Optimierte Seminartermin- und Buchungsansicht und Rabattcodes

Gern möchten wir hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom 02. Oktober 2019 mit euch teilen.

Verbesserte Darstellung der Buchungsmaske für kleinere Bildschirmauflösungen

Um SeminarDesk in Zukunft auch für kleinere Bildschirmauflösungen sowie mobile Endgeräte wie z.B. Tablets besser nutzbar zu machen, haben wir in der Buchungsansicht einige Anpassungen vorgenommen.

Die auffälligste Änderung betrifft den Block „Aktionen“ im oberen Bereich einer Buchung, denn dieser wurde komplett gestrichen. Alle Aktionen befinden sich nun – im Einklang mit den anderen Ansichten in SeminarDesk – in einer Menüleiste oberhalb der Buchung.

So finden sich bspw. die Aktionen aus dem ehemaligen Abschnitt „Buchungsstatus“ im neuen Menü „Buchungsstatus“ usw.

Schließlich wurde auch die Ansicht der Gäste und Buchungsdetails etwas kompakter gestaltet, indem hier teil irrelevante Informationen nicht mehr angezeigt werden.

Kompaktere Anzeige der Seminartermine

Auch die Anzeige der Seminartermine in der Ansicht eines Seminars wurde mit diesem Update deutlich kompakter gestaltet. Einige in der Übersicht nicht relevante Informationen werden nun nicht mehr in der Tabellenansicht, sondern nur bei Bearbeitung des Termins angezeigt.

Mit Rabattcodes und Rabattgruppen flexible Ermäßigungen für Buchungen umsetzen

Mit der neuen Rabattcode-Funktion können nun flexible Rabatte für einzelne Buchung bzw. Buchungszeilen vergeben werden. Über den Menüpunkt „Verwaltung > Rabattcodes“ muss dazu im ersten Schritt eine neue Rabattcodegruppe angelegt werden.

Über Rabattcodegruppen können verschiedene Rabattcodes zusammengefasst werden, die dieselben Eigenschaften haben. In der Gruppe wird eingestellt, für welchen Buchungs-/Reisezeitraum die Codes gültig sind. Außerdem kann festgelegt werden, auf welche Art von Umsätzen – Seminargebühr, Logis, Verpflegung oder Gästepauschale – der Rabatt angewendet werden soll. Zuletzt wird der Rabattbetrag – entweder prozentual oder absolut – eingegeben.

Nach Anlage der Rabattgruppe können einzelne Codes manuell angelegt werden. Alternativ kann SeminarDesk auch eine bestimmte Anzahl an Codes generieren. Dazu wird ein Prefix, die Anzahl der zufällig zu generierenden Zeichen sowie die gewünschte Anzahl der Codes eingegeben.

Die so erzeugten oder angelegten Codes können schließlich auf eine Buchung angewendet werden, indem ein gültiger Code in das Feld „Rabattcode“ eingegeben und die Buchung gespeichert wird. Im Bereich „Gäste und Buchungsdetails“ werden dann die ermitteln Rabatte bei den einzelnen Buchungszeilen ausgewiesen.

Hinweis: Rabattcodes können aktuell ausschließlich manuell über die Buchung eingegeben werden. In Zukunft wird es aber möglich sein, dass Rabattcodes (wenn gewünscht) auch bei der Online-Anmeldung eingegeben werden können.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Extrafelder für Personen, automatischer Rechnungsversand bei Buchungsbestätigung, individuelle Anzeige von Tabellenspalten

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom 03.09.2019 vorstellen!

Benutzerdefinierte Extrafelder für Personen

Mit den „Extrafeldern“ gibt es nun die Möglichkeit, Personen-Profile um beliebige, strukturierte Daten zu erweitern. Damit können beispielsweise weitere Informationen zu Mitgliedschaften oder Interessen in SeminarDesk abgelegt werden.

Zur Auswahl stehen aktuell folgende Feld-Typen:

  • Ja/Nein
  • Textfeld ein-/mehrzeilig
  • Auswahl ein-/mehrfach
  • Zahl
  • Datum

Die in den Extrafeldern gespeicherten Informationen können im Profil der Person eingesehen und bearbeitet werden. Außerdem können sie in Berichten verwendet werden, sodass beispielsweise eine Liste aller Veranstaltungsteilnehmer samt Berufsbezeichnung ausgegeben werden kann.

Rechnung beim Bestätigen einer Buchung automatisch erstellen und per E-Mail versenden

Bei der Bestätigung einer Buchung kann SeminarDesk nun auf Wunsch automatisch eine Rechnung für diese Buchung zu erzeugen und als PDF-Anhang per E-Mail an den/die Bucher*in versenden. Damit kann in vielen Fällen das manuelle Erstellen und Versenden der Rechnung entfallen!

Hinweis: Sind bereits weitere Rechnungen für die zu bestätigende Buchung vorhanden, so werden diese ebenfalls mit der Bestätigungs-E-Mail verschickt.

Tabellenspalten in Übersichten individuell ein-/ausblenden und umsortieren

Bisher konnten die Tabellen in den verschiedenen Übersichten nur eingeschränkt an die individuellen Bedürfnisse der Nutzenden angepasst werden. So konnten bspw. Spalten verschoben und die Sortierung der Daten geändert werden – diese Änderungen waren jedoch nach dem nächsten Seitenwechsel verloren.

Mit diesem Update kann sich jeder SeminarDesk nun ein Stück weit so anpassen, wie es für ihre oder seine tägliche Arbeit am besten ist! So lässt sich beispielsweise die Reihenfolge der Spalten per Drag & Drop verändern.

Bei den folgenden Listen werden die Sortierung, die Spaltenreihenfolge und die Auswahl der anzuzeigenden Spalten dauerhaft gespeichert:

  • Seminarterminübersicht (inkl. integrierte Buchungsübersicht)
  • Buchungsliste (inkl. Gastübersicht)
  • Buchungsübersicht
  • Gastliste beim Bearbeiten einer Buchung
  • Anreisemanagement

Der Einstellungsdialog ist jeweils erreichbar über einen Rechtsklick auf eine Spaltenüberschrift und den Menüeintrag „Anpassungsdialog zeigen“.

Übrigens: Die Einstellungen werden lokal auf dem Computer in einem Cookie gespeichert. Das bedeutet, dass die individuellen Einstellungen z.B. bei Verwendung eines anderen Geräts oder Webbrowser erneut getätigt werden müssen.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

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Christoph, Simon und Jan.

Farben für Zimmerkontingente, An-/Abreisedatum ändern, Zimmer deaktivieren und viele weitere Verbesserungen

Gern möchten wir hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom 26. Juli 2019 mit euch teilen.

Farben für Zimmerkontingente hinterlegen

Bisher wurden Zimmerkontingente in der Zimmerbelegung in der Farbe des dazugehörigen Seminars dargestellt. 

Nun kann einem Zimmerkontingent auf Wunsch auch eine abweichende Farbe zugewiesen werden. Ist eine Farbe gewählt, so wird diese für die Darstellung in der Zimmerbelegung verwendet, ansonsten die des Seminars.

An- und Abreisedatum aller Gäste in einer (Gruppen-)Buchung ändern

Damit in Buchungen mit mehreren Gästen schneller das An- und/oder Abreisedatum aller Gäste geändert kann, gibt es nun die neue Funktion „Zeitraum ändern“ in der Buchung.

Dieser Button öffnet einen Dialog, in dem das neue An-/Abreisedatum ausgewählt werden kann, welches anschließend automatisch für alle Buchungsgäste übernommen wird. Dadurch werden dann auch – wenn zutreffend – automatisch die Preise für Unterkunft und Verpflegung angepasst.

Einzelne Zimmer deaktivieren

Einzelne Zimmer können nun über das Attribut „Aktiv“ in der Zimmerverwaltung deaktiviert werden, z.B. weil sie nur temporär angemietet wurden oder aus anderen Gründen nicht mehr zur Verfügung stehen. Inaktive Zimmer werden in der Zimmerbelegung nicht mehr angezeigt, können aber jederzeit wieder aktiviert werden.

Hinweis: Inaktive Zimmer können trotzdem weiterhin in einer Buchung manuell zugewiesen werden und bestehende Zimmerbelegungen sind von einer Inaktivierung nicht betroffen.

Notizen in Berichten, Sonderwunsch-Preise und viele weitere Verbesserungen

Zum Abschluss seien hier noch einige kleinere Verbesserungen und Erweiterungen erwähnt, die in diesem Update enthalten sind:

  1. Die Geschwindigkeit in der Zimmerverteilung sowie die Anzeige von Rechnungen wurde deutlich verbessert.
  2. Preislisten können nun – ähnlich wie Zimmer – deaktiviert werden. Sie werden dann bei neuen Seminarterminen dann nicht mehr zur Auswahl angeboten.
  3. In den Berichten stehen nun auch die verschiedenen Notizen zur Verfügung. Solltet ihr in einem Bericht bestimmte Notizen ausgeben wollen, kontaktiert uns gern dazu per E-Mail.
  4.  Die Preisberechnung bei den Sonderwünschen wurde dahingehend angepasst, dass die jeweilige Sonderwunsch-Preisliste nun bei jeder Buchung hinterlegt wird. Das bedeutet, dass bestehende Buchungen nicht von nachträglichen Änderungen an den Sonderwunsch-Preiseinstellungen des jeweiligen Seminars betroffen sind.
  5. Bei Raumbelegungen ohne Seminarterminbezug wird der Titel nun auch in der öffentlichen Ansicht angezeigt – natürlich nur, sofern „intern“ nicht gewählt ist.
  6. In der Seminarterminliste („Seminare > Alle Seminartermine anzeigen“) werden nun auch die Namen der Seminarleiter ausgegeben, sodass bspw. über das Suchfeld danach gesucht/gefiltert werden kann.
  7. Für die Nutzung des DATEV-Exports relevant: Bei den „Kosten“ in einem Seminartermin können nun Kostenstelle/Konto separat angeben werden.
  8. Ebenfalls im Kontext des DATEV-Exports wichtig: Die Debitornummer einer Person/Firma kann nun (im Abschnitt „Weitere Angaben“) geändert werden. Außerdem kann unter „Verwaltung > Zahlungsarten“ die Kontobezeichnung für einzelne Zahlungsarten hinterlegt werden.
  9. Aus dem Anreisemangement kann nun per Link direkt in eine Buchung gesprungen werden, um z.B. eine weitere Leistung hinzuzufügen.
  10. Bei den Sonderwünschen gibt es den neuen Typen „Seminar“. Ein Sonderwunsch mit diesem Typen wird der Buchungszeile „Seminarteilnahme“ (wenn vorhanden) zugeordnet, sodass man darüber beispielsweise einen wählbaren Aufpreis (oder auch einen Rabatt, wenn ein negativer Betrag hinterlegt wird) zu den Seminargebühren abbilden kann.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

DATEV-Export, Preislisten für Sonderwünsche, mehr Details in der Zimmerbelegung und weitere Verbesserungen

Mit großer Freude möchten wir euch die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom 31. Mai 2019 vorstellen.

