Flexible Anreden und Titel, optionale Teilnehmerprofile, aktualisiertes Benutzermenü und allgemeine Serien-E-Mails

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom August 2020 vorstellen!

Anreden und Titel

Personenprofilen können ab sofort frei definierbare Anreden (bspw. „Frau“, „Herr“ oder „divers“) und optional Titel (z.B. „Dr.“, „Prof.“ usw.) zugewiesen werden. 

Bereits bestehende Personen können über Profile – Alle Personen anzeigen – Bearbeiten angepasst werden. 

Auch beim Anlegen einer neuen Buchung und im Buchungsformular der Buchungsseite sind diese Dropdown-Felder nun verfügbar:

Unter Verwaltung – Setup – Anreden und Titel besteht die Möglichkeit festzulegen, welche Anreden und Titel zur Verfügung stehen sollen:

Optional Profile bei manuellen Gruppenbuchungen anlegen

Befindet sich ein Gast oder Teilnehmer noch nicht im System, so wird während einer manuellen Buchung immer ein neues Teilnehmerprofil erstellt. Dies erfolgte bis jetzt sowohl für den ersten Teilnehmer als auch für alle folgenden innerhalb einer Gruppenbuchung. Mit der neuen Checkbox „Profil anlegen“ kann nun festgelegt werden, ob ein Teilnehmerprofil für jeden zusätzlichen Gast erstellt werden soll oder nicht. 

Wird kein Profil angelegt, so wieder dieser Gast lediglich mit Name, Geschlecht und Alter in die Buchung aufgenommen.

Anpassung des Benutzer- und Verwaltungs-Menüs

Wir haben im Zuge des aktuellen Updates das Haupt-Menü im oberen rechten Bereich leicht angepasst: Sprachwechsel, Änderung des Passwortes und des Themes sowie die Abmelden-Funktion sind nun durch einen Klick auf den Benutzernamen in einem Untermenü verfügbar. 

Neu ist zudem das „Fragezeichen“-Symbol mit dem direkten Link zu unserem Hilfe-Center. 

Der Link zu den Aufgaben und Notizen links daneben bleibt unverändert.

Da in den letzten Monaten einige neue Funktionen online gingen, haben wir nun auch die Struktur des Verwaltungsmenüs überarbeitet. Alle Einstellungen, die insbesondere am Anfang bzw. vor der Nutzung von SeminarDesk festgelegt werden, sind ab sofort unter dem Menüpunkt Setup zusammengefasst.

Allgemeine Serien-E-Mails

Bis jetzt konnten E-Mails unkompliziert an alle Teilnehmer eines bestimmten Veranstaltungsterminis geschickt werden. Wir haben diese Funktion nun erweitert, damit es möglich wird, Serien-E-Mails an mehrere Personen zu schicken – und zwar unabhängig von Buchungen und Buchungsstatus. Unter dem Menüpunkt Profile – Serien-E-Mail erstellen können bis zu 100 einzelne Personen ausgewählt werden:

Die E-Mail kann dann wie gewohnt mit einem Betreff, Text und E-Mail Platzhaltern ausgestattet werden. Es können auf Wunsch auch Anhänge hinzugefügt werden.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße senden
Christoph, Simon und Jan.

Neue Steuersätze, Gültig ab-Datum für Preislisten, Labels und externe Unterkünfte

Wir möchten hiermit gern die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom Juli 2020 mit euch teilen.

Zeitlich begrenzte Senkung der Steuersätze

Die neuen Steuersätze sind am 1. Juli 2020 in Kraft getreten. Solltest Du Dich dazu entschieden haben, Deine Preise nicht anzupassen, sind von Deiner Seite aus keine Änderungen an den SeminarDesk-Einstellungen notwendig. 

Um leicht neue Preisdetails zu aktualisieren bzw. bestehende Preislisten zu kopieren, lies hierzu diesen Hilfe-Center Artikel.

Neue Funktion: "Gültig ab"-Datum für Preislisten

Um Preislisten flexibler zu gestalten, kann nun zuerst ein „Gültig ab“-Datum definiert werden und daraufhin die Preisdetails innerhalb einer Preisliste sehr leicht kopiert und angepasst werden. 

Labels für das Gruppieren von Veranstaltungen, Terminen, Buchungen und Profilen

Beim Anlegen einer Veranstaltung konnten bisher die Art und das Thema durch ein Textfeld benannt werden. Es gibt nun darüber hinaus die Möglichkeit, einer Veranstaltung ein sogenanntes Label zuzuweisen.

Die Einträge, die hier zur Verfügung stehen, können unter dem Menüpunkt „Verwaltung – Labels“ eingerichtet werden.

Hinweis: In den kommenden Updates ist vorgesehen, Veranstaltungsart und -thema durch diese Labels und deren frei wählbaren Kategorien zu ersetzen. Hier ist kein manuelles Eingreifen Deinerseits notwendig.

Ausblick: Externe Unterkünfte

Unter dem neuen Menüpunkt „Verwaltung – Externe Unterkünfte“ können nun z.B. externe Hotelpartner inklusive Adresse angelegt werden. Diese Funktion befindet sich aktuell noch in der Entwicklung. In Zukunft wird es möglich sein, Veranstaltungen externe Übernachtungsmöglichkeiten zuzuweisen und diese wiederum dann in den Buchungen den Gästen zuzuweisen.

Wir informieren Dich, sobald diese Funktion mit einem der kommenden Updates vollständig zur Verfügung steht!

