“ bzw. den Button „E-Mail“ im Bereich „Aktionen“ in der Detailansicht einer Rechnung. 

Wichtig: Damit der Versand möglich ist, muss die Rechnung im Status „Gebucht“ oder „Storniert“ und für den Rechnungsempfänger eine E-Mail-Adresse eingetragen sein.

Hinweis: Der Versand von Rechnungen per E-Mail an mehrere Empfänger gleichzeitig (Serien-E-Mails) ist derzeit noch nicht möglich. Diese Funktion wird aber in den kommenden Wochen umgesetzt werden.

Update: Inzwischen ist auch der Serienversand von Rechnungen möglich!

Platzhalter in E-Mails

Und welche Platzhalter können in diesen E-Mails genutzt werden? Diese Frage beantwortet nun die Liste der „E-Mail-Platzhalter“. Der Link zu dieser Liste findet sich in jedem Bearbeitungsfenster für z.B. E-Mail-Texte.

Die Liste zeigt auch, in welchem Kontext (Anmeldung, Bestätigung usw.) der jeweilige Platzhalter zur Verfügung steht.

Neuerungen im Bereich Online-Anmeldung bzw. Web-Einstellungen

  1. Der Text „Anmeldung für Übernachtung und Verpflegung“ auf der Anmeldeseite eines Seminars wird nun an die Einstellungen des jeweiligen Seminartermins (mit/ohne Verpflegung bzw. Übernachtung) angepasst.
  2. In den Web-Einstellungen gibt es die neue Option „Namen der Termine verwenden“. Diese ist für Seminare mit mehreren Terminen sinnvoll, bei denen die Termine verschiedene Namen (z.B. „Block 1“, „Block 2“ usw.) haben. Ist diese Option aktiviert, werden auf der Veranstaltungsübersicht die Namen der einzelnen Termine anstatt des Untertitels gezeigt. Außerdem werden die Namen der Termine auf der Detailseite zusätzlich zum Datum angezeigt.
  3. Über die neue Option „Newsletteranmeldung aktiv“ kann gesteuert werden, ob in dem Anmeldeformular die Checkbox zur Newsletteranmeldung angezeigt werden soll oder nicht.

Einer Buchung schnell sonstige Leistungen hinzufügen

Über die neue Funktion „Leistungen hinzufügen“ in einer Buchung können einem (oder mehreren) Gast in einer Buchung vordefinierte Buchungszeilen hinzugefügt werden. Dazu bedient sich SeminarDesk der „Sonstigen Preislisten“, die in der Verwaltung hinterlegt wurden. Auf diese Weise können Gästen einfach und schnell weitere Leistungen hinzugebucht werden, ohne dass manuell Buchungszeilen angelegt werden müssen. 

Es ist geplant, diese Möglichkeit später auch auf dem Anmeldeformular zur Verfügung zu stellen, sodass sich Gäste z.B. selbst Handtücher oder Bettwäsche buchen können.

Kontakt zum SeminarDesk-Team

Direkt über SeminarDesk könnt ihr uns per Live-Chat erreichen oder uns eine E-Mail zukommen lassen. Wenn der Chat verfügbar ist, findet ihr in der rechten unteren Bildschirmecke einen grünen Button.

Falls wir mal nicht online sind, könnt ihr uns natürlich gern eine E-Mail an [email protected] schicken, wir kümmern uns dann schnellstmöglich um euer Anliegen.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.