DATEV-Export von Rechnungen und Seminarumsätzen

Viele unserer Kunden nutzen die Buchhaltungssoftware von DATEV. SeminarDesk bietet nun die Möglichkeit, alle in SeminarDesk erstellten Rechnungen für Buchungen und Seminarumsätze in einem für DATEV lesbaren Format zu exportieren. Somit ist kein manuelles Übertragen der Rechnungen mehr aus SeminarDesk nötig!

Über den Menüpunkt „Rechnungen > DATEV-Export“ gelangt man in die Maske für den Export. Dort muss zunächst der Mandant gewählt werden, für den man die Umsätze exportieren möchte. Es können anschließend entweder alle noch nicht exportierten Daten oder die Umsätze in einem bestimmten Zeitraum exportiert werden.

Über den Button „Vorschau“ können die zu exportierenden Daten zwecks Vorabkontrolle direkt in SeminarDesk angezeigt werden. Exportiert werden Rechnungen im Status „Gebucht“ aus Buchungen sowie Seminarumsätzen.

Anschließend wird über den Button „Exportieren“ eine CSV-Datei erzeugt und heruntergeladen. Durch den Export-Vorgang werden die Umsätze intern als „exportiert“ markiert und beim nächsten Export nicht wieder mit ausgegeben – es sein denn, dies wird ausdrücklich über die Auswahl von „Daten nochmals exportieren“ gewünscht. 

Die Kostenstellen– und Kostenart-Bezeichnungen können bspw. über die jeweilige Umsatzverteilung in der Preislisten-Verwaltung eingegeben werden:

Hinweis: Der DATEV-Export ist standardmäßig abgeschaltet und muss zunächst über „Verwaltung > Einstellungen“ aktiviert werden. Zu beachten ist, dass bei aktiviertem DATEV-Export keine „freien“ Rechnungen angelegt werden können und dass das Ändern und Löschen von Rechnungszeilen nicht mehr möglich ist! Bitte kontaktiert uns, wenn ihr den DATEV-Export nutzen wollt, wir gehen dann gern gemeinsam mit euch die nötige Konfiguration durch.

Preislisten für Sonderwünsche

Die mit einem der letzten Updates eingeführten Sonderwünsche wurden mit diesem Update weiter verbessert. Durch die Verwendung von Preislisten können nun die Buchung von Sonderwünschen und deren Preise unabhängig voneinander – und somit deutlich flexibler – gesteuert werden.

Unter dem Menüpunkt „Verwaltung > Sonderwünsche“ befindet sich im oberen Bereich zunächst die Liste der generell verfügbaren Sonderwünsche:

Dort können neben einer internen und externen Bezeichnung und einem Kürzel auch Standard-Preise festgelegt werden. Diese Preise werden verwendet, wenn Sonderwünsche manuell hinzugefügt werden und es im jeweiligen Seminar keinen Preis für diesen Sonderwunsch gibt.

Im unteren Abschnitt können dann beliebig viele Preislisten angelegt werden. Hier können Preise für die verschiedenen Mahlzeiten oder z.B. pro Tag/Nacht oder Aufenthalt festgelegt werden. Außerdem kann eingestellt werden, ob dieser Sonderwunsch auch in der Online-Anmeldung angeboten werden soll.

Schließlich kann einem Seminar über die Auswahl „Sonderwünsche“ eine Preisliste zugeordnet werden. Durch die Zuordnung ergeben sich – neben den Preisen natürlich – auch die Einstellung, welche Sonderwünsche bei diesem Seminar gebucht werden können und in welcher Reihenfolge sie im Buchungsformular angezeigt werden.

Markierung von Zimmerbelegungen als "final"

Zimmerbelegungen können nun als „final“ markiert werden. Damit kann beispielsweise dargestellt werden, dass die Belegung bereits an einen externen Zimmeranbieter gemeldet oder das Zimmer vorbereitet wurde. In der Kalenderansicht werden die so markierten Belegungen dann mit einem grünen Häkchen dargestellt.

Hinweis: Als „final“ markierte Belegungen können in der Kalenderansicht nicht mehr verschoben werden. Soll die Belegung geändert werden, so muss zunächst der Haken bei „Belegung ist fest und nicht mehr änderbar“ entfernt werden. Anschließend kann die Belegung wie gewohnt verschoben werden.

Verbesserte Darstellung in der Rechnungs-Stapelbearbeitung

In der Stapelbearbeitungs-Ansicht der Rechnungen wird nun dieselbe Listen-Darstellung wie in der allgemeinen Rechnungs-Liste verwendet. Dadurch können hier auch die gewohnten Sortier- und Filterfunktionen verwendet werden. Außerdem werden die Einträge sowohl in der Gesamtliste der Rechnungen als auch in der Stapelbearbeitung nach Status (zuerst „Bearbeitung“, dann „Gebucht“, dann „Storniert“) und Datum absteigend (neueste oben) sortiert dargestellt, um einen flüssigeren Arbeitsablauf zu ermöglichen.