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Buchungskalender, Verschieben von einzelnen Buchungen und Gästen, Zimmerkalenderanzeige, … und weitere Verbesserungen

Wir möchten hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom Juni 2020 mit euch teilen.

Umbenennung von "Seminar" in "Veranstaltung"

Plattformweit rücken wir mit diesem Update ab von der Bezeichnung Seminare und verwenden von nun an den neutraleren Begriff Veranstaltung. 

Dies hat insbesondere Auswirkungen auf das Hauptmenü und weitere Bezeichnungen innerhalb von SeminarDesk. Die Funktionalität bleibt trotz dieser Umbenennung unverändert.

Neu: Buchungskalender

Buchungen können durch Klick auf das Buchungsmenü ab sofort auch in einer Kalenderansicht dargestellt werden. 

Wie bereits bei allen anderen Kalenderansichten kann auch hier zuerst der Zeitraum und eine Wochen-, Monats- oder chronologoische Darstellung gewählt werden.

Tip: Mit einem Rechtsklick auf einen Eintrag können die Buchungsdetails aufgerufen und auch direkt ein Zimmer zugewiesen werden.

Neue Funktion: Buchung in andere Buchung verschieben bzw. einzelnen Gast in andere Buchung verschieben

Da viele Veranstaltungen in den letzen Monaten verschoben werden mussten, gibt es nun in SeminarDesk die Möglichkeit, Buchungen ganz leicht in eine andere Buchung zu verschieben.

Du erreichst die Funktion unter Buchung bearbeiten – Aktionen – In andere Buchung verschieben.

Es kann nun eine Zielbuchung ausgewählt werden:

Nach einer erfolgreichen Verschiebung sehen wir nun beide Veranstaltungstermine und Gäste in einer Buchung.

Hinweis: Um eine Buchung zu verschieben, darf diese nicht in der Vergangenheit liegen.

Auf die gleiche Weise können nun auch einzelne Gäste einer Buchung in eine andere Buchung verschoben werden.

Neue Funktion: Buchung zu neuem Termin verschieben

Für den Fall, dass einige Teilnehmer nicht an einer bereits gebuchten Veranstaltung teilnehmen können, kann eine Buchung nun leicht zu einem anderen zukünftigen Termin derselben Veranstaltung verschoben werden. Klicke hierzu auf Buchung bearbeiten und auf Aktionen – Zu anderem Termin verschieben.

Wir können nun einen neuen Termin wählen. Bitte beachte: Es können Buchungen nur in Termine derselben Veranstaltung verschoben werden. Die Veranstaltung muss somit bereits über mehrere zukünftige Termine verfügen.

Stundenplan-Vorlagen anlegen und bei Termin Stundenplan hinterlegen

Mit diesem Update können nun auch Stundenplan-Vorlagen erstellt werden. 
Wähle zuerst Verwaltung  – Stundenplan – Vorlagen um einen neuen Stundenplan zu erstellen bzw. hinzuzufügen.

Anschließend können durch Rechstklick auf den Stundenplan neue Einträge für einen oder mehrere Tage erstellt werden. 

Jeder Eintrag kann entweder als Pause, Unterricht oder Prüfung markiert und die entsprechenden Unterrichstseinheiten definiert werden.

Wir können nun einem Termin diese Stundenplanvorlage zuweisen.
Klicke hierfür auf das Aktionen Dropdown eines Termins und wähle Termindetails  (Raummiete, Rechnungen etc.) 

Unter dem Abschnitt Stundenplan können nun die erstellten  Vorlagen ausgewählt und in den Stundenplan des Termins gezogen werden.

Optimierte Zimmerkalenderanzeige

Es gibt ab sofort weitere Grundeinstellungen für den Zimmerkalender. Unter Verwaltung – Einstellungen und dem Bereich Zimmerkalender findest Du nun folgende zusätzliche Optionen:

Durch Entfernen der Checkbox Veranstaltungstermine anzeigen, wird die erste Zeile im Zimmerkalender komplett entfernt.  

Die neue Gruppierung-Funktion erlaubt es uns zusätzlich, den Kalender nach Buchung und nach Buchung und Geschlecht zu gruppieren.  

Schließlich kann nun auch die Dynamische Zimmerhöhe deaktviert werden. Das heisst Zimmer mit mehreren Betten haben keine größere Zeilenhöhe mehr als z.B. Einzelzimmer.

Weitere Funktionen und Verbesserungen

Gesamtpreisanzeige für die Buchungsseite:

Über die Webeinstellungen einer Veranstaltung kann nun die Anzeige des Gesamtpreises deaktiviert bzw. aktiviert werden. Es wird bei Aktivierung anstatt der allgemeinen Preisen pro Nacht abhängig vom ausgewählten Termin der Gesamtpreis pro Person für Übernachtung und Verpflegung angezeigt. 
Hinweis: Diese Option hat keine Auswirkung bei mehrteiligen Seminaren oder wenn die Buchung mehrerer Termine aktiv ist.

Verbesserte Geschwindigkeit von Berichten:

Die Benutzeroberfläche und Anzeige der Berichte und Reports hat sich leicht geändert und wurde optimiert. Zudem konnte die Gechwindigkeit insbesondere bei größeren Datenmengen verbessert werden. 

SeminarDesk wird international:

Aufgrund neuer englisch- und französisch sprechender SeminarDesk Kunden ist die SeminarDesk-Benutzeroberfläche ab sofort auch mehrsprachig nutzbar. Die Sprache kann jederzeit oben rechts über die entsprechende Landesflagge geändert werden.  

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.