Zusätzliche Platzhalter für Status-Mails, neue Dashboard-Anzeige für externe Unterkünfte, Verbesserungen für Profile und vieles mehr…

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom November 2021 vorstellen.

Zusätzliche Platzhalter für Status-E-Mails

Die Status-E-Mails, die unter Verwaltung – Setup – E-Mails – Standard E-Mail-Einstellungen konfiguriert werden können, wurden im Zuge des November-Updates mit neuen Platzhaltern ausgestattet. Am Ende der Liste finden sich nun die Platzhalter für die „Bevorzugte E-Mail“Bevorzugtes Telefon, „Bevorzugte Adresse“ und das „Geburtsdatum“ der/s E-Mail-Empfänger*in.

Neue E-Mail-Platzhalter
Zusätzliche Platzhalter für Status-E-Mails

Neues Dashboard-Panel: Nicht zugewiesene externe Unterkünfte, bei denen ein Stornodatum ansteht

Das November-Update schaltet zudem ein neues Dashboard-Panel frei. Dieses Panel zeigt die Liste der aktiven externen Unterkünfte mit ihren Stornierungsterminen an.

Dashboard-Panel Anstehende Stornierungen

Das Dashboard-Panel gibt also einen schnellen Überblick über die externen Unterkünfte, für die ein Stornierungsdatum in naher Zukunft festgelegt wurde. So sieht man, welche von diesen ungenutzten Unterkünften möglicherweise storniert werden müssen.

Verbesserung der Kommunikation innerhalb von Profilen: Direkt E-Mail erstellen oder Website öffnen

Innerhalb der Profile ist es ab sofort möglich, durch einen Klick auf die entsprechenden Icons entweder direkt den Dialog für den E-Mail-Versand oder die hinterlegte Webseite (in einem neuen Browser-Fenster) zu öffnen.

Webseite öffnen und E-Mail versenden aus Profil
"E-Mail versenden" und "Webseite öffnen" Icons

Adressprüfungs-Hinweis in Profilen

Wenn der kostenpflichtige Adressprüfungs-Service aktiv ist, so wird in Profilen ab sofort ein Hinweis angezeigt, wenn die Adresse noch nicht geprüft wurde.

Hinweis bei noch nicht geprüften Adressen

Warnung, wenn in Profilen keine Kontaktdaten hinterlegt sind

Sind in einem Profil keinerlei Kontaktdaten hinterlegt, so wird ab sofort beim Bearbeiten des Profils oben eine entsprechende Warnung angezeigt:

Warnung bei Profilen ohne Kontatdaten
Warnung bei fehlenden Kontaktdaten in Profilen

Warnung, wenn gewählte "bevorzugte Adresse", "Telefonnummer" oder "E-Mail" leer ist

Enthält die bevorzugte Adresse innerhalb eines Profils keine Daten, so wird ab sofort eine Warnung angezeigt mit dem Hinweis: „Für den gewählten Eintrag gibt es keine Daten.“

leere Adressdaten

Das Gleiche gilt für die bevorzugte E-Mail und Telefonnummer:

Warnung bei fehlenden Adress-, E-Mail- und Telefondaten 

Liste der Buchungen für Teilnehmende im Online-Konto einsehbar

Teilnehmende, die über ein Online-Konto verfügen, können ihre getätigten Buchungen ab sofort über den Reiter „Buchungen“ jederzeit einsehen. 

Buchungen für Teilnehmende anzeigen
Anzeige der Buchungen im Online-Konto

Wir hoffen wie immer, dass Euch diese Verbesserungen helfen und freuen uns auf Euer Feedback!

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Christoph, Simon und Jan.

Teilrechnungen erstellen, mehrere Buchungen auf einmal bestätigen, Einstellungen für E-Mails und weitere Verbesserungen…

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom Oktober 2021 vorstellen.

Teilrechnungen erstellen

Unter Buchung bearbeiten – Zahlung und Rechnung gibt es ab sofort die Möglichkeit, auch Teilrechnungen zu erstellen. Damit können leicht mehrere Rechnungen für z.B. eine Ratenzahlung erzeugt werden.