Anzeige von weiteren Details zu Seminarterminen und Zimmerbelegungen in der Kalenderansicht

In der Kalenderansicht der Zimmerbelegung – und somit auch in der Zimmerverteilung – werden nun weitere Details zu den Seminaren sowie den einzelnen Belegungen dargestellt:

  • Bemerkungen aus dem jeweiligen Seminar bzw. Seminartermin, Angaben zu den angemeldeten und geplanten Teilnehmern sowie den gebuchten Räumen für diesen Termin.
  • Bemerkungen zu Buchungen und Gästen, ggf. gewählte Sonderwünsche sowie Notizen.

Sind Bemerkungen/Notizen (vom Typ „Logis“) vorhanden, so wird dies bei dem jeweiligen Seminar- bzw. Belegungsbalken durch ein blaues Symbol dargestellt.

Direkte Preiseingabe in Gruppen-Buchungen und Vorlage für Gastnamen

Beim Anlegen einer Gruppen-Buchung können nun in den einzelnen Untergruppen auf Wunsch direkt Preise für die Kategorien Kost und Logis eingegeben werden. Die hier eingegebenen Preise werden dann anstatt der Preise aus der Preisliste in die Buchung für die jeweiligen Gäste übernommen.

Außerdem lässt sich auf Wunsch eine individuelle Vorlage für die Gastnamen eingeben. Wenn hier nichts eingegeben wird, so wird wie gehabt die Teilnehmerart als Vorlage verwendet. Die Gäste werden dann also bspw. mit „Teilnehmer 01“, „Teilnehmer 02“ etc. bezeichnet.

Neue E-Mail-Platzhalter

Zu guter Letzt gibt es mit diesem Update folgende neue E-Mail-Platzhalter:

  • [PreisKost]: Verpflegungspreis
  • [PreisLogis]: Übernachtungspreis
  • [PreisKostUndLogis]: Summe von Verpflegung und Übernachtung

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Notizen und Aufgaben, Buchungsübersicht, Termine in der Übersicht ausblenden

Gern möchten wir hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom 14. April 2019 mit euch teilen.

Notizen und Aufgaben zu Buchungen, Personen, Rechnungen oder Seminaren und Terminen hinterlegen

In SeminarDesk können nun zu Buchungen, Personen, Rechnungen, Seminaren und Terminen Notizen und Aufgaben hinterlegt werden. So können beispielsweise zu einer Person wiederkehrend benötigte Informationen wie Verpflegungswünsche oder Zimmerpräferenzen gespeichert werden. Oder es kann bei einer Buchung eine terminierte Aufgabe hinterlegt werden, damit nicht vergessen wird, dass eine Rechnung erstellt und per Post versandt werden soll.

Notizen und Aufgaben - Liste der Notizen
Notizen und Aufgaben - Liste der offenen Aufgaben

Notizen und Aufgaben werden einer der vier Kategorien Allgemein, Kost, Logis oder Seminar zugeordnet. Über diese Zuordnung lassen sich später bspw. in einem Bericht nur die Notizen des Typs Kost zu den Buchungen oder Gäste ausgeben.

Eine Notiz oder Aufgabe anlegen

Aufgaben können optional einem Verantwortlichen zugewiesen und mit einem Stichtag versehen werden. Gibt es für den angemeldeten Benutzer überfällige Aufgaben, so wird ein entsprechender Hinweis in der rechten oberen Bildschirmecke angezeigt. Per Klick auf den Button „Überfällige Aufgaben“ gelangt man zur Liste der offenen/überfälligen Aufgaben.

Sind zu einem Datensatz Notizen vorhanden, so wird dies in der jeweiligen Listenansicht bzw. bei Bearbeitung des Datensatzes in der rechten oberen Bildschirmecke angezeigt.

Buchungsübersicht

Hinter dem Menüpunkt „Buchungen > Buchungsübersicht“ verbirgt sich eine neue Listenansicht der Buchungen. Die Anzeige kann auf Wunsch z.B. nach Anreisezeitraum (Kalenderwoche/-wochenende) gruppiert werden. Über diese Ansicht kann man sich dann beispielsweise schnell darüber informieren, ob in einer bestimmten Woche noch Kapazitäten für die Aufnahme einer weiteren Gruppe vorhanden sind.

Über die Buttons „Nach Anreise“ bzw. „Nach Seminar“ kann die nach Anreisezeitraum bzw. Seminar gruppierte Darstellung gewählt werden. Die Gruppierungen sind auch kombinierbar.

Über die Aktion „Aufheben“ wird die Gruppierung aufgehoben und wieder zur Listenansicht gewechselt.

Hinweis: Die Detailzeile(n) einer Buchung können ganz bequem durch Klick auf eine Buchungszeile ausgeklappt werden.

Termine ausblenden, zusätzlicher Titel-Text für Termine und weitere Detailverbesserungen

Last but not least hier noch ein paar weitere Funktionen und Verbesserungen, die wir auch noch für euch in dieses Update integriert haben:

  1. Einzelne Termine können nun auf der Veranstaltungsübersicht ausgeblendet werden, indem der Webstatus „Nur auf Buchungsseite“ gewählt wird.
  2. Weiterhin kann bei einem Termin optional ein zusätzlicher Titel-Text angegeben werden, der auf dem Anmeldeformular vor dem Datum des jeweiligen Termins angezeigt wird.
  3. Eine Gruppen-Buchung kann nun auch ohne die Wahl einer Logis-Kategorie bei den einzelnen Gäste-Gruppen erstellt werden – die Buchung wird dann also ohne Übernachtung erstellt.
  4. Über die neue Webeinstellung „Teilnehmerart für Kinder“ kann festgelegt werden, ob im Anmeldeformular die Auswahlbox „Teilnehmerart“ für Kinder angezeigt werden soll oder nicht. Falls sie nicht angezeigt wird, werden Kinder automatisch als Teilnehmer eingebucht.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Individuelle Sonderwünsche für Kost und Logis, Übersicht über Zimmer-/Belegungsdetails – und viele weitere Verbesserungen

Hiermit möchten wir euch die neuen Funktionen und Verbesserungen des jüngsten SeminarDesk-Updates vom 27. März 2019 vorstellen!

