Seminarverwaltung,
die einfach funktioniert
SeminarDesk ist die Cloud-Software für alle, die Seminare, Aus- und Weiterbildungen organisieren. Buchungen, Teilnehmer, Rechnungen, Zertifikate — alles in einem System.
Bildungsanbieter aus dem DACH-Raum verwalten ihre Veranstaltungen mit SeminarDesk.
Kennen Sie das?
Excel-Listen für Teilnehmer. Word-Vorlagen für Zertifikate. E-Mails für Buchungsbestätigungen. Und irgendwo dazwischen gehen Informationen verloren.
Excel-Chaos
Teilnehmerlisten in verschiedenen Versionen. Wer hat die aktuelle Datei? Wo ist die Anmeldung von letzter Woche?
Stunden für Verwaltung
Rechnungen manuell schreiben. Bestätigungen einzeln versenden. Zertifikate per Hand ausfüllen. Das kostet Zeit — und Nerven.
Kein Überblick
Welcher Teilnehmer hat welchen Kurs besucht? Welche Zertifikate laufen ab? Ohne System fehlt die Übersicht.
24/7 Buchungen — auch wenn Sie schlafen
Ihre Website wird zum Buchungskanal. Teilnehmer buchen direkt online — auch mit Firmen-Rechnungsadresse — und erhalten automatisch Bestätigungen per E-Mail.
- ✓ Eigene Buchungsseite oder Integration in Ihre Website (WordPress-Plugin, API)
- ✓ Automatische Buchungsbestätigungen per E-Mail
- ✓ Wartelisten-Status bei ausgebuchten Veranstaltungen
890,00 € zzgl. MwSt.
Alle Teilnehmer im Blick
Wer hat welchen Kurs besucht? Zentrale Teilnehmerdatenbank mit Buchungshistorie, Firmenzuordnung und DSGVO-konformer Datenverwaltung.
- ✓ Zentrale Datenbank für alle Teilnehmer
- ✓ Komplette Kurshistorie pro Person
- ✓ Zuordnung zu Firmen
- ✓ Tags und Markierungen für Personen, Firmen, Veranstaltungen und Buchungen
| Kurs | Datum | Status |
|---|---|---|
| Brandschutzhelfer-Schulung | 15.02.2026 | Abgeschlossen |
| Erste-Hilfe am Arbeitsplatz | 03.01.2026 | Abgeschlossen |
| Arbeitssicherheit (SiGeKo) | 22.03.2026 | Angemeldet |
Zertifikate erstellen und nachverfolgen
Viele berufliche Weiterbildungen erfordern regelmäßige Auffrischungen. SeminarDesk verwaltet Zertifikate mit optionalem Ablaufdatum — direkt im Teilnehmerprofil.
- ✓ Zertifikate direkt im Teilnehmerprofil gespeichert
- ✓ Optionales Ablaufdatum pro Zertifikat
- ✓ Beliebig viele Zertifikatsvorlagen, komplett anpassbar
| Teilnehmer | Zertifikat | Ausgestellt | Ablauf | Status |
|---|---|---|---|---|
MS M. Schmidt |
Brandschutzhelfer (DGUV) | 15.02.2026 | 15.02.2029 | Gültig |
LW L. Weber |
Brandschutzhelfer | 10.01.2024 | 10.01.2026 | Abgelaufen |
KF K. Fischer |
Erste-Hilfe (BG) | 05.11.2025 | 05.11.2027 | Gültig |
TM T. Müller |
Arbeitssicherheit (SiGeKo) | 20.06.2025 | 20.06.2026 | Läuft bald ab |
Referenten verwalten
Legen Sie Profile für Ihre Referenten an — mit Qualifikationen, Beschreibungstext und Bild. Ordnen Sie Referenten einzelnen Veranstaltungsterminen zu.
- ✓ Referentenprofile mit Qualifikationen, Beschreibung und Bild
- ✓ Zuordnung zu Veranstaltungsterminen
- ✓ Öffentliche Profile werden auf der Veranstaltungsseite angezeigt
- ✓ Übersicht: Welcher Referent ist welchen Terminen zugeordnet
Angebote erstellen und verwalten
Erstellen Sie individuelle Angebote direkt in SeminarDesk und versenden Sie diese als PDF per E-Mail. Den Status jedes Angebots behalten Sie im Backoffice im Blick.
- ✓ Angebotsvorlagen
- ✓ PDF-Erstellung und E-Mail-Versand
- ✓ Angebotsstatus intern verwalten (Entwurf, Ausstehend, Angenommen, Abgelehnt)
| Pos. | Beschreibung | Teilnehmer | Betrag |
|---|---|---|---|
| 1 | Inhouse: Führungskräfte-Training (2 Tage) | 12 | 4.800,00 € |
| 2 | Schulungsunterlagen | 12 | 360,00 € |
Rechnungen erstellen und versenden
Ob Einzelpersonen oder Firmen — SeminarDesk erstellt professionelle Rechnungen mit Sammelabrechnung und individuellen Zahlungszielen.
- ✓ Sammelrechnungen für mehrere Teilnehmer einer Firma
- ✓ Automatische Befüllung mit Firmendaten und Teilnehmern
- ✓ Flexible Zahlungsziele und Rechnungsvorlagen
- ✓ Export für DATEV
| Leistung | Teilnehmer | Betrag |
|---|---|---|
| Brandschutzhelfer-Schulung | M. Schmidt | 890,00 € |
| Brandschutzhelfer-Schulung | L. Weber | 890,00 € |
| Brandschutzhelfer-Schulung | K. Fischer | 890,00 € |
Alles im Blick mit dem Dashboard
Wie viele Buchungen diesen Monat? Welche Veranstaltungen sind am beliebtesten? Ihr Dashboard zeigt die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick.
- ✓ Dashboard mit wichtigen Kennzahlen
- ✓ Aufgabenverwaltung mit Checklisten (teilbar mit Mitarbeitern)
- ✓ Umsatz, Auslastung und Buchungen im Überblick
Berichte und Dokumente
Wählen Sie einen Bericht aus, passen Sie die Parameter an und SeminarDesk generiert das Dokument sofort — als PDF zum Drucken oder Versenden.
- ✓ Teilnehmerlisten pro Veranstaltung
- ✓ Teilnahmebescheinigungen
- ✓ Bescheinigungen für Bildungsurlaub
- ✓ Statistiken für Fördermittelgeber
- ✓ Export für Buchhaltung (DATEV)
| Name | Firma | Status |
|---|---|---|
| M. Schmidt | TechCorp GmbH | Bestätigt |
| L. Weber | TechCorp GmbH | Bestätigt |
| K. Fischer | AutoHaus Becker | Angemeldet |
Wer nutzt SeminarDesk?
Weiterbildungsanbieter aus ganz unterschiedlichen Branchen vertrauen auf SeminarDesk.
„SeminarDesk ist schlank, effizient, professionell. Die Arbeit mit SeminarDesk hat zu einem umfassenden Digitalisierungsprozess bei uns im Haus geführt. Arbeitsschritte sind kürzer geworden. Es hat sich ein deutlicher Professionalisierungsprozess bei uns eingestellt — auch nach außen."
„Was uns an SeminarDesk besonders überzeugt, sind der Preis, der schnelle und gute Kunden-Service, regelmäßige Updates sowie die einfache Bedienbarkeit."
Sicherheit & Datenschutz
ISO-zertifizierte Server in Deutschland. Entwickelt in Deutschland. Seit 2018 am Markt.
Vollständig konform mit der EU-DSGVO. Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive. SSL-verschlüsselt.
Keine Installation, kein eigener Server. Einfach im Browser starten — von überall.
Transparente Preise
Keine Einrichtungsgebühr. Monatlich kündbar. 30 Tage kostenlos testen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich SeminarDesk unverbindlich testen?
Ja. 30 Tage kostenlos, voller Funktionsumfang, keine Einschränkungen. Ihre Testdaten können auf Wunsch übernommen werden. Cloud-basiert — kein Server, keine Installation, einfach loslegen.
Ist SeminarDesk DSGVO-konform?
Ja, vollständig. Alle Daten liegen auf ISO-zertifizierten Servern des Anbieters Hetzner in Deutschland. Wir bieten einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und erfüllen alle Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung. Verschlüsselte Verbindungen und regelmäßige Sicherheitsprüfungen sind Standard.
Können Teilnehmer direkt über unsere Website buchen?
Ja. SeminarDesk bietet eine eigene Online-Buchungsseite, die sofort einsatzbereit ist. Für WordPress gibt es ein Plugin, das Veranstaltungen und Buchungsformulare direkt in Ihre Website einbindet. Für andere CMS-Systeme (z.B. Typo3) stehen API und Webhooks zur Verfügung. Teilnehmer erhalten automatisch eine Buchungsbestätigung per E-Mail.
Funktioniert SeminarDesk auch für Online-Seminare?
Ja. Sie können bei jeder Veranstaltung die Teilnahme-Art auf „Online" setzen und einen Videokonferenz-Link hinterlegen (z.B. Zoom oder Teams). Der Link wird automatisch in die Buchungsbestätigung aufgenommen. SeminarDesk ist keine E-Learning-Plattform, aber die Verwaltung — Anmeldung, Rechnungen, Zertifikate — funktioniert für Online-Seminare genauso wie für Präsenzveranstaltungen.
Kann ich automatische E-Mails an Teilnehmer senden?
Ja. Bei Online-Zahlung versendet SeminarDesk automatisch eine Buchungsbestätigung, bei Buchungen ohne Zahlung eine Eingangsbestätigung. Erinnerungs- und Folge-E-Mails können zeitgesteuert vor und nach dem Termin verschickt werden. Rechnungen versenden Sie manuell — einzeln oder gesammelt pro Termin. Vorlagen mit Platzhaltern und wiederverwendbare Textbausteine sind verfügbar.
Kann ich Rechnungen an meine Buchhaltung übergeben?
Ja. SeminarDesk erstellt Rechnungen im ZUGFeRD-Format — dem deutschen Standard für elektronische Rechnungen, der eine PDF-Ansicht mit maschinenlesbaren Daten kombiniert. Die Rechnungsdaten können Sie per DATEV-Export direkt an Ihren Steuerberater oder Ihre Buchhaltung übergeben.
Was passiert, wenn ein Zertifikat abläuft?
SeminarDesk speichert das Ablaufdatum jedes Zertifikats direkt im Teilnehmerprofil. So sehen Sie auf einen Blick, welche Zertifikate demnächst ablaufen — und können bei Bedarf rechtzeitig auf die betroffenen Teilnehmer zugehen.
Wie viele Mitarbeiter können mit SeminarDesk arbeiten?
Je nach Plan können 2 bis unbegrenzt viele Benutzerkonten angelegt werden — ohne Beschränkung bei der gleichzeitigen Nutzung. Über ein Rollen- und Rechtekonzept legen Sie fest, wer welche Bereiche sehen und bearbeiten darf — z.B. nur Buchungen, nur Finanzen oder voller Zugriff.
Kann ich bestehende Daten importieren?
Ja. Auf Wunsch übernimmt das SeminarDesk-Team den Import Ihrer bestehenden Daten — z.B. Kontakte, Teilnehmer und Buchungshistorie. So starten Sie nicht bei Null. Der Import wird individuell betreut und separat berechnet.
Kann ich Rabattcodes anbieten?
Ja. Sie können Rabattcodes erstellen — einzeln oder als Serien mit automatischer Code-Generierung. Ideal für Frühbucher-Aktionen, Firmenrabatte oder Sonderkonditionen für bestimmte Kundengruppen.
Kann ich Teilnehmer-Feedback nach Veranstaltungen einholen?
Ja. Mit dem integrierten Umfrage- und Feedback-Modul können Sie nach Veranstaltungen automatisch Fragebögen versenden und die Ergebnisse auswerten — direkt in SeminarDesk.
Gibt es eine API für eigene Integrationen?
Ja. SeminarDesk bietet eine öffentliche API (Veranstaltungen, Buchungen, Preise) sowie private API-Schlüssel mit granularen Berechtigungen für individuelle Anbindungen. Zusätzlich stehen Webhooks zur Verfügung, die bei Ereignissen (z.B. neue Buchung) automatisch Ihr System benachrichtigen.
Weitere Fragen? Alle FAQ auf seminardesk.de →
Bereit, Ihre Seminarverwaltung zu vereinfachen?
In einer persönlichen Online-Demo zeigen wir Ihnen in ca. 30 Minuten, wie SeminarDesk Ihren Arbeitsalltag vereinfacht.
Danach: 30-tägige kostenlose Testphase mit vollem Funktionsumfang