Teilrechnungen erstellen

Im Anschluss kann gewählt werden, wie viele Teilrechnungen erstellt werden sollen.

Für jede Teilrechnung kann dann der „Prozentsatz des Gesamtsaldos“ und das jeweilige Rechnungsdatum festgelegt werden.

2 Teilrechnungen als Beispiel

SeminarDesk erzeugt dann die gewünschte Anzahl Rechnungen mit den jeweiligen Teilbeträgen. Die so erzeugten Rechnungen unterscheiden sich davon abgesehen nicht von „normalen“ Rechnungen.

Mehrere Buchungen auf einmal bestätigen

In der Liste aller Buchungen findet sich ab sofort die Funktion „Sammel-Bestätigung“. So können mehrere Buchungen selektiert und in einem Schritt bestätigt werden.

Sammelbestätigung

Liste der Buchungen/Saldoauswertung: "Anzahl Differenzen"

Über die Saldoauswertung unter dem Menüpunkt Buchungen gibt es neu die Spalte „Anzahl Differenzen“:

Saldoauswertung Anzahl der Differenzen

Hiermit und in Kombination mit der Anzahl Rechnungen lassen sich leicht Buchungen finden, für die noch eine oder mehrere Rechnungen erstellt werden müssen.

Einstellungen für E-Mails über fehlgeschlagenen E-Mail-Versand

Unter Verwaltung – Setup – Allgemeine Einstellungen kann nun ausgewählt werden, wer im Fall von fehlgeschlagenem E-Mail-Versand informiert werden sollen. Es können hier zum einen SeminarDesk-Benutzer*innen ausgewählt oder beliebige E-Mail-Adressen manuell eingetragen werden.

Benachrichtigung bei Fehler

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Neue Dashboard-Ansichten, Webhooks für Profile, Buchungs-Zusatzfelder in Listen anzeigen, Hinweis zu internen und externen Bemerkungen und mehr…

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom September 2021 vorstellen.

Zimmerzuweisung und "Kennung" direkt in der Liste der Buchungen bearbeiten

Zimmer können ab sofort schneller und direkt aus der Buchungsliste (und der „Buchungsübersicht“) heraus zugewiesen werden, ohne dafür in die Details der Buchung zu wechseln.

Über das Aktionen-Menü kann entweder auf „Zimmer zuweisen“ geklickt werden, um die Zimmer-Auswahl als Dropdown anzuzeigen.

Zimmer zuweisen in Buchungsliste

Neu ist die Zuordnung über die Spalte „Zimmer“. Dieses Feld lässt sich – sofern in der Buchung eine Übernachtung gebucht wurde – anklicken und direkt innerhalb der Buchungsübersicht bearbeiten.

Zimmerauswahl in Buchungsliste

Auf die gleiche Weise kann ab sofort auch das Feld „Kennung“ leicht bearbeitet werden, denn es ist direkt in der Liste editierbar.

Kennung editieren in Buchungsliste

Hinweis: Damit die Änderungen wirksam werden, muss unterhalb der Liste noch auf „Änderungen speichern“ geklickt werden.

Kontakt-E-Mail-Adresse für Anzeige auf Buchungsseite im Fehlerfall

Über Verwaltung – Setup – Buchungsseite – Standard-Webeinstellungen kann ab sofort eine Kontakt-E-Mail-Adresse hinterlegt werden.

Kontakt-E-Mail-Adresse

Diese E-Mail-Adresse wird im Fehlerfall auf der Buchungsseite als Kontaktmöglichkeit angezeigt.

Webhooks für Profile

Die Webhooks unter Verwaltung – Setup – Webhooks und Schnittstellen waren bisher bereits verfügbar für bspw. Veranstaltungen und Labels.
Ab sofort können Ereignisse auch für Profile an externe Systeme automatisiert über Webhooks übermittelt werden. Auslöser können die Erstellung eines neuen Profils, das Ändern oder Löschen oder die Zusammenführung zweier Profile sein.

Mehr Informationen zur Benutzung der Webhooks finden sich hier.

Webhooks für Profile

Dokumente in "Postfach" von Online-Konto einstellen

Ab sofort können Teilnehmenden, die sich für ein Online-Konto angemeldet haben, Dokumente in ihrem persönlich Postfach zur Verfügung gestellt werden.

Hierfür muss zunächst unter Verwaltung – Setup – Buchungsseite – Online-Konto die Funktion „Postfach aktivieren“ markiert werden:

Im Anschluss kann dann das entsprechende Profil aufgerufen und der Reiter „Online-Konto“ angeklickt werden:

 

Der Bereich „Dateien im Postfach“ erlaubt es uns nun, Dateien hochzuladen, auf die dann nur diese Person Zugriff hat. 

Wenn wir uns nun als Nicola Tesla in das entsprechende Online-Konto einloggen, sehen wir das Dokument unter dem Reiter „Mein Postfach“ und können es herunterladen.

Neue Dashboard-Ansichten: Neue Buchungen/Buchungen auf Warteliste für meine Veranstaltungen

Neben der aktuellen Warteliste gibt es nun auch eine Dashboard-Ansicht für die Anzeige der Buchungen auf der Warteliste für die eigenen Veranstaltungen.

Mehr Informationen zum Dashboard finden sich hier in unserem Hilfe-Center.

Warteliste für meine Termine

Berichts-Vorlagen "archivieren"

Unter Verwaltung – Berichte können ab sofort nicht benötigte Berichte archiviert bzw. auf inaktiv geschaltet werden.

Durch Klick auf „Einstellungen bearbeiten“ eines Berichts findet sich dafür nun eine entsprechende Checkbox namens Aktiv.

In der Übersichtsliste werden standardmäßig nur die aktiven Berichte angezeigt werden. Durch einen Klick auf „Alle“ werden auch die inaktiven angezeigt. Inaktive Berichtsvorlagen werden bei der Auswahl zur Erstellung eines Berichts nicht angeboten.

Nur aktive Berichte anzeigen

Zusatzfelder Buchungsformular in Buchungsliste/-übersicht einblenden

Selbst erstellte Zusatzfelder des Buchungsformulars können ab sofort auch in der Liste der Buchungen bzw. der Buchungsübersicht angezeigt werden.

Damit die Felder in den Filtern der Buchungslisten angezeigt werden, müssen diese beim Anlegen unter Verwaltung – Setup – Zusatzfelder – Buchungsseite zuerst aktiviert werden.

Zusatzfelder in Listen anzeigen

Durch das Symbol „Anzeige bearbeiten“ oberhalb der Buchungslisten findet sich nun das Zusatzfeld in den Filterlisten. Über den Reiter „Spaltenauswahl“ kann das Feld wie alle anderen ein- und ausgeblendet werden.

Zusatzfelder in Filterlisten

HINWEIS: Änderung bzgl. "Bemerkungen" in einer Buchung

Zum Abschluss noch ein Hinweis zu einer kleinen aber wichtigen Änderung, die mit diesem Update wirksam wird:

In den Buchungen gibt es ein neues Feld „Interne Bemerkung“. Dies ist, wie der Name bereits sagt, für interne Informationen, Austausch innerhalb des Teams oder auch Notizen zu dieser Buchung gedacht.

Das bisherige Feld „Bemerkungen“ wurde in „Externe Bemerkungen“ umbenannt, um deutlicher zu machen, dass dieses Feld über den E-Mail-Platzhalter [Buchungsbemerkungen] z.B. in der Bestätigungs-E-Mail an den Bucher gesendet werden könnte – samt den ggf. manuell vorgenommenen Änderungen.

Es wird daher empfohlen, den Inhalt des Felds „Externe Bemerkungen“ nur mit besonderer Vorsicht zu ändern und für interne Bemerkungen bzw. Kommunikation stattdessen das Feld „Interne Bemerkungen“ oder die „Notizen“ zu verwenden.

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Christoph, Simon und Jan.

Benutzergruppen, iCal-Feeds und Attachments, Neue E-Mail-Platzhalter und weitere Verbesserungen…

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom Juli und August 2021 vorstellen.

Benutzergruppen

Das aktuelle Update verbessert den Datenschutz und das Datenmanagement und erlaubt es, nur bestimmten Gruppen von Mitarbeitern*innen Zugriff auf bestimmte Profildaten zu geben.

Hierfür können ab sofort die Benutzergruppen verwendet werden. Unter Verwaltung – Setup – Benutzerverwaltung müssen in einem ersten Schritt zuerst eine oder mehrerer Benutzergruppen neu erstellt werden.

Benutzergruppen hinzufügen und Benutzer zuweisen

Im Anschluss können dann den Benutzergruppen die einzelnen Benutzer*innen zugewiesen werden. 

Sichtbarkeit von Profilen

Um nun bestimmte Profile nur einer bestimmten Benutzergruppe anzuzeigen, kann beim Bearbeiten eines Profils unter Sichtbarkeit die Option Eingeschränkt“ ausgewählt werden. Nun können hier eine oder mehreren Benutzergruppen gewählt werden, die ausschließlichen Zugriff auf dieses Profil erhalten sollen.

Sichtbarkeit Profil Benutzergruppen

Sichtbarkeit von "sensiblen Daten"

Auf die gleiche Art und Weise lassen sich auch besonders sensible Daten für alle Benutzer bis auf eine bestimmte Benutzergruppe ausblenden. Diese sensiblen Daten umfassen die Felder Geburtsdatum, Beruf sowie die Kontodaten.

Sichtbarkeit geschützte Felder Geschäftsführung

Anreisemanagement nach Buchung anzeigen

Unter Buchungen – Anreisemanagement kann die Liste von nun an auch nach Buchung gruppiert dargestellt werden. Somit wird nicht jeder Gast einzeln, sondern nur noch eine Zeile pro Buchung aufgeführt.

Anreisemanagement nach Buchung sortieren

iCal-Attachment und iCal-Feeds

Bei sämtlichen E-Mail-Vorlagen lassen sich ab sofort iCal-Anhänge für Kalendereinträge mit an E-Mails anhängen. Hierfür reicht der Klick der Checkbox „Attach iCalendar (ICS) file.“

iCal Anhänge

iCal-Feeds

Unter Veranstaltungen, Raumbuchungen und der Zimmerverwaltung findet sich jeweils der Menüpunkt iCalendar-Feeds. 

Diese iCal-„Dateien“, die SeminarDesk dynamisch generiert, können über eine bestimmte URL abgerufen werden. Damit können Veranstaltungstermine in einem bestimmten Zeitraum, Zimmerbelegungen oder Veranstaltungsraumbelegungen in einen Kalender (oder eine andere Software, die ICS versteht) eingebunden werden.

iCal Feeds hinzufügen

Im Anschluss kann die iCal-Datei heruntergeladen werden oder die generierte URL kopiert werden, die dann bspw. in eine Kalendersoftware eingebunden werden kann.

Veranstaltungsspezifische E-Mail-Einstellungen auf Standard zurücksetzen

In den E-Mail-Einstellungen einer Veranstaltung lassen sich ab sofort mit einem Klick die Standard-E-Mail-Einstellungen wiederherstellen. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn beim Formatieren Fehler passiert sind oder wichtige Passagen gelöscht bzw. in den Standard-Einstellungen aktualisiert wurden.

E-Mails auf Standard zurücksetzen

Beim Klick auf „Standard zurücksetzen“ muss die Auswahl nochmals bestätigt werden.

Neuer E-Mail-Platzhalter: [GästeNamen]

Mit dem neuen E-Mail-Platzhalter [GästeNamen] lassen sich ab sofort leicht alle Gäste einer Buchung in einer E-Mail auflisten.

Dies ist sowohl für Bestätigungs-E-Mails relevant oder falls weitere Information von bestimmten Gästen benötigt werden und diese in der E-Mail direkt angesprochen oder erwähnt werden sollen.

Neuer E-Mail-Platzhalter: [DetailedDetails]

Mit dem Platzhalter [DetailedDetails] lassen sich nun neben den bisherigen Buchungsdetails nun außerdem noch die Anzahl der Nächte, die Mahlzeiten und die Preisstufe anzeigen. 

DetailedDetails Platzhalter
E-Mail Detailed Details Beispiel

Anzeige der Stadt/Kontaktdaten von Veranstaltungsorten in der Terminübersicht

In der Übersicht aller Termine kann ab sofort auch die Stadt und die Kontaktdaten von Veranstaltungsorten angezeigt werden. Als Standard sind diese Felder immer aktiviert und sichtbar. Unter „Anzeige bearbeiten“ kann die individuelle Ansicht angepasst und nicht benötigte Spalten ausgeblendet werden.

Stadt anzeigen

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Globale Suche, Umstrukturierte und erweiterte Ansicht der Personen- und Firmen-Profile, Serienbriefe erstellen und mehr…

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom Juni 2021 vorstellen.

Globale Suche

Ab sofort ist rechts oben auf jeder SeminarDesk-Maske ein Suchfeld verfügbar. Darüber kann die gesamte Datenbank durchsucht werden, bspw. nach Buchungsnummern, Namen von Teilnehmenden in Buchungen, Rechnungsnummern, Profilen oder nach Veranstaltungen und Veranstaltungsterminen.

Globale Suche

Umstrukturierte und erweiterte Ansicht der Personen- bzw. Firmen-Profile

Mit diesem Update wurde die Ansicht der Personen- und Firmenprofile überarbeitet.

Über die verschiedenen Reiter wie „Person“, „Rechnungsadresse“, „Extrafelder“ usw. lassen sich nun personen- oder firmen-bezogene Informationen schneller finden und editieren:

Überarbeitete Personenprofile

Neu ist hier auch der Reiter „Datenschutz (DSGVO)“, über den für jeden Kontakt die Rechtsgrundlage, die Datenherkunft und auch die Speicherdauer hinterlegt werden können. Darunter finden sich auch, falls diese angelegt wurden, die Einwilligungen:

Datenschutz-Reiter

Über die Reiter oben können wie gehabt die wichtigsten Arbeitsschritte durchgeführt werden. So kann bspw. direkt eine neue Buchung für die entsprechende Person angelegt werden oder eine neue E-Mail erstellt und versendet werden. Zudem können bereits bestehende Rechnungen und bereits versendete E-Mails an diese Person eingesehen werden oder alle von dieser Person getätigten Buchungen angezeigt werden.

CRM-Modul: Serienbriefe an Profil-Liste erstellen

Innerhalb des neuen CRM-Moduls gab es bereits die Funktion, die gefilterten oder vordefinierten Listen zu exportieren oder E-Mails zu verschicken. 

Ab sofort können nun auch auf die gleiche Weise auch Serienbriefe erstellt und gedruckt werden:

Durch Klick auf „Serienbrief erstellen“, öffnet sich ein umfangreicher Serienbrief-Editor mit dem frei Text, Logos, Tabellen und dynamische Felder eingefügt werden können, ähnlich wie man dies aus bspw. MS Word und anderen Textprogrammen kennt. Alternativ dazu kann auch eine bestehende Briefvorlage verwendet und editiert werden.

 

Serienbrief anlegen

Im Anschluss lässt sich über die Seriendruck-Funktion der gesamte Datensatz speichern bzw. direkt ausdrucken:

Seriendruck

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Benutzerdefinierte Filter für Listenansichten speichern, optionale Unterkunft und Verpflegung, umfangreichere Selektionsvorlagen und mehr…

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom Mai 2021 vorstellen.

Zimmerbelegung als "vorbereitet" markieren

Für die Zimmerbelegungen gibt es ab sofort den Status „Als vorbereitet markiert“. Dieser Status kann über das Info-Popup der Belegung gesetzt werden:

Zimmerverteilung vorbereitet

Zimmerbelegungen, die als vorbereitet markiert wurden, werden durch ein „Schlüsselzeichen“ gekennzeichnet: 

Zimmerverwaltung Schlüssel Zeichen

Vorlagen für Teilnahmegebühren

Unter Verwaltung – Vorlagen – Teilnahmegebühren können von nun an auch Vorlagen für Teilnahmegebühren-Preislisten definiert werden.

Vorlagen Teilnahmegebühren

Im Abschnitt „Teilnahmegebühren“ der Veranstaltung kann dann eine neue Preisliste aus einer Vorlage erstellt werden. Die Vorlagen sind insbesondere dann hilfreich, wenn sich die Teilnahmegebühren für verschiedene Veranstaltungen wiederholen und damit nicht jedes Mal neu angelegt werden müssen.

Vorlage auswählen

Geplante Aufgaben für Veranstaltungen und Buchungen

Beim Bearbeiten einer Veranstaltung gibt es unter dem Menüpunkt „Funktionen“ ab sofort die Möglichkeit, sogenannte „geplante Aufgaben“ anzulegen.

Funktionen und geplante Aufgaben

Über eine „geplante Aufgabe“ kann zu einem bestimmten Zeitpunkt für einen Veranstaltungstermin festgelegt werden, welche Aktionen mit den Buchungen und/oder Gästen dieser Buchungen durchgeführt werden sollen.

Geplante Aufgabe anlegen

Mit dieser Funktion können bspw. folgende Anwendungsfälle abgebildet werden:

  • 10 Tage vor dem Termin soll für alle bestätigten Buchungen die Rechnung erzeugt, gebucht und per E-Mail versendet werden.
  • 5 Tage vor dem Termin soll allen Gästen mit dem Status „Bestätigt“ ein bestimmtes Label zugewiesen werden.
  • 2 Tage nach dem Termin sollen alle unbestätigten Buchungen storniert werden.

Standard für Länder-Präfix bei Telefonnummern festlegen

Unter Verwaltung – Setup – Allgemeine Einstellungen findet sich unter dem Abschnitt „Währung und Standardformatierung“ nun auch eine Auswahlliste mit Ländernamen. Das dort gewählte Land legt den Standard für das Länder-Präfix bei Telefonnummern in Profilen fest. Die neue Funktion ist insbesondere für unsere internationalen SeminarDesk-Nutzer relevant.

Berichtsvorlagen über "Kategorien" strukturieren

Mit SeminarDesk können eine Vielzahl von verschiedenen Berichten erstellt werden. Hier sind im Prinzip fast keine Grenzen gesetzt.

Um bei einer größeren Anzahl an Berichtsvorlagen besser den Überblick zu behalten, können diese nun anhand von „Kategorien“ strukturiert werden. Bei der Auswahl einer Berichtsvorlage über das Aktionsmenü „Berichte“ werden die Vorlagen dann anhand der Kategorien in Untermenüs angezeigt.

Kategorien für Berichte

Mehr Informationen zum Erstellen von Berichten finden sich in diesem Hilfecenter-Artikel.

Unterkunft und Verpflegung als optional markieren

Beim Bearbeiten eines Veranstaltungstermins ist es ab sofort möglich, Unterkunft und Verpflegung jeweils nicht nur als verpflichtend, sondern auch optional anzubieten.

Ist diese Option ausgewählt, können Teilnehmende auf der Buchungsseite auswählen, ob sie Verpflegung und Übernachtung hinzubuchen möchten oder nicht.

Unterkunft und Verpflegung wählen

Selektionsvorlagen: Buchungen abfragen

Über die „Selektionsvorlagen“ unter dem Menüpunkt CRM besteht ab sofort auch die Möglichkeit, die Buchungen der Profile auszuwerten. Damit können nun bspw. Profile selektiert werden, die Buchungen zu Veranstaltungen mit einem bestimmten Label haben.

Buchungen in Selektionsvorlagen

Buchungen/Gäste mit einer "Kennung" versehen

Ab sofort können Gäste und Buchungen mit einer „Kennung“ – einem beliebigen Text – versehen werden.

Mit diesen „Markern“ können bspw. alle Buchungen einer Gruppe mit einem „Titel“ versehen werden, damit man später danach in der Buchungsübersicht filtern kann.
Diese Kennungen bzw. Marker sind somit in diesen „einmaligen“ Fällen besser geeignet als die „Labels“, die man zunächst in der Verwaltung anlegen müsste und die dann auch für andere Buchungen sichtbar wären.

Benutzerdefinierte Filter für Listenansichten speichern

Listenansichten können in SeminarDesk je nach den jeweiligen Bedürfnissen angepasst werden. Die gewählten Einstellungen wurden bisher auch schon im Benutzer*innen-Profil gespeichert. Nun können zusätzlich auch beliebige gewählte Filterkombinationen abspeichern, um eine Ansicht schnell wiederherstellen zu können, die man häufiger benötigt.

Durch Klick auf „Meine Filter“ kann die aktuelle Ansicht gespeichert und benannt werden. Danach können gespeicherte Ansichten oder Filter ausgewählt oder verwaltet (editiert oder gelöscht) werden.

Filter speichern und verwalten

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Neue CRM-Funktionen, Dashboard, Bucher-Dubletten, Favicon für die Buchungsseiten, „Preisinfo“ auf Buchungsseite überschreiben und mehr…

In diesem Beitrag möchten wir Euch alle Neuerungen und Verbesserungen der aktuellen SeminarDesk-Updates vom März und April 2021 vorstellen.

Konfigurierbares Dashboard

Das April-Update schaltet ein Dashboard frei, welches direkt nach dem Anmelden angezeigt wird und über den Hauptmenü-Link „Home“ aufgerufen werden kann.

Auf einen Blick können hier bspw. anstehende oder überfällige Aufgaben, neue Anmeldungen zu Veranstaltungen, die Saldoübersicht oder aktuelle Wartelisten und die Zimmerbelegung angezeigt werden. 

Dashboard-Ansicht

Das Dashboard lässt sich über die Einstellungen auch individuell anpassen d.h. nicht benötigte Dashboards können einfach ausgeblendet oder verschoben werden.

Dashboard-Module ein-und ausblenden

Mehr Informationen zum Anpassen des Dashboards finden sich hier in diesem Hilfe-Center-Artikel.

Neue CRM-Funktionen: Selektionsvorlagen, Aktionen, Adressprüfungsdienst, Verknüpfung von Profilen, Einwilligungen

Mit diesem Update wurden zudem neue CRM-Funktionen freigeschaltet. Im Hauptmenü findet sich ab sofort der Menüpunkt  „CRM“, über den sog. Selektionsvorlagen und Aktionen erstellt werden können.  

Mit den Selektionsvorlagen lassen sich über Filter Profil-Listen generieren, die dann mittels der sog. Aktionen bspw. als Excel-Datei exportiert werden können.

Selektionsvorlagen
Selektionsvorlagen und Filter definieren

Neu ist zudem der Adressprüfungsdienst, der als Zusatzfunktion gebucht werden kann. Wenn diese Funktion aktiviert wurde, erscheint bei Profilen neben der Adresse der Button „Adressprüfung“. 

Hinweis: Da Gebühren pro Abfrage anfallen, handelt es sich hier um einen kostenpflichtigen Extra-Service. Bei Interesse an dieser Funktion meldet euch bitte bei uns über den Chat oder schreibt uns eine E-Mail an [email protected]

Adressprüfung

Eine weitere neue CRM-Funktion umfasst das Erstellen von Einwilligungen oder Checkboxen, die in Personenprofilen erscheinen.

Einwilligungstypen anlegen
Einwilligungen
Einwilligungen im Profil

Einwilligungen können bspw. zur Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon oder auch Brief gegeben werden. 

Hinweis auf mögliche Dubletten

Eine Herausforderung bei der Planung und Durchführung regelmäßiger Veranstaltungen ist das Vermeiden von Dubletten. SeminarDesk weist ab sofort direkt innerhalb einer Buchung darauf hin, wenn für das Bucher*in-Profil eine mögliche Dublette erkannt wurde.

Dubletten-Warnhinweis in einer Buchung

Durch Klick auf das Warn-Symbol wird dann eine Liste der möglichen Dubletten angezeigt.

Zusatzinformationen für Termine

Bei den Veranstaltungsterminen gibt es ab sofort weitere Felder, um Zusatzinformationen zu hinterlegen:

Zusatzinformationen
Zusatzinformationen für die Buchungsseite und E-Mails

Diese zusätzlichen Informationen können auf der Buchungsseite angezeigt werden oder für die E-Mail-Kommunikation mittels dem Platzhalter „[TerminWeitereInformationen]“ automatisch in z.B. alle Bestätigungs-E-Mails integriert werden.

Storno-Rechnungen per E-Mail im Stapelmodus verschicken

Innerhalb des Stapelmodus‘ für Rechnungen konnten bisher Rechnungen effizienter storniert bzw. abgewickelt werden. 

Ab sofort können zudem Storno-Rechnungen auch direkt per E-Mail verschickt werden, was zuvor immer nur durch einen weiteren manuellen Arbeitsschritt möglich war. 

Die Funktion findet sich unter dem Menüpunkt Rechnungen und durch Klick auf Stapelbearbeitung

Mehr Informationen zum Stornierungen von Rechnungen und das Versenden per E-Mail finden sich in diesem Artikel.

"Preisinfo" für Anzeige auf Buchungsseite überschreiben

Soll der automatisch von SeminarDesk erzeugte Preisinfo-Text individuell angepasst werden, so kann dieser nun einfach im Abschnitt Einstellungen Buchungsseite eines Veranstaltungstermins überschreiben werden.

Hier findet sich nun das Textfeld „Preisinfo“.

Preisinfo

Auf der Buchungsseite erscheint sodann der eingegebene Text anstatt der hinterlegten Teilnahmegebühren für die entsprechende Veranstaltung.

Veranstaltungsseite Preisinfo
Überschriebener Preisinfo-Text für die Buchungsseite

Preisspanne für Unterkunft/Verpflegung in der Terminauswahl deaktivieren

Unter den Webeinstellungen einer Veranstaltung gibt es ab sofort folgende zusätzliche Einstellung für Veranstaltungen, die Unterkunft und Verpflegungen beinhalten. Wenn diese Option aktiv ist, wird bei der Terminauswahl die Preisspanne und ein Info-Popup mit weiteren Details zu den verschiedenen Übernachtungsoptionen angezeigt.

Dies ist nur für Termine relevant, bei denen Übernachtung und/oder Verpflegung aktiviert ist.

Favicon für die Buchungsseite

Schließlich ging noch eine weitere grafische Verbesserung der Buchungsseite online. Ab sofort kann über Verwaltung – Setup – Buchungsseite und E-Mails – Einstellungen Buchungsseite eine Favicon-Datei hochgeladen werden. Das Favicon erscheint sodann auf allen Veranstaltungen bzw. Buchungsseiten.

Mehr Informationen zur optimalen Größe der Favicon-Icons finden sich hier.

Favicon Icon

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Flexible Teilnahmen und Aufenthalte, mehr Funktionen für die Buchungsseite, allgemeine Aufgaben, HTML-Bausteine und viele weitere Verbesserungen

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom Februar 2021 vorstellen.

Flexible Teilnahme

Ab sofort kann für jeden Veranstaltungstermin festgelegt werden, ob Gästen eine flexible Teilnahme möglich sein soll.

Beim Aktivieren dieser Funktion kann der Zeitraum der Teilnahme festgelegt werden, d. h. jeweils ein Datum für den spätesten Beginn und das früheste Ende. Zudem kann hier auf Wunsch auch eine Mindest- bzw. Maximaldauer (in Tagen) eingetragen werden.

Hier findet sich der dazugehörige Hilfe-Center-Artikel.

Flexible Teilnahme

Flexibler Aufenthalt

Auf ähnliche Weise kann von nun an für Veranstaltungstermine ein flexibler Aufenthalt angeboten werden, sodass es Gästen möglich ist, einen Tag früher anzureisen bzw. später abzureisen. 

Durch Aktivieren der Checkbox „Flexibler Aufenthalt“ in den Termineinstellungen können sowohl für die Anreise am Vortag als auch für die Abreise am Folgetag der Veranstaltung mehrere Optionen gewählt werden, wie bspw. „Ohne Verpflegung“, „mit Frühstück“ oder „mit Frühstück und Abendessen“.

Ausführliche Informationen zu dieser neuen Funktion finden sich in diesem Artikel.

Flexibler Aufenthalt

Verpflegungsarten auf der Buchungsseite

Über die Webeinstellungen einer Veranstaltung kