Auf dieser Seite finden sich Antworten auf die häufigsten Fragen zu SeminarDesk – von Preismodellen über Funktionsumfang bis hin zu Datenschutz und dem Wechsel von anderer Seminarsoftware. Für tiefergehende Anleitungen steht das Hilfe-Center bereit. Individuelle Fragen beantworten wir gerne per E-Mail oder im Beratungsgespräch.
Überblick und Einstieg
SeminarDesk ist für Organisationen und Unternehmen geeignet, die einige wenige bis mehrere hundert Veranstaltungen pro Jahr durchführen und managen – unabhängig von der Art der Veranstaltung. SeminarDesk ist dabei sehr flexibel und kann verschiedene Angebotsformate abbilden, wie beispielsweise Seminare für Privatpersonen, Workshops in der politischen Bildung oder Weiterbildungsangebote im beruflichen Kontext.
Durch die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen kann die Produktivität bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen gesteigert werden. Eine speziell für diesen Zweck konzipierte, integrierte Software bietet zusätzliche Vorteile.
Statt mehrerer riesiger Excel-Dateien gibt es eine übersichtliche Darstellung. Eine Datenbank für Teilnehmer:innen und Referent:innen mit vergangenen und zukünftigen Buchungen, Kontaktdaten und persönlichen Vorlieben. Die Daten sind geschützt und es gibt dedizierten Support. Es werden maßgeschneiderte Berichte für das Küchenteam, Housekeeping, den Empfang und die Buchhaltung erstellt. Außerdem gibt es eine übersichtliche und für Mobilgeräte optimierte Buchungsseite und verschiedene Möglichkeiten zur Integration in den eigenen Webauftritt.
SeminarDesk bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, flexible Anpassungsmöglichkeiten und einen engagierten Support. Unsere Software wurde speziell für die Anforderungen von Organisationen und Unternehmen entwickelt, die Veranstaltungen effizient organisieren möchten. Zudem bietet SeminarDesk regelmäßige Updates und neue Funktionen, um sicherzustellen, dass Sie stets die bestmögliche Lösung nutzen.
Eine Seminarsoftware wie SeminarDesk automatisiert viele manuelle und zeitintensive Vorgänge, wodurch Fehler minimiert werden.
Haben Sie schon einmal einen Namen falsch abgeschrieben, als Sie eine Anmelde-E-Mail in eine Excel-Tabelle übertragen haben und dem Teilnehmer letztlich ein fehlerhaftes Dokument ausgestellt? Hatten Sie schon einmal Schwierigkeiten nachzuvollziehen, ob Sie einem Teilnehmer bereits eine Buchungsbestätigung zugeschickt haben? Empfang, Housekeeping, Küche, Buchhaltung brauchen jeweils unterschiedliche, aber nicht voneinander abweichende Teilnehmerdaten?
Die integrierte Online-Buchung, zentrale Datenerfassung und nützliche Funktionen wie die Berichterstellung und E-Mail-Protokollierung beseitigen all diese Probleme!
In der Regel ist der Start innerhalb weniger Wochen bis Monate möglich, abhängig von individuellen Faktoren. Der typische Ablauf beginnt mit einem kostenlosen und unverbindlichen Beratungsgespräch, in dem wir gemeinsam herausfinden, ob SeminarDesk die passende Lösung für Sie ist.
Wenn wir zu einem positiven Ergebnis kommen, empfehlen wir in der Regel eine Testphase von bis zu 30 Tagen. Am Ende der Testphase kann ein weiteres Beratungsgespräch hilfreich sein, um aufgekommene Fragen zu besprechen und letztendlich zu einer Entscheidung zu gelangen.
Die während der Testphase eingegebenen Daten wie Veranstaltungen, Termine und Preislisten können auf Wunsch übernommen werden, sodass ein Übergang vom Testbetrieb zum Produktivbetrieb schnell erfolgen kann.
Natürlich gibt es weitere individuelle Faktoren zu beachten. Zum Beispiel die Frage, ob zunächst Daten aus einem Altsystem übernommen werden sollen oder ob Anwender:innen geschult werden müssen, bevor mit der Nutzung im Produktivbetrieb begonnen werden kann.
Unser erfahrenes Team unterstützt Sie gerne bei der Planung für die Einführung von SeminarDesk!
Ja, wir bieten Schulungen für neue Anwender:innen an, um sicherzustellen, dass Sie das volle Potenzial von SeminarDesk ausschöpfen können. Diese Schulungen können individuell angepasst werden und finden in der Regel online statt. Unser erfahrenes Team unterstützt Sie bei der Einrichtung und Nutzung von SeminarDesk!
Unsere umfangreiche Online-Hilfe ist die erste Anlaufstelle. Bei weiteren Fragen können Sie sich jederzeit per E-Mail oder Live-Chat an unser Support-Team wenden.
Preise und Vertrag
Die Nutzung von SeminarDesk erfordert die Zahlung von monatlichen Nutzungsgebühren, die der aktuellen Preistabelle entnommen werden können. Es stehen verschiedene Pakete zur Auswahl, je nach gewünschtem Funktionsumfang: Lite, Basic und Pro. Die Auswahl des richtigen Pakets hängt von drei Faktoren ab:
- Wie viele Personen sollen auf die Verwaltungsoberfläche von SeminarDesk Zugriff haben? Im “Basic”-Paket sind beispielsweise bis zu 5 Zugänge (=User) enthalten. Zusätzliche Zugänge können gegen Aufpreis hinzugebucht werden.
- Wie viele Buchungen sollen jährlich mit SeminarDesk verwaltet werden? Eine Buchung wird definiert als “eine Person nimmt an einer Veranstaltung teil oder hat einen Aufenthalt gebucht”.
- Sind die “erweiterten Funktionen” erforderlich? Dazu gehören beispielsweise der DATEV-Export zur Übertragung an die Buchhaltung, Online-Konten für Teilnehmer und weitere Zusatzfunktionen.
Die monatlichen Nutzungsgebühren beinhalten die Nutzung der Software sowie Unterstützung bei Problemen und Fragen durch unseren Support. Dieser steht Ihnen via Live-Chat oder E-Mail zügig und zuverlässig zur Seite. Regelmäßige Updates mit Verbesserungen und neuen Funktionen sowie automatisierte Backups sind ebenfalls enthalten.
Nicht enthalten sind gegebenenfalls vereinbarte einmalige Zusatzleistungen wie individuelle Anwenderschulungen, Datenimport oder die Erstellung von Dokumentenvorlagen. Solche individuellen Leistungen werden separat projektiert und abgerechnet.
Nein, anders als bei vielen anderen Anbietern, gibt es bei SeminarDesk keine Einrichtungsgebühr.
Auf Wunsch können jedoch individuelle kostenpflichtige Zusatzleistungen wie Schulungen für Anwender:innen, Datenimport oder die Erstellung von Dokumentenvorlagen angeboten werden.
Ja! SeminarDesk kann kostenfrei und unverbindlich für bis zu 30 Tage lang getestet werden. In der Regel entscheiden wir gemeinsam nach unserem Beratungsgespräch, ob eine Testphase sinnvoll ist. Die Testversion von SeminarDesk ist im Funktionsumfang übrigens nicht eingeschränkt.
Die Nutzungsgebühren werden monatlich abgerechnet und der Vertrag kann monatlich gekündigt werden.
Wenn Sie Ihr Abonnement kündigen, endet die monatliche Nutzungsgebühr nach
dem aktuellen Abrechnungszyklus. Auf Wunsch können Datenbankabzüge der in SeminarDesk gespeicherten Daten bereitgestellt werden. SeminarDesk löscht alle gespeicherten personenbezogenen Daten spätestens 30 Tage nach Ende der Nutzungsdauer datenschutzkonform.
Funktionen und Integrationen
SeminarDesk unterstützt die Erstellung von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format, dem deutschen Standard für elektronische Rechnungen. Das Format kombiniert eine normale PDF-Ansicht mit maschinenlesbaren Daten, was die Verarbeitung für Sie und Ihre Geschäftspartner vereinfacht und beschleunigt.
Ja, SeminarDesk bietet Integrationen mit verschiedenen Tools und Plattformen, um den Arbeitsablauf zu optimieren. Dazu gehören beispielsweise Integrationen mit Zahlungsanbietern wie Stripe oder E-Mail-Marketing-Plattformen wie CleverReach.
Gegebenenfalls können Daten über die von SeminarDesk bereitgestellten Schnittstellen (APIs, Webhooks) mit anderen Systemen ausgetauscht werden. Für Details zu individuellen Anforderungen vereinbaren Sie bitte einen kostenlosen und unverbindlichen Termin.
Ja, wir bieten individuelle Anpassungen und Erweiterungen an, um SeminarDesk an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Dazu gehören beispielsweise die Entwicklung von benutzerdefinierten Berichten, die Integration spezifischer Funktionen oder die optische Anpassung der Online-Buchungsseite.
Eine detaillierte Übersicht finden Sie im SeminarDesk-Hilfe-Center. Hier sind die verschiedenen Funktionen von SeminarDesk übersichtlich und nach Themenbereichen beschrieben. Außerdem geben wir hilfreiche Tipps und beantworten häufig gestellte Fragen.
Informationen zu neuen Funktionen und Verbesserungen finden Sie in unserer Blog-Kategorie „Die neuesten Produkt-Updates“.
Ja, das ist möglich. Viele unserer Kunden haben zuvor bereits eine andere Seminarsoftware genutzt.
Allerdings stellt der Wechsel von einer Software zur anderen grundsätzlich eine Herausforderung dar und erfordert Arbeitseinsatz. Unsere erfahrenen Experten stehen Ihnen bei der Entscheidung zur Seite, ob und welche Daten aus einem Altsystem zu SeminarDesk übernommen werden können.
Hinweis: Bei einem individuellen Import von Daten aus einem Altsystem können gegebenenfalls Zusatzkosten entstehen. Diese werden jedoch im Vorfeld mitgeteilt.
SeminarDesk lässt sich auf drei Wegen in die eigene Website einbinden:
- Direkte Verlinkung – Links von der eigenen Seite auf die SeminarDesk-Buchungsseite, die unter einer eigenen Subdomain (z. B. buchung.beispiel.de) erreichbar ist.
- iframe-Einbindung – die Buchungsseite wird innerhalb der eigenen Website als iframe eingebettet. Vorteil: einheitliches Branding. Nachteil: Suchmaschinen indexieren iframe-Inhalte nicht als Teil der Host-Seite, der SEO-Effekt der Buchungsseite landet bei der SeminarDesk-Subdomain.
- WordPress-Plugin – Buchungsseite und Eventliste werden nativ in WordPress integriert. Bietet die beste SEO-Wirkung auf der eigenen Domain, erfordert jedoch eine Anpassung der WordPress-Templates.
Die Wahl hängt vom SEO-Anspruch und den technischen Ressourcen ab.
Ja, mehrteilige Veranstaltungen sind ein zentrales Konzept in SeminarDesk. Eine Veranstaltung – beispielsweise eine mehrmonatige Ausbildung oder Fortbildungsreihe – kann beliebig viele zusammengehörige Termine umfassen.
Für jeden Termin lassen sich eigene Daten hinterlegen, etwa unterschiedliche Referent:innen, Räume oder Inhalte. Teilnehmende buchen die gesamte Veranstaltung mit allen zugehörigen Terminen in einem Vorgang.
Dieses Modell eignet sich für Ausbildungsgänge, modulare Lehrgänge, Kursreihen oder mehrtägige Veranstaltungen mit aufeinander aufbauenden Inhalten.
SeminarDesk integriert Stripe als Online-Zahlungsanbieter. Über Stripe lassen sich je nach Konfiguration verschiedene Zahlungsmethoden anbieten – beispielsweise Kreditkarte, SEPA-Lastschrift, Sofortüberweisung oder Klarna.
Buchungen mit Online-Zahlung werden direkt im Buchungsprozess bezahlt und bei erfolgreicher Zahlung automatisch bestätigt.
Ja, SeminarDesk unterstützt Gruppenbuchungen: Eine buchende Person kann in einem Vorgang mehrere Teilnehmende für eine Veranstaltung anmelden, beispielsweise Kolleg:innen aus dem eigenen Team oder mehrere Familienmitglieder.
Für jede gebuchte Person lassen sich individuelle Daten hinterlegen (z. B. Name, Verpflegungswünsche, Zimmerwahl). Die Rechnung kann entweder gebündelt an die buchende Person oder einzeln an die jeweiligen Teilnehmenden gestellt werden – je nach Konfiguration.
Ja, SeminarDesk umfasst eine vollständige Verwaltung von Unterkunft und Verpflegung – insbesondere für Seminarhäuser, Tagungshotels und Bildungsstätten mit eigenen Räumlichkeiten.
Die Zimmerverwaltung deckt Zimmertypen, Zimmerzuweisungen, Belegungspläne und Reinigungsstatus ab. Die Verpflegungsverwaltung umfasst Mahlzeiten, tagesweise Verpflegungspläne und Sonderwünsche wie vegetarisch oder Allergien.
Zimmer und Verpflegung können auf der Buchungsseite mitgebucht werden und erscheinen separat auf Rechnungen und in Berichten, etwa für Empfang, Küchenteam oder Housekeeping.
Datenschutz und Sicherheit
Die Sicherheit personenbezogener Daten hat für SeminarDesk hohe Priorität. Die wichtigsten Pfeiler dieses Schutzes:
- Server in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland; Verarbeitung grundsätzlich innerhalb EU/EWR
- Verschlüsselte Übertragung (SSL/TLS) für alle Verbindungen
- Daten verschiedener Kunden in physisch getrennten Datenbanken
- Rollen- und Berechtigungskonzept für den Zugriff; protokollierte Eingaben und Änderungen
- Regelmäßige Backups in mehreren Generationen; Restores werden testweise durchgespielt
- Auf Wunsch Abschluss eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (AVV) ergänzend zu den Nutzungsbedingungen
Die folgenden Fragen behandeln einzelne Aspekte im Detail. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung auf dieser Website finden sich in der Datenschutzerklärung.
Die SeminarDesk-Server stehen in zertifizierten Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich innerhalb der EU bzw. des EWR.
Eine Verlagerung in ein Drittland ist nur in Ausnahmefällen und nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Auftraggebers sowie unter den in Kapitel V der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) genannten Bedingungen zulässig.
Ja, SeminarDesk bietet auf Wunsch den Abschluss eines Vertrags über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO an. Der AVV regelt verbindlich die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zugelassenen Subdienstleister, Mitteilungspflichten bei Datenschutzverletzungen sowie den Umgang mit Daten nach Vertragsende.
Eine aktuelle Entwurfsvorlage kann angefordert werden. Der AVV wird als eigenständiger Vertrag zusätzlich zu den Nutzungsbedingungen geschlossen.
SeminarDesk setzt für den Betrieb der Software die folgenden Subdienstleister ein:
- Hetzner Online GmbH (Deutschland) – Server-Infrastruktur und Backup-Speicher
- Cloudflare, Inc. (USA) – DNS-Management und Content Delivery Network als Reverse-Proxy
- Zoom Video Communications, Inc. (USA) – Videokonferenzen für Demos, Schulungen und Support-Sitzungen
Mit jedem dieser Subdienstleister besteht ein eigener Vertrag zur Auftragsverarbeitung; die jeweiligen DPAs können auf Wunsch eingesehen werden. Für Schulungen und Support-Sitzungen kann auf Kundenwunsch eine alternative Videokonferenz-Software vorgeschlagen werden.
Die Daten verschiedener Kunden werden in physisch getrennten Datenbanken verarbeitet. Jede Organisation, die SeminarDesk nutzt, erhält eine eigene Datenbank-Instanz – ein versehentlicher Zugriff zwischen Kunden ist dadurch ausgeschlossen.
Zusätzlich ist bei jedem Datensatz vermerkt, aus welcher Quelle er stammt. Innerhalb einer Kunden-Instanz steuert ein rollen- und berechtigungsbasiertes Zugriffskonzept, welche Mitarbeitenden welche Daten einsehen oder bearbeiten dürfen.
Die SeminarDesk-Datenbanken werden regelmäßig gesichert. Mindestens vier Backup-Generationen werden aufbewahrt, sodass auch auf ältere Stände zurückgegriffen werden kann. In regelmäßigen Abständen werden Backups testweise wiederhergestellt, um die Funktionsfähigkeit der Sicherungen zu prüfen.
Darüber hinaus gelten die technischen Sicherheits- und Brandschutzmaßnahmen der Rechenzentren von Hetzner Online GmbH.
Bei Beendigung des Nutzungsverhältnisses werden die im Auftrag verarbeiteten Daten nach Wahl des Kunden entweder vollständig vernichtet oder dem Kunden übergeben. Auf Wunsch wird ein Datenbankabzug der gespeicherten Daten zur Verfügung gestellt.
Personenbezogene Daten werden spätestens 30 Tage nach Ende der Nutzungsdauer datenschutzkonform gelöscht. Steuerlich aufbewahrungspflichtige Belege wie Rechnungen werden gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weiterhin vorgehalten.
Was SeminarDesk nicht abdeckt
Nein, SeminarDesk bietet keine automatische Ratenzahlung – also keinen wiederkehrenden Zahlungsplan, der Teilbeträge zu festen Terminen automatisch einzieht oder einfordert.
Was SeminarDesk unterstützt, sind Teilrechnungen: Der Gesamtsaldo einer Buchung kann in mehrere separate Rechnungen aufgeteilt werden – beispielsweise eine Anzahlung kurz nach der Buchung und eine Restzahlung näher am Veranstaltungstermin. Jede dieser Rechnungen ist eigenständig; pro Buchung können zudem beliebig viele Zahlungseingänge zugeordnet werden.
Nein, SeminarDesk verfügt nicht über ein automatisiertes Mahnwesen. Offene und überfällige Rechnungen werden in der Software angezeigt und lassen sich dort manuell nachverfolgen, automatische Mahnungen oder Zahlungserinnerungen werden jedoch nicht erstellt.
Für ein vollständiges Mahnwesen empfiehlt sich die Anbindung an eine Buchhaltungssoftware, in die Rechnungen und Zahlungseingänge übertragen werden – beispielsweise per DATEV-Export.
Nein, SeminarDesk ist keine klassische CRM-Software für Vertrieb und Lead-Management. Personen werden im Kontext ihrer Buchungen und Teilnahmen verwaltet, inklusive Stammdaten, Kommunikationshistorie und Notizen.
Es gibt einige CRM-orientierte Funktionen zur Kundenpflege: Profile lassen sich nach Zielgruppen oder Labels filtern, exportieren und für Serien-E-Mails oder Serienbriefe nutzen – auch unabhängig von konkreten Buchungen. SeminarDesk ist jedoch ausdrücklich kein Newsletter- oder E-Mail-Marketing-Tool: Für regelmäßige Newsletter, Marketing-Kampagnen, Klick-Tracking oder automatisierte Drip-Mailings ist eine Integration mit CleverReach verfügbar; weitere Newsletter-Anbieter lassen sich über die SeminarDesk-API oder Webhooks anbinden.
Nicht enthalten sind außerdem Vertriebs-Pipelines, Lead-Scoring und Deal-Tracking. Für solche Aufgaben kann ein dediziertes CRM-Tool angebunden werden.
Nein, SeminarDesk ist keine Software zur Erstellung von E-Learning-Inhalten oder Online-Kursen. Für die Durchführung von Webinaren wird spezielle Software benötigt.
Nein, SeminarDesk ist kein elektronisches Kassensystem im Sinne der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und unterliegt daher nicht der Meldepflicht nach § 146a Abs. 4 AO.
SeminarDesk ist ein Veranstaltungsmanagementsystem, das für die Verwaltung von Seminaren, Workshops und deren Teilnehmern konzipiert wurde. Der Primärzweck ist nicht die Erfassung von Bareinnahmen, sondern die Organisation von Veranstaltungen und Teilnehmern.
Die reine Dokumentation von Zahlungseingängen (auch Barzahlungen) macht SeminarDesk nicht zu einem meldepflichtigen Kassensystem. Kassensysteme im steuerrechtlichen Sinne müssen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein und primär der Erfassung von Bareinnahmen dienen.
Nein, SeminarDesk bietet keine direkte API-Schnittstelle zu DATEV. Es gibt jedoch einen CSV-Export, der einen Buchungsstapel inklusive Debitorenstammdaten und optional Belegbilder enthält und sich für den manuellen Import in DATEV nutzen lässt.
Der Export deckt frei wählbare Zeiträume ab und ist ab dem Basic-Paket verfügbar. Der Import in DATEV erfolgt anschließend manuell – beispielsweise durch die Steuerberatung. Eine automatische Synchronisation mit DATEV findet nicht statt.
Nein, SeminarDesk ist auf die Verwaltung von Veranstaltungen mit offener Buchungsseite ausgerichtet – etwa Seminare, Workshops oder Kurse für externe Teilnehmer:innen. Für klassische interne Mitarbeiterweiterbildung mit unternehmensinternen Strukturen ist SeminarDesk nicht ausgelegt.
Nicht enthalten sind insbesondere:
- Zugriffsbeschränkung der Buchungsseite auf bestimmte Personen oder Mitarbeitergruppen
- Freigabe- oder Genehmigungsworkflows, etwa durch Vorgesetzte
- Verknüpfung von Profilen über Mitarbeiter-/Vorgesetzten-Hierarchien
- Automatische Benachrichtigungen an Vorgesetzte bei Buchungen oder Veranstaltungsänderungen
Unternehmen, die ein dediziertes Learning Management System (LMS) oder eine Trainings-Plattform für interne Weiterbildung suchen, sind mit einer auf diesen Use Case spezialisierten Lösung besser bedient.
Haben Sie noch Fragen? Gerne können Sie uns eine E-Mail an team@seminardesk.de schreiben oder einen Termin für eine kostenlose und unverbindliche Beratung vereinbaren. Wir werden dann gemeinsam herausfinden, ob SeminarDesk das passende Werkzeug für Sie ist!