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Produkt-Update Oktober 2022

In diesem Beitrag möchten wir alle Neuerungen und Verbesserungen des SeminarDesk-Updates vom Oktober 2022 vorstellen:

Antworten auf Buchungsformular-Zusatzfelder für mehrere Gäste gleichzeitig setzen

Mit Buchungsformular-Zusatzfeldern können spezifische Angaben bei der Online-Buchung abgefragt werden, die die Organisation von Veranstaltungen erleichtern. In der eingegangenen Buchung sind die Antworten im Abschnitt „Antworten Zusatzfelder“ sichtbar und können auch nachträglich bearbeitet werden. Dies ist mit der Funktion „Antwort eintragen“ ab sofort für mehrere Gäste gleichzeitig möglich.

Auswahl des zu setzenden Zusatzfeldes für Funktion „Antwort eintragen“
Abb. Auswahl des zu setzenden Zusatzfeldes für Funktion „Antwort eintragen“
Bearbeiten der Antworten auf ein Zusatzfeld für mehrere Gäste
Abb. Bearbeiten der Antworten auf ein Zusatzfeld für mehrere Gäste

Buchungsformular-Zusatzfelder kategorisieren und farbig unterscheiden

Die Buchungsformular-Zusatzfelder können Bereichen zugeordnet und farbig unterschieden werden, so dass insbesondere bei Buchungen für mehrere Gäste sowie bei Veranstaltungen mit vielen Zusatzfeldern eine bessere Übersicht über die Antworten möglich ist.

Details eines Zusatzfeldes für das Buchungsformular
Abb. Details eines Zusatzfeldes für das Buchungsformular
Buchungsdetails mit Eingaben zu Zusatzfeldern
Abb. Buchungsdetails mit Eingaben zu Zusatzfeldern

Standard-Einstellung für die bevorzugte Ansprache setzen

In den Vorlagen für Ansprachen erlaubt SeminarDesk die Unterscheidung zwischen „Formeller Ansprache“ und „Informeller Ansprache“, wobei für jedes Personen-Profil die bevorzugte dieser beiden Ansprachen eingestellt werden kann. Die beim Anlegen eines neuen Profils standardmäßig gesetzte Einstellung – „Formelle Ansprache“ und „Informelle Ansprache“ – kann ab sofort in den Allgemeinen Einstellungen gewählt werden.

Allgemeine Einstellung „Standard für bevorzugte Ansprache“
Abb. Allgemeine Einstellung „Standard für bevorzugte Ansprache“
Profil-Einstellung „Bevorzugte Ansprache“
Abb. Profil-Einstellung „Bevorzugte Ansprache“

Neue Berechtigung „Veranstaltungen – Referent*innen bearbeiten“

Um das Zuweisen von Veranstaltungsterminen an Referent*innen unabhängig von der Berechtigung zum Anlegen oder Bearbeiten von Veranstaltungen zu ermöglichen oder zu verwehren, wurde in der Benutzerverwaltung die neue Berechtigung „Veranstaltungen – Referent*innen bearbeiten“ eingeführt.


Benachrichtigung über anstehende Stornofristen bei externen Unterkünften aktivieren

Wurde für ein externes Zimmerkontingent eines Veranstaltungstermins ein Stornodadum angegeben, so können sich die Bearbeiter*innen der Veranstaltung ab sofort in gewissen zeitlichen Abständen vor diesem Stornodatum per E-Mail daran erinnern lassen. Die Einstellung dafür findet sich in den individuellen Benutzereinstellungen.

Individuelle Benutzereinstellungen zu Benachrichtigungen über anstehende Stornofristen bei externen Unterkünften
Abb. Individuelle Benutzereinstellungen zu Benachrichtigungen über anstehende Stornofristen bei externen Unterkünften

Verpflegungsdetails und Preislisten mehrerer Gäste einer Buchung bearbeiten

Die mit dem August-Update eingeführte Funktion zum Bearbeiten mehrerer Gäste einer Buchung ermöglicht jetzt auch die Veränderung der gebuchten Verpflegungsart und Mahlzeiten sowie der angewandten Preislisten für Verpflegung, Unterkunft oder Teilnahmegebühren.

Einstellungen zu Leistungen beim Bearbeiten mehrerer Gäste einer Buchung
Abb. Einstellungen zu Leistungen beim Bearbeiten mehrerer Gäste einer Buchung

„Text für Rechnungszeile“ einer Umsatzverteilung angeben

Mit Angaben zur Umsatzverteilung kann definiert werden, welche Leistung mit welchen Details auf welches Buchhaltungskonto gebucht werden soll, wobei eine Verteilung auf mehrere Einträge festgelegt werden kann (aber nicht muss). Eine solche Verteilung auf mehrere Einträge führt insb. bei unterschiedlichem Steuersatz zu mehreren Rechnungszeilen. Standardmäßig enthalten diese verschiedenen Rechnungszeilen den Text aus der Buchungszeile als Rechnungstext. Hier lässt sich ab sofort auf Wunsch jeweils ein „Text für Rechnungszeile“ angeben, der dann als Leistungsbezeichnung in Rechnungen verwendet wird.

Umsatzverteilung für ein Preisdetail mit angegebenem „Text für Rechnungszeile“
Abb. Umsatzverteilung für ein Preisdetail mit angegebenem „Text für Rechnungszeile“
Auszug einer Rechnung mit Umsatzverteilung mit spezifischen Texten für die Rechnungszeilen
Abb. Auszug einer Rechnung mit Umsatzverteilung mit spezifischen Texten für die Rechnungszeilen

Hinweis: Die Umsatzverteilung (und damit die Information zum Rechnungstext) wird angewandt, wenn sich bei den Leistungen der Buchung etwas verändert, also beim Anlegen der Buchung oder beim Hinzufügen/Stornieren von Leistungen oder Gästen. Auf bestehende Buchungen, an denen nichts geändert wird, hat die neue Angabe keinen Einfluss. Ist dies gewünscht, kann die hier beschriebene Funktion „Umsatzverteilung neu berechnen“ verwendet werden.


Wir hoffen wie immer, dass diese Verbesserungen hilfreich sind, und freuen uns auf Feedback!

Herzliche Grüße senden
Christoph, Simon und Jan.