E-Mail-Bausteine, Umsätze und Rechnungen für Personen und Firmen, Buchungen terminübergreifend verschieben und weitere Verbesserungen

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom November 2020 vorstellen!

Status-E-Mail "Warteliste"

Unter „Verwaltung – Setup – Standard-E-Mail-Einstellungen“ kann ab sofort eine E-Mail-Vorlage für Buchungen mit dem Status „Warteliste“ definiert werden.

Auch beim Versand dieser Status-E-Mail kann nun auch ein Bericht z.B. in Form eines ausfüllbaren PDFs angehängt  werden. 

warteliste email

E-Mail-Bausteine (Snippets) für E-Mails

E-Mails lassen sich von nun an mit Hilfe von Bausteinen bzw. Snippets schneller erstellen. 

Klicke hierfür auf Verwaltung – E-Mail-Bausteine. 

E-Mail Bausteine

Ein E-Mail-Baustein kann auch als Platzhalter verwendet werden, wenn die Checkbox „Platzhalter“ gewählt wird. 

Abschließend muss die Checkbox „Aktiv“ angehakt werden und ein Klick auf „Aktualisieren“ aktiviert den E-Mail-Baustein.

Um Bausteine bzw. Platzhalter nun E-Mails hinzuzufügen, öffnen wir eine neue Serien-E-Mail und finden nun die Option: Textbaustein einfügen

Textbaustein einfügen

Für die automatisierten E-Mail-Vorlagen werden anstatt der Textbausteine die „Placeholder“ verwendet:

Placeholder einfuegen

Reihenfolge der benutzerdefinierten Menüs und Seiten

Das letzte Produkt-Update informierte bereits über die verbesserte Buchungsseite mit der Option, zusätzliche Unterseiten und Menüs zu erstellen.

Die Nutzbarkeit wurde nun weiter verfeinert, denn es ist nun auch möglich, die Menüs leicht zu ordnen und die Reihenfolge zu verändern.

Die Funktion findet sich unter Verwaltung – Setup – Einstellungen Buchungsseite unter dem Abschnitt Benutzerdefinierte Menüs und Seiten

benutzerdefinierte Menüs und Seiten

Durch Klick auf Bearbeiten kann hier nun die Reihenfolge der Seiten definiert wird.

Reihenfolge Menüs

Klicke auf Veranstaltung – Buchungsseite anzeigen, um die Einstellungen zu überprüfen.

Check Buchungsseite

Umsätze bei Profilen (Personen oder Firmen) hinterlegen, um daraus Rechnungen zu erzeugen

Es können ab sofort Umsätze direkt Personen und Firmen zugewiesen werden, entweder manuell oder mit Hilfe von Vorlagen.

In unserem Beispiel haben wir unter Verwaltung – Umsatzvorlagen die Vorlage „VIP Mitgliedschaft“ erstellt:

Umsatzvorlage

Unter Profile – Personen finden wir nun unser VIP-Mitglied und weisen diesen Umsatz unter dem Abschnitt – Weitere Umsätze – nun direkt der Person zu.

Umsätze aus Vorlage

Wir können nun den entsprechenden Umsatz auswählen und eine Rechnung erstellen.

Rechnung erstellen

Liste aller Gäste (im Gegensatz zu Buchungen) für einen Veranstaltungstermin auflisten

Über Veranstaltungen – Termine anzeigen gab es bis dato nur die Möglichkeit, alle Buchungen eines Veranstaltungstermins aufzurufen. Zusätzliche Gäste konnten so nur indirekt innerhalb einer Buchung angezeigt werden.

Im Menü eines Termins gibt es nun die Option Alle Gäste anzeigen. Diese Liste zeigt dann nur diejenigen Personen an, die als Gäste bei diesem Termin eingebucht sind.

Buchungen zu Terminen anderer Veranstaltungen verschieben

Buchungen konnten bisher auch bereits zu einem anderen Termin verschoben werden. Allerdings nur zu einem anderen Termin derselben Veranstaltung. Diese Einschränkung wurde nun aufgehoben, sodass eine Buchung auch zu einem Termin einer anderen Veranstaltung verschoben werden kann.

In der Bearbeitungsmaske einer Buchung findet sich unter Aktionen die Option:  Zu anderem Termin verschieben

Buchung verschieben

Wir können nun den neuen Termin wählen. 

Hinweise: Damit das Verschieben von Buchungen funktioniert, müssen beide Termine weiterhin dieselbe Dauer haben. Außerdem werden (sofern vorhanden) Teilnahmegebühren-Preislisten nicht mit verschoben, d.h. die Buchung verweist weiterhin auf die Preisliste der ursprünglichen Veranstaltung.

Termin wählen

Wir hoffen wie immer, dass Euch diese Verbesserungen helfen und freuen uns auf Euer Feedback!

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Christoph, Simon und Jan.

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Benutzerdefinierte Buchungsseiten, Anfahrtsskizze in Bestätigungs-E-Mails, Flexible Verpflegungsarten und vieles mehr…

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom Oktober 2020 vorstellen!

0:31 Header-Text und -Bild für die Buchungsseite
01:32 Benutzerdefinierte Menüs und Seiten auf der Buchungen
02:26 Termin ab/bis Datum auf Buchungsseite veröffentlichen
03:38 Löschen von Terminen
04:00 Externe Unterkünfte
05:18 Felxible Verpflegungsarten
07:13 Anfahrtskizze als Anhang in Bestätigungs-E-Mail
07:50 Zahlungsmethode bei Buchungen setzen
08:43 An E-Mails automatisch Bericht anhängen

Header-Text und -Bild für die Buchungsseite

Die Online-Buchungsseite kann ab sofort individueller angepasst werden:

Unter Verwaltung – Setup –  Standard-Webeinstellungen kann ein Header-Bild hochgeladen und durch Klick auf Inhalt bearbeiten ein Einleitungstext hinzugefügt werden.

Standard Webeinstellungen

Das Header-Bild kann beispielsweise genutzt werden, um ein Foto Eures Betriebes darzustellen, auf eine bestimmte Veranstaltung hinzuweisen oder um allgemein das Branding Eures Unternehmens auf der Übersichtsseite zu verbessern.

Benutzerdefinierte Menüs und Seiten für die Buchungsseite

Mit diesem Update können nun auch frei gestaltbare Seiten oder Unterseiten auf der Buchungsseite angezeigt werden. Hierfür können unter Verwaltung – Setup – Zusätzliche Buchungsseiten benutzerdefinierte Menüs und Inhaltsseiten erstellt werden:

Menusetup

Die Buchungsseite wird so zu einer Mini-Webseite mit anpassbaren Dropdown-Menüs für zusätzliche Unterseiten wie z.B. Anreiseinformationen oder Kontaktseiten.

Menus buchungsseite

Termin ab/bis Datum auf Buchungsseite veröffentlichen

Beim Bearbeiten eines Veranstaltungstermins kann nun sehr leicht festgelegt werden, von wann und bis wann der Termin auf der Buchungsseite veröffentlicht werden soll:

Zudem kann ab sofort ein Anmeldestartdatum eingetragen werden.

Anmeldestart

Der Termin ist dann zwar weiterhin auf der Buchungsseite sichtbar, aber eine Anmeldung ist noch nicht möglich. Stattdessen erscheint der Hinweis: „Anmeldung  ab“ mit dem entsprechenden Datum. Dies kann z.B. nützlich sein, um einen Veranstaltungstermin zu vermarkten und auf der Buchungsseite anzuzeigen, auch wenn die Anmeldung noch nicht offen ist. 

Auf diesselbe Weise kann ein Anmeldeschlussdatum gewählt werden.

In diesem Fall erscheint bereits auf der Übersichtsseite ein gelber „Anmeldung bis“ Hinweis.

Anmeldeschluss
Anmeldung bis

Löschen von Terminen

Hier handelt es sich um eine kleine, aber nützliche Verbesserung: Termine können ab sofort einfach gelöscht werden, sofern keine Buchungen existieren. 

Unter Veranstaltung bearbeiten im Abschnitt Termine findet sich nun die Funktion „Löschen“.

Terminlöschung

Externe Unterkünfte: Zuweisung in Terminen und Buchungen

Ab sofort ist es mit SeminarDesk möglich, externe Unterkünfte anzulegen, diese einem Veranstaltungstermin zuzuweisen und so „externe Zimmer“ hinzuzufügen. Diese Funktion hilft z.B. bei der Planung mit externen Hotelzimmerkontingenten.

Unter Verwaltung – Externe Unterkünfte müssen zunächst die zur Verfügung stehenden Unterkünfte angelegt werden. 

externe Unterkünfte

Unter Termindetails und dem Abschnitt „Externe Unterkünfte“ haben wir nun die Möglichkeit, Zimmerkontingente anzulegen und die entsprechende Unterkunft – in unserem Fall ist dies das „Stadthotel“ – auszuwählen:

Externe Unterkunfte kontingente erstellen
externe Unterkünfte bearbeiten
angelegte unterkünfte

Nachdem die Kontingente angelegt wurden, können diese beim Bearbeiten einer Buchung über Zimmer  – externes Zimmer zuweisen verteilt werden.

externes zimmer zuweisen

Flexible Verpflegungsarten

Dieses Oktober-Update macht es nun zudem möglich, flexible Verpflegungsarten festzulegen, um entweder leichter Buchungsdetails eines Teilnehmers zu ändern, oder um die Verpflegungsauswahl Teilnehmern online auf der Buchungsseite zur Verfügung zu stellen. Hinweis: Die Möglichkeit, die Verpflegungsarten auf der Buchungsseite anzubieten, wird mit einem der nächsten Updates gegeben sein.

Unter Verwaltung – Setup – Verpflegungsarten können die verschiedenen Optionen in einem ersten Schritt hinzugefügt werden:

In unserem Fall wollen wir die Optionen „Vollpension“ und „Ohne Frühstück“ anbieten.

Wenn wir nun eine neue Buchung anlegen, so können wir direkt die entsprechende Vorlage mit Hilfe des Dropdowns Verpflegungsart  auswählen:

Verpflegungsarten auswählen
Details zur Verpflegung

Unter den Verpflegungsdetails werden daraufhin für jeden Tag diese Verpflegungseinstellungen übernommen.

Hinweis: Mit dieser Funktion lassen sich einzelne Mahlzeiten aus dem Mahlzeitenplan des Termins entfernen.

Anfahrtskizze als Anhang in Bestätigungs-E-Mail

Es können nun Anfahrtsskizzen in Form eines PDF-Dokuments oder einer Bilddatei für externe Veranstaltungsorte hochgeladen werden.

Diese Anfahrtsskizzen  werden dann automatisch an die Bestätigungs-E-Mail angehängt.

Email

Zahlungsmethode bei Buchungen setzen

Unter Verwaltung – Setup – Zahlungsarten können ab sofort unter dem Abschnitt Zahlungswünsche Felder definiert werden, um Zahlungsmethoden und Zahlungsdaten abzufragen.

Zahlungswünsche

So kann z.B. dann auf der Buchungsseite während der Anmeldung abgefragt werden, ob der Teilnehmer per Lastschrift, bar oder per Überweisung zahlen möchte. 

Bei der Auswahl „Lastschrift“ können dann zusätzlich die Kontodaten abgefragt werden.

Buchungsseite Zahlungen

Durch diese Erhebung lässt sich im Anschluss z.B. ein Bericht als Liste generieren, die ausgibt, welche Teilnehmer bar zahlen, welche das Geld überweisen werden und welchen Teilnehmern eine Lastschrift abgebucht werden muss.