Individuelle Kost- und Logis-Sonderwünsche anlegen und bei der Online-Anmeldung auswählen

Als wichtigste Neuerung gibt es mit diesem Update die Möglichkeit, die Optionen für die Sonderwünsche anzupassen. Bis dato gab es lediglich die zwei feststehenden Auswahlmöglichkeiten für die Verpflegung „Vegan“ und „Glutenfrei“. 

Ab sofort können unter „Verwaltung > Sonderwünsche“ neue Optionen in den drei Kategorien „Kost“, „Logis“ und „Sonstiges“ angelegt werden:

Für jeden Sonderwunsch kann – neben einer Bezeichnung und einem Kürzel für die Anzeige auf Listen – auf Wunsch auch ein Aufpreis (pro Mahlzeit, Nacht, Tag oder Aufenthalt) hinterlegt werden. Wenn ein Aufpreis eingetragen ist, so wird dieser auf den Preis der jeweiligen Buchungszeile (Kost bzw. Logis) aufgeschlagen. Hinweis: Für Sonderwünsche des Typs „Sonstiges“ erfolgt kein automatischer Preisaufschlag, dieser muss also ggf. manuell durchgeführt werden.

Sonderwünsche können über die Option „Auf Website buchbar“ auch für die Auswahl bei der Online-Anmeldung freigeschaltet werden. Damit die Sonderwünsche auf dem jeweiligen Anmeldeformular angezeigt werden, muss zusätzlich die Option „Sonderwünsche zeigen“ in den Webeinstellungen des Seminars aktiviert sein.

Sonderwünsche, die nicht über die Website buchbar sind, können einem Buchungsgast über die „Bearbeiten“-Funktion manuell hinzugefügt werden. In den Gästedetails sowie der Buchungsübersicht werden die gebuchten Sonderwünsche dargestellt, um diese schnell im Überblick zu haben.

Solltet ihr planen, die neuen Möglichkeiten der Sonderwünsche zu nutzen und habt noch Fragen dazu, vereinbart bitte hier einen persönlichen Besprechungs-Termin. Wir sind euch dann gern bei der Einrichtung der Einstellungen behilflich.

Mit den "Zimmer-/Belegungsdetails" den Überblick über die Auslastung und verfügbare Kapazitäten behalten

In der neuen Ansicht „Zimmerverwaltung > Zimmerdetails“ werden Zimmerbelegungen nach Datum und z. B. Zimmer und/oder Zimmertyp aufgeschlüsselt dargestellt. Auf Wunsch können weitere Details wie z. B. das Geschlecht oder Alterskategorie („E“ = „Erwachsener“, „K“ = „Kind“) der Gäste oder die Anzahl freier Betten („F“) in die Auswertung mit einbezogen werden.

In Kombination mit der allgemeineren Ansicht unter „Zimmerverwaltung > Belegungsstatistik“ lässt sich damit schnell ein Überblick über die Auslastung und die freien Kapazitäten verschaffen.

Solltet ihr Fragen oder Verbesserungsvorschläge zu diesen Auswertungen haben, kontaktiert und dazu bitte sehr gern per E-Mail!

E-Mail-Platzhalter für Zusatzangaben, Aktualisierung von Personen-Daten und weitere Verbesserungen

Folgende kleinere neue Funktionen und Verbesserungen haben wir für euch auch noch in dieses Update integriert:

  1. Über den E-Mail-Platzhalter [Zusatzangaben] können nun in der Anmelde- oder Bestätigungs-E-Mail die bei der Buchung eingegebenen Fragebogen-Antworten ausgegeben werden. Somit kann der Gast sicherstellen, dass die eingegebenen Daten korrekt übermittelt wurden.
    Hinweis: Die bei der Anmeldung gewählten Sonderwünsche werden übrigens automatisch über den Platzhalter [Details] mit ausgegeben.
  2. Bei der Online-Anmeldung werden nun bei bereits bestehenden Personen die eingegebenen Daten wie Anschrift und Geburtsdatum mit den vorhandenen Daten abgeglichen und ggf. in den Personen-Datensatz übernommen. So wird z.B. eine neue Telefonnummer oder eine geänderte Adresse automatisch in die Stammdaten der Person übernommen, wenn der Gast bei der nächsten Anmeldung abweichende Angaben macht.
  3. Die Darstellungsreihenfolge der Gäste im Anreisemanagement berücksichtigt nun auch die Einstellung „Bucher nach Nachname sortieren“, damit durch eine übereinstimmende Sortierung mit der Buchungsliste möglichst effizient gearbeitet werden kann.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Als Bucher bei der Online-Anmeldung nicht für Teilnahme anmelden, Standard für Verpflegungsoptionen hinterlegen und weitere Verbesserungen

Heute möchten wir euch die neuesten Funktionen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom 10. März 2019 vorstellen.

Als Bucher bei der Online-Anmeldung nicht selbst – oder nur als Begleitperson – anmelden

Bisher war es über das Online-Anmeldeformular nicht möglich, den Bucher von der Teilnahme an der Veranstaltung auszunehmen. So war es z.B. nicht möglich, dass ein Elternteil ein Kind zu einer Veranstaltung anmeldet, an der sie oder er aber selbst gar nicht teilnimmt.

Über die neue Funktion „Ich buche auch für mich selbst“ im Formular kann bei der Anmeldung nun ausgewählt werden, ob der Bucher auch selbst an der Veranstaltung teilnimmt – und wenn ja, ob in der Rolle eines Teilnehmers oder als Begleitperson.

Wird der Haken bei „Ich buche auch für mich selbst“ entfernt, so muss zwingend mindestens ein weiterer Gast (Erwachsener oder Kind, je nach Einstellung des jeweiligen Seminars) hinzugefügt werden, bevor die Anmeldung abgeschickt werden kann.

Auch beim manuellen Anlegen von Buchungen ist es nun möglich, den Bucher über die Auswahl der Teilnehmerart „Keine Teilnahme, nur Bucher“ von der Teilnahme auszunehmen. Wird diese Option gewählt, so werden für den Bucher keine Buchungszeilen angelegt. Es ist dann natürlich zwingend erforderlich, mindestens einen weiteren Gast anzugeben.

Standard für Verpflegungsoptionen bei neuen Seminarterminen hinterlegen

Unter „Verwaltung > Einstellungen“ kann nun der Standard für die Verpflegungsoptionen bei neuen Terminen hinterlegt werden. Neben der Angabe, ob die beiden Pausen verwendet werden sollen, werden dazu die Uhrzeiten angegeben, zu denen der Termin am ersten Tag begonnen bzw. am letzten Tag geendet haben muss, damit die jeweilige Mahlzeit aktiviert wird. 

Diese Standard-Einstellungen werden dann beim Anlegen der Verpflegungsoptionen eines neuen Termins berücksichtigt.

Ein Beispiel: Für Termine, die vor 9 Uhr beginnen, soll standardmäßig das Frühstück aktiviert werden. Dazu wird im Abschnitt „Einstellungen erster Tag“ in das Feld „Frühstück“ 09:00:00 eingetragen. Wird nun ein neuer Termin angelegt, der um 8 Uhr beginnt, so wird automatisch das Frühstück an diesem Tag aktiviert. Für einen Termin mit Beginn 9:30 wird das Frühstück hingegen nicht aktiviert.

 Die Optionen können natürlich wie gewohnt für jeden Termin auf Wunsch manuell angepasst werden!

Hinweis: Beim Kopieren eines Seminartermins wird der Standard nicht verwendet, sondern es werden die Verpflegungsoptionen des kopierten Termins übernommen!

Buchungszeilen mit Preis 0 nicht in E-Mails ausgeben

Bislang werden durch den E-Mail-Platzhalter [Details] alle in der Buchung vorhandenen Buchungszeilen ausgegeben, auch wenn der Preis 0 € beträgt. 

Für einen Gast, der z.B. nur Unterkunft und Verpflegung buchen möchte, kann es aber verwirrend sein, wenn eine Buchungszeile „Seminarteilnahme“ mit 0 € auftaucht, es also keine Teilnahmegebühren gibt.

Über zwei neue allgemeine Optionen unter „Verwaltung > Einstellungen“ lässt sich nun steuern, ob Zeilen mit Preis 0 € ausgegeben werden sollen oder nicht:

In einer Status-E-Mail, die den Platzhalter [Details] verwendet, werden dann entsprechend dieser Einstellungen die Zeilen angezeigt oder (rechts) ausgeblendet:

Mehr Übersicht bei den Gästedetails in Gruppen-Buchungen und Gäste per Klick entfernen

In der Tabelle der „Gäste und Buchungsdetails“ in einer Buchung gibt es nun die Möglichkeit, Gäste schnell nach Geschlecht, Gastart und Alter zu gruppieren:

So kann man sich z.B. in Gruppen-Buchungen schnell einen Überblick darüber verschaffen, wie viele weibliche Teilnehmer es gibt, falls dies z.B. für die Zimmerzuteilung relevant ist oder es häufiger Änderungen an den Gruppenstärken gibt.

Außerdem gibt es die neue Aktion „Löschen“, mit der ein Buchungsgast bequem (nach Angabe eines Löschgrundes) aus der Buchung entfernt werden kann:

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Fragebogen zur Erfassung von Zusatzangaben bei der Online-Anmeldung, E-Mails erneut versenden, Geschlechtsangabe bei Buchungsgästen

Hiermit möchten wir euch über die neuesten Funktionen und Verbesserungen des aktuellen Updates vom 18. Februar 2019 informieren.

Mit Fragebogen beliebige Zusatzangaben bei der Online-Anmeldung erfassen

Die größte Neuerung in diesem Update betrifft die Online-Anmeldung. Bisher konnten über das Anmeldeformular nur standardisierte Angaben abgefragt werden. Für Sonderwünsche oder Zusatzangaben gab es bislang nur das Textfeld „Bemerkungen“

Mit der neuen Fragebogen-Funktion bietet SeminarDesk hier nun eine viel größere Flexibilität.

Über den Menüpunkt Verwaltung > Fragebögen gelangt man in die Übersicht aller im System hinterlegten Fragebogen und Fragen. Ein Fragebogen ist dabei eine Zusammenstellung von Fragen. Fragen können auf mehreren Fragebogen eingesetzt werden.

Fragebogen anlegen
Auswahloption für Frage vom Typ Auswahlfeld anlegen
Frage einem Fragebogen zuweisen
Auswahl-Frage mit Optionen

In der Fragebogen-Verwaltung können neue Fragebogen und Fragen angelegt und Fragen zugewiesen werden. Dabei gibt es verschiedene Arten von Fragen: Ja/Nein-Felder, Auswahlfelder und Textfelder (ein- oder mehrzeilig).

Fragebogen einem Seminar zuweisen und Antworten in Buchungen anzeigen und bearbeiten

Ist ein Fragebogen fertiggestellt, kann dieser einem Seminar zugewiesen werden:

Bei der Zuordnung gibt es dabei mehrere Möglichkeiten:

  • Fragebogen Allgemein: Dieser wird auf dem Anmeldeformular ein Mal angezeigt. Die Antworten gelten also für alle Gäste in dieser Buchung.
  • Fragebogen Erwachsene bzw. Kinder: Dieser wird pro Gast (entsprechend der Auswahl Erwachsener oder Kind) jeweils ein Mal angezeigt. Jeder Gast kann also eigene Antworten eingeben. Dies ist z.B. dann nützlich, wenn es um Verpflegungsinformationen geht, die für jeden Gast separat erfasst werden sollten.

Über das Anmeldeformular kann der Gast dann im Abschnitt „Teilnehmer“ die teilnehmerspezifischen und im Abschnitt „Sonstiges“ die allgemeinen Fragen beantworten:

Die gespeicherten Antworten lassen sich schließlich in der jeweiligen Buchung einsehen und nachträglich auch noch bearbeiten:

Über die Aktion „Bearbeiten“ können übrigens alle Antworten auch manuell in der Buchung eingegeben bzw. nachträglich bearbeitet werden.

Gibt es Fragen oder Anregungen zu dieser Funktion? Kontaktiert uns dazu gern per E-Mail – wir freuen uns über Feedback!

Fehler beim E-Mail-Versand anzeigen und E-Mails erneut versenden

In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass SeminarDesk E-Mails nicht versenden kann, z.B. wenn der E-Mail-Provider zeitweise ausfällt oder sich das Passwort des hinterlegten E-Mail-Kontos geändert hat. In diesen Fällen zeigt SeminarDesk nun im Seitenkopf einen deutlichen Hinweis an:

In der E-Mail-Historie kann dann nachvollzogen werden, welche E-Mail(s) nicht gesendet werden konnte und um welchen Fehler es sich handelte:

E-Mails können außerdem über den Link Senden in der E-Mail-Historie erneut gesendet werden. Dies ist z.B. dann hilfreich, wenn es ein temporäres Problem beim E-Mail-Versand gab.

Geschlechtsangabe bei weiteren Buchungsgästen

Für weitere Gäste einer Buchung, bei denen keine Person sondern nur ein Name hinterlegt wurde, kann nun optional das Geschlecht angegeben werden:

Diese Information wird dann in der Buchung und auch in der Zimmerverteilung angezeigt:

E-Mail-Platzhalter für Buchungsbemerkungen

Last not but least: Über den neuen E-Mail-Platzhalter [Buchungsbemerkungen] lässt sich in der automatischen Anmelde-E-Mail (Eingangsbestätigung) die vom Gast eingegebene Bemerkung ausgeben.

Somit kann der Gast sicherstellen, dass die von ihm eingegebenen Kommentare bei der Anmeldung auch tatsächlich übermittelt wurden.

Wir sind wie immer sehr gespannt auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Zimmerkontingente, Buchen einzelner Termine bei mehrteiligen Seminaren, Standard für Webeinstellungen, Zahlungsverteilung neu berechnen

Heute möchten wir die neuen Funktionen des ersten SeminarDesk-Updates im neuen Jahr vom 3. Februar 2019 mit euch teilen!

Zimmerkontingente anlegen und anzeigen

Eine weitere hilfreiche Funktion zur Kapazitätsplanung mit SeminarDesk hat gerade das Licht der Welt erblickt: Die Zimmerkontingente!

Mit einem Zimmerkontingent lassen sich – kurz zusammengefasst – beliebige Zimmer für ein Seminar (bzw. einen konkreten Termin) vormerken, um bei der Belegungsplanung berücksichtigen zu können, welche Zimmer schon reserviert sind.

Über die Details eines Termins (Aktion „Raummiete, Rechnungen etc.“) lassen sich die Kontingente im Abschnitt „Zimmerkontigente“ verwalten:

Im Zimmerkalender bzw. der Zimmerverteilung werden die Kontingente dann angezeigt – in der Farbe des jeweiligen Seminars:

Gibt es eine Überschneidung mit einem Zimmerkontingent und einer anderen Belegung, so zeigt SeminarDesk dies zwar als Warnung an, verhindert diesen Zustand jedoch ganz bewusst nicht – passend zur allgemeinen Philosophie von SeminarDesk, dass solcherlei „Fehleingaben“ erlaubt, aber dennoch transparent erkennbar sein müssen.

Wir haben schon viele weitere Ideen und Pläne und werden die Zimmerkontingente mit den nächsten Updates nach und nach erweitern und ausbauen! 

Wir freuen uns ganz besonders auf euer Feedback und weitere Anregungen zu dieser neuen Funktion. Was würde euch bei der Planung in eurem Hause vielleicht noch unterstützen und euch das Leben erleichtern?

Buchen einzelner Termine bei mehrteiligen Seminaren

Bislang war es mit SeminarDesk nicht möglich, sich nur zu einem (oder mehreren) Terminen eines mehrteiligen Seminars anzumelden. Da es aber auch Seminarreihen gibt, die zwar zusammenhängend sind, bei denen es aber durchaus möglich ist, nur an ausgewählten Terminen teilzunehmen, haben wir dies nun geändert.

In den Webeinstellungen des Seminars gibt es die neue Option „Mehrfachbuchung erlaubt“. Ist diese bei einem mehrteiligen Seminar aktiviert, so verändert sich die Anzeige der Termine auf der Anmeldeseite: Es können nun beliebige Termine angehakt werden, für die dann die Anmeldung gilt.

Standard für Webeinstellungen hinterlegen

Für jedes Seminar können in SeminarDesk die Einstellungen zur Online-Anmeldung (die sog. Webeinstellungen) vorgenommen werden. Bisher war es nicht möglich – wie beispielsweise bei den E-Mail-Texten – einen globalen Standard für diese Einstellungen zu hinterlegen.

Nun ist dies über die Funktion „Verwaltung > Standard-Webeinstellungen“ möglich. Alle Seminare, bei denen nicht explizit die Webeinstellungen geändert wurden, verwenden den hier hinterlegten Standard.

Verteilung von Zahlungen auf Buchungszeilen neu berechnen

Gelegentlich kann es vorkommen, dass die von SeminarDesk automatisch ermittelte Zuordnung zwischen eingetragenen Zahlungen und Buchungszeilen nicht mehr aktuell ist. Dies kann z.B. dann auftreten, wenn nach dem Eintragen einer Zahlung der tatsächliche Preis einer Buchungszeile geändert wurde. Zum Problem kann dies werden, wenn dadurch die Seminarabrechnung oder z.B. die Erstellung von Quittungen durcheinander gerät: Der Saldo der Buchung ist in diesen Fällen zwar korrekterweise 0, die einzelnen Buchungszeilen können aber einen negativen bzw. positiven Saldo aufweisen.

Um dies zu korrigieren, können nun über die neue Funktion „Verteilung neu berechnen“ im Bereich „Zahlungen“ einer Buchung die bereits eingetragenen Zahlungen neu auf die Buchungszeilen verteilt werden. Damit erspart man sich künftig den Umweg über das Löschen und Neueintragen der Zahlungen!

Hinweis: Wichtig ist, dass diese Funktion nur verfügbar ist, wenn der Saldo der Buchung 0 ist. Es müssen also vorher alle Zahlungen bzw. Rückzahlungen entsprechend eingetragen sein, bevor diese Funktion aufgerufen werden kann.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Rechnungen zusammenführen und Versandstatus, Kostenstellen für Equipment/Räume, Details anzeigen im externen Raumkalender

Gern möchten wir hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates aus dem Januar 2019 mit euch teilen.

Mehrere Rechnungen zu einer zusammenführen

Über die neue Funktion „Zusammenführen“ in einer Rechnung kann nun aus mehreren Einzelrechnungen eine Gesamtrechnung erstellt werden.

Ein Anwendungsfall ist beispielsweise die Erstellung eine Gesamtrechnung an einen Seminarveranstalter/-leiter*in, in der mehrere Einzelrechnungen z.B. über Raummiete, übernommene Leistungen für Assistenten*innen und sonstige Ausgaben zusammengefasst werden sollen.

Es öffnet sich ein Dialog, in dem die Rechnungen selektiert werden können, die in die Ausgangsrechnung überführt werden sollen:

Sind die gewünschten Rechnungen markiert, wird die Aktion über „Zusammenführen“ ausgeführt. Die zur Zusammenführung gewählten Rechnungen werden dadurch gelöscht und alle Positionen werden in die Ursprungsrechnung übernommen.

Hinweis: Es können grundsätzlich nur Rechnungen im Status „Bearbeitung“ zusammengefasst werden!

Tipp: Das Zusammenführen kann mehrfach wiederholt werden, wenn z.B. nachträglich noch weitere Rechnungen erstellt wurden, die nun in die Gesamtrechnung eingefügt werden sollen.

Anzeige des Versanddatums einer per E-Mail versendeten Rechnung

Um einen Überblick darüber zu bekommen, welche Rechnungen bereits (wann) per E-Mail verschickt wurden, zeigt SeminarDesk nun das Versanddatum in der Übersichtsliste der Rechnungen an.

Da eine Rechnung u.U. mehrfach per E-Mail geschickt werden kann, gibt es außerdem in der Detail-Ansicht einer Rechnung den neuen Aktions-Button „Versendete E-Mails“, über den dann in die E-Mail-Historie für diese spezielle Rechnung gesprungen werden kann.

Kostenstellen für Equipment und Seminarräume

Für die Seminarabrechnung bzw. Auswertung ist es nun möglich, auch einzelne Equipments und Seminarräume mit einer Kostenstellenbezeichnung zu versehen.

Nach dieser Kostenstelle erfolgt dann z.B. im Bericht „Seminarabrechnung“ dementsprechend die Gruppierung der Umsätze:

Mehr Details im öffentlichen Raumkalender anzeigen lassen

Über den Menüpunkt „Verwaltung > Einstellungen“ lässt sich nun steuern, welche Details in der externen Raumbuchungsübersicht, die auch für anonyme Website-Besucher einsehbar ist, angezeigt werden sollen:

Neben den Namen des Seminartermins und der Empfang-Details lässt sich hier auch steuern, wie viele Tage in die Zukunft (und ggf. Vergangenheit) der Kalender abdecken soll.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.