An E-Mails automatisch Bericht anhängen

Berichte können ab sofort automatisch an die Bestätigungs-E-Mails (oder anderen System-E-Mails) angehängt werden. So lassen sich z.B. Teilnahmebestätigungen oder Zertifikate im PDF-Format automatisch mit allen relevanten Teilnehmerdaten füllen and an die Teilnehmer versenden.

Die Funktion „Bericht hinzufügen“ findet sich ab sofort bei allein E-Mail-Vorlagen, z.B. unter Verwaltung – Setup – Standard-E-Mail-Einstellungen. 

Hinweis: Hier stehen nur Berichtsvorlagen zur Verfügung, die für den Objekttypen „Buchung“ freigeschaltet sind.

Kostenvorlagen

In SeminarDesk konnten bereits Kosten in eine Veranstaltung eingebucht werden. Bis jetzt mussten die notwendigen Angaben dafür jedoch immer wieder neu händisch eingegeben werden.

Ab sofort lassen sich unter Verwaltung – Kostenvorlagen Vorlagen für diese Kosten erstellen und dann einfach im Veranstaltungstermin – Termindetails im Abschnitt „Kosten“ als Vorlage ausgewählt werden. Dies spart Zeit und reduziert repetitive Arbeit.

Kostenvorlagen aus Vorlage

Wir hoffen wie immer, dass Euch diese Verbesserungen helfen und freuen uns auf Euer Feedback!

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Christoph, Simon und Jan.

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Statistiken in der Kalenderansicht, E-Mail-Benachrichtigungen bei neuen Buchungen, Flexible Preisstufen, und vieles mehr…

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom 16.09.2020 vorstellen!

Video – Inhaltsverzeichnis
0:35 Reihenfolge der Zimmertypen auf der Buchungsseite
1:21 Statistiken in der Kalenderansicht der Buchungen
1:53 E-Mail Benachrichtigungen bei Buchungseingang
2:35 Extrafelder für Veranstaltungen
3:30 Veranstaltungen Kontaktpersonen zuordnen
5:10 Uhrzeit für An-/Abreise bei manuellen Buchungen wählen
5:39 Sprache, Theme und Tabelleneinstellungen für Benutzer
6:05 Flexible Preistufen
6:55 Zusätzliche Mahlzeiten
8:00 Ergänzender Text für Unterkunftstyp auf Buchungsseite

Reihenfolge der Zimmertypen auf der Buchungsseite

Die Reihenfolge der Zimmertypen kann ab sofort über Verwaltung – Setup – Zimmer- und Zimmertypen angepasst werden.

Zimmertypen und Reihenfolge

Im Anmeldeformular auf der Buchungsseite ändert sich dementsprechend die Anzeige:

Statistiken in der Kalenderansicht der Buchungen

In der Kalenderansicht der Buchungen werden nun für jeden Kalendertag Statistiken angezeigt. Und zwar sowohl die Anzahl der Familien, Erwachsenen und Kinder, als auch die Anzahl der zugewiesenen Zimmer.

Hinweis: Für eine detaillierte Anzeige, kann der Mauszeiger einfach für eine Sekunde auf dem Statistikfeld ausharren und eine Infotafel erscheint.

Statistiken Buchungskalender
Statistiken Kalender Buchungen

E-Mail-Benachrichtigung bei Buchungseingang

Es können nun über die Webeinstellungen einer Veranstaltung ein oder mehrere E-Mail-Empfänger für Benachrichtigungen festgelegt werden. 

Bei jeder Online-Buchung wird eine E-Mail-Benachrichtigung an die dort hinterlegte(n) Adresse(n) verschickt.

Hinweis: Um die Einrichtung zukünftiger Veranstaltungen zu beschleunigen, können unter Verwaltung – Setup – Webeinstellungen die Empfänger-E-Mail-Adressen als Standard für alle Veranstaltungen eingetragen werden.

Extrafelder für Veranstaltungen

Ähnlich wie bereits vorhanden für Personen können ab sofort unter Verwaltung – Setup – Extrafelder auch Extrafelder für Veranstaltungen frei angelegt werden. 

Es stehen auch hier verschiedene Feldtypen zur Auswahl wie z.B. Textfelder, Datumsfelder, Zahlen, Ja-Nein Auswahlfelder und Dropdownfelder. 

Feldtypen

Veranstaltungen Kontaktpersonen zuordnen

Beim Anlegen einer Veranstaltung können von nun an eine oder mehrere Kontaktpersonen eingetragen werden. Zur Auswahl stehen hier SeminarDesk-Benutzer, bei denen in der Benutzerverwaltung der Haken bei „Kontakt“ gesetzt ist.

Diese Funktion kann dazu genutzt werden, um bspw. einen (internen) Ansprechpartner festzulegen, der für inhaltliche Fragen zuständig ist und den Interessierte kontaktieren können.

Kontaktperson

In den Webeinstellungen einer Veranstaltung kann über die Option „Kontaktpersonen anzeigen“ schließlich noch angegeben werden, ob die Kontaktpersonen auf der Buchungsseite – analog zu den Referenten – angezeigt werden sollen.

Uhrzeit für An-/Abreise bei manuellen Buchungen wählen

Beim manuellen Anlegen einer neuen Buchung kann nach der Wahl der Veranstaltung die An- und Abreisezeit des Gastes geändert bzw. überschrieben werden. 

Dies muss nun nicht mehr nachträglich erfolgen, wenn diese Information schon während der Buchung feststeht.

Sprache, Theme und Tabelleneinstellungen für Benutzer

Bei Klick oben rechts auf den eigenen Benutzernamen gibt es den neuen Menüpunkt Meine Einstellungen. Hier können z.B. die Einstellungen für den Zimmer- und Buchungskalender gespeichert werden. 

Meine Einstellungen

Flexible Preisstufen

Unter Verwaltung – Setup – Preisstufen lassen sich nun sehr leicht Preisstufen für verschiedene Teilnehmergruppen anlegen. In unserem Beispiel haben wir die Stufen „Sponsoren“, „Standard“ und „Reduziert“ hinzugefügt:

Preisstufen in Buchungen

Wir können hier auch festlegen, welche Stufe der Standard ist (d.h. vorausgewählt ist) und ob die jeweilige Stufe künftig auf der Buchungsseite verfügbar sein soll.

Die Preisstufen können dann bei der Verwaltung der Preislisten als weiteres Unterscheidungsmerkmal zusätzlich zum Gastalter sowie z.B. Zimmertypen verwendet werden. Dadurch können mit nur einer Preisliste verschiedene Preise für bspw. „Mitglieder“ und „Nicht-Mitglieder“ abgebildet werden.

Hinweis: Die Auswahl einer Preisstufe über die Buchungsseite ist derzeit noch nicht möglich, dies folgt mit einem der nächsten Updates. Bei der manuellen Buchung stehen die Preisstufen bereits zur Auswahl. Und auch beim Bearbeiten eines Buchungsgastes kann die Preisstufe im Nachhinein geändert werden.

Zusätzliche Mahlzeiten

Unter dem neuen Menüpunkt Verwaltung – Setup – Zusätzliche Mahlzeiten gibt es nun die Möglichkeit, Mahlzeiten für Gäste manuell hinzuzufügen, die verpflegt werden sollen, ohne eine Buchung zu haben. Dies können z.B. Tagesgäste oder Freiwillige sein. Dafür können Gruppen definiert werden, in unserem Fall „Tagesgäste“ und „Freiwillige“:

Gruppen für Mahlzeiten

Über den Gruppen kann zudem festgewählt werden, welche der fünf Standard-Mahlzeiten für die zusätzlichen Gäste grundsätzlich hinterlegt werden sollen. 

Mahlzeitenauswahl

Unter „Buchungen > Zusätzliche Mahlzeiten“ hat man nun die Möglichkeit, pro Tag, Mahlzeit und Gruppe die Anzahl der zusätzlichen Mahlzeiten einzutragen. 

Die zusätzlichen Mahlzeiten werden dann bspw. mit in die Küchenliste oder weitere Berichte einbezogen.

Zusätzliche Mahlzeiten

Ergänzender Text für Unterkunftstyp auf Buchungsseite

Unter Verwaltung – Setup – Zimmer und Zimmertypen kann von nun an eine externe Beschreibung für einzelne Zimmertypen hinzugefügt werden.

Diese Beschreibung erscheint auf der Buchungseite unter dem jeweiligen Zimmertyp.

Beschreibung Unterkunft Bucnungsseite

Wir hoffen wie immer, dass diese Verbesserungen euch helfen und freuen uns auf euer Feedback!

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Flexible Anreden und Titel, optionale Teilnehmerprofile, aktualisiertes Benutzermenü und allgemeine Serien-E-Mails

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom August 2020 vorstellen!

Anreden und Titel

Personenprofilen können ab sofort frei definierbare Anreden (bspw. „Frau“, „Herr“ oder „divers“) und optional Titel (z.B. „Dr.“, „Prof.“ usw.) zugewiesen werden. 

Bereits bestehende Personen können über Profile – Alle Personen anzeigen – Bearbeiten angepasst werden. 

Auch beim Anlegen einer neuen Buchung und im Buchungsformular der Buchungsseite sind diese Dropdown-Felder nun verfügbar:

Unter Verwaltung – Setup – Anreden und Titel besteht die Möglichkeit festzulegen, welche Anreden und Titel zur Verfügung stehen sollen:

Optional Profile bei manuellen Gruppenbuchungen anlegen

Befindet sich ein Gast oder Teilnehmer noch nicht im System, so wird während einer manuellen Buchung immer ein neues Teilnehmerprofil erstellt. Dies erfolgte bis jetzt sowohl für den ersten Teilnehmer als auch für alle folgenden innerhalb einer Gruppenbuchung. Mit der neuen Checkbox „Profil anlegen“ kann nun festgelegt werden, ob ein Teilnehmerprofil für jeden zusätzlichen Gast erstellt werden soll oder nicht. 

Wird kein Profil angelegt, so wieder dieser Gast lediglich mit Name, Geschlecht und Alter in die Buchung aufgenommen.

Anpassung des Benutzer- und Verwaltungs-Menüs

Wir haben im Zuge des aktuellen Updates das Haupt-Menü im oberen rechten Bereich leicht angepasst: Sprachwechsel, Änderung des Passwortes und des Themes sowie die Abmelden-Funktion sind nun durch einen Klick auf den Benutzernamen in einem Untermenü verfügbar. 

Neu ist zudem das „Fragezeichen“-Symbol mit dem direkten Link zu unserem Hilfe-Center. 

Der Link zu den Aufgaben und Notizen links daneben bleibt unverändert.

Da in den letzten Monaten einige neue Funktionen online gingen, haben wir nun auch die Struktur des Verwaltungsmenüs überarbeitet. Alle Einstellungen, die insbesondere am Anfang bzw. vor der Nutzung von SeminarDesk festgelegt werden, sind ab sofort unter dem Menüpunkt Setup zusammengefasst.

Allgemeine Serien-E-Mails

Bis jetzt konnten E-Mails unkompliziert an alle Teilnehmer eines bestimmten Veranstaltungsterminis geschickt werden. Wir haben diese Funktion nun erweitert, damit es möglich wird, Serien-E-Mails an mehrere Personen zu schicken – und zwar unabhängig von Buchungen und Buchungsstatus. Unter dem Menüpunkt Profile – Serien-E-Mail erstellen können bis zu 100 einzelne Personen ausgewählt werden:

Die E-Mail kann dann wie gewohnt mit einem Betreff, Text und E-Mail Platzhaltern ausgestattet werden. Es können auf Wunsch auch Anhänge hinzugefügt werden.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

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Christoph, Simon und Jan.

Neue Steuersätze, Gültig ab-Datum für Preislisten, Labels und externe Unterkünfte

Wir möchten hiermit gern die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom Juli 2020 mit euch teilen.

Zeitlich begrenzte Senkung der Steuersätze

Die neuen Steuersätze sind am 1. Juli 2020 in Kraft getreten. Solltest Du Dich dazu entschieden haben, Deine Preise nicht anzupassen, sind von Deiner Seite aus keine Änderungen an den SeminarDesk-Einstellungen notwendig. 

Um leicht neue Preisdetails zu aktualisieren bzw. bestehende Preislisten zu kopieren, lies hierzu diesen Hilfe-Center Artikel.

Neue Funktion: "Gültig ab"-Datum für Preislisten

Um Preislisten flexibler zu gestalten, kann nun zuerst ein „Gültig ab“-Datum definiert werden und daraufhin die Preisdetails innerhalb einer Preisliste sehr leicht kopiert und angepasst werden. 

Labels für das Gruppieren von Veranstaltungen, Terminen, Buchungen und Profilen

Beim Anlegen einer Veranstaltung konnten bisher die Art und das Thema durch ein Textfeld benannt werden. Es gibt nun darüber hinaus die Möglichkeit, einer Veranstaltung ein sogenanntes Label zuzuweisen.

Die Einträge, die hier zur Verfügung stehen, können unter dem Menüpunkt „Verwaltung – Labels“ eingerichtet werden.

Hinweis: In den kommenden Updates ist vorgesehen, Veranstaltungsart und -thema durch diese Labels und deren frei wählbaren Kategorien zu ersetzen. Hier ist kein manuelles Eingreifen Deinerseits notwendig.

Ausblick: Externe Unterkünfte

Unter dem neuen Menüpunkt „Verwaltung – Externe Unterkünfte“ können nun z.B. externe Hotelpartner inklusive Adresse angelegt werden. Diese Funktion befindet sich aktuell noch in der Entwicklung. In Zukunft wird es möglich sein, Veranstaltungen externe Übernachtungsmöglichkeiten zuzuweisen und diese wiederum dann in den Buchungen den Gästen zuzuweisen.

Wir informieren Dich, sobald diese Funktion mit einem der kommenden Updates vollständig zur Verfügung steht!

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Buchungskalender, Verschieben von einzelnen Buchungen und Gästen, Zimmerkalenderanzeige, … und weitere Verbesserungen

Wir möchten hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom Juni 2020 mit euch teilen.

Umbenennung von "Seminar" in "Veranstaltung"

Plattformweit rücken wir mit diesem Update ab von der Bezeichnung Seminare und verwenden von nun an den neutraleren Begriff Veranstaltung. 

Dies hat insbesondere Auswirkungen auf das Hauptmenü und weitere Bezeichnungen innerhalb von SeminarDesk. Die Funktionalität bleibt trotz dieser Umbenennung unverändert.

Neu: Buchungskalender

Buchungen können durch Klick auf das Buchungsmenü ab sofort auch in einer Kalenderansicht dargestellt werden. 

Wie bereits bei allen anderen Kalenderansichten kann auch hier zuerst der Zeitraum und eine Wochen-, Monats- oder chronologoische Darstellung gewählt werden.

Tip: Mit einem Rechtsklick auf einen Eintrag können die Buchungsdetails aufgerufen und auch direkt ein Zimmer zugewiesen werden.

Neue Funktion: Buchung in andere Buchung verschieben bzw. einzelnen Gast in andere Buchung verschieben

Da viele Veranstaltungen in den letzen Monaten verschoben werden mussten, gibt es nun in SeminarDesk die Möglichkeit, Buchungen ganz leicht in eine andere Buchung zu verschieben.

Du erreichst die Funktion unter Buchung bearbeiten – Aktionen – In andere Buchung verschieben.

Es kann nun eine Zielbuchung ausgewählt werden:

Nach einer erfolgreichen Verschiebung sehen wir nun beide Veranstaltungstermine und Gäste in einer Buchung.

Hinweis: Um eine Buchung zu verschieben, darf diese nicht in der Vergangenheit liegen.

Auf die gleiche Weise können nun auch einzelne Gäste einer Buchung in eine andere Buchung verschoben werden.

Neue Funktion: Buchung zu neuem Termin verschieben

Für den Fall, dass einige Teilnehmer nicht an einer bereits gebuchten Veranstaltung teilnehmen können, kann eine Buchung nun leicht zu einem anderen zukünftigen Termin derselben Veranstaltung verschoben werden. Klicke hierzu auf Buchung bearbeiten und auf Aktionen – Zu anderem Termin verschieben.

Wir können nun einen neuen Termin wählen. Bitte beachte: Es können Buchungen nur in Termine derselben Veranstaltung verschoben werden. Die Veranstaltung muss somit bereits über mehrere zukünftige Termine verfügen.

Stundenplan-Vorlagen anlegen und bei Termin Stundenplan hinterlegen

Mit diesem Update können nun auch Stundenplan-Vorlagen erstellt werden. 
Wähle zuerst Verwaltung  – Stundenplan – Vorlagen um einen neuen Stundenplan zu erstellen bzw. hinzuzufügen.

Anschließend können durch Rechstklick auf den Stundenplan neue Einträge für einen oder mehrere Tage erstellt werden. 

Jeder Eintrag kann entweder als Pause, Unterricht oder Prüfung markiert und die entsprechenden Unterrichstseinheiten definiert werden.

Wir können nun einem Termin diese Stundenplanvorlage zuweisen.
Klicke hierfür auf das Aktionen Dropdown eines Termins und wähle Termindetails  (Raummiete, Rechnungen etc.) 

Unter dem Abschnitt Stundenplan können nun die erstellten  Vorlagen ausgewählt und in den Stundenplan des Termins gezogen werden.

Optimierte Zimmerkalenderanzeige

Es gibt ab sofort weitere Grundeinstellungen für den Zimmerkalender. Unter Verwaltung – Einstellungen und dem Bereich Zimmerkalender findest Du nun folgende zusätzliche Optionen:

Durch Entfernen der Checkbox Veranstaltungstermine anzeigen, wird die erste Zeile im Zimmerkalender komplett entfernt.  

Die neue Gruppierung-Funktion erlaubt es uns zusätzlich, den Kalender nach Buchung und nach Buchung und Geschlecht zu gruppieren.  

Schließlich kann nun auch die Dynamische Zimmerhöhe deaktviert werden. Das heisst Zimmer mit mehreren Betten haben keine größere Zeilenhöhe mehr als z.B. Einzelzimmer.

Weitere Funktionen und Verbesserungen

Gesamtpreisanzeige für die Buchungsseite:

Über die Webeinstellungen einer Veranstaltung kann nun die Anzeige des Gesamtpreises deaktiviert bzw. aktiviert werden. Es wird bei Aktivierung anstatt der allgemeinen Preisen pro Nacht abhängig vom ausgewählten Termin der Gesamtpreis pro Person für Übernachtung und Verpflegung angezeigt. 
Hinweis: Diese Option hat keine Auswirkung bei mehrteiligen Seminaren oder wenn die Buchung mehrerer Termine aktiv ist.

Verbesserte Geschwindigkeit von Berichten:

Die Benutzeroberfläche und Anzeige der Berichte und Reports hat sich leicht geändert und wurde optimiert. Zudem konnte die Gechwindigkeit insbesondere bei größeren Datenmengen verbessert werden. 

SeminarDesk wird international:

Aufgrund neuer englisch- und französisch sprechender SeminarDesk Kunden ist die SeminarDesk-Benutzeroberfläche ab sofort auch mehrsprachig nutzbar. Die Sprache kann jederzeit oben rechts über die entsprechende Landesflagge geändert werden.  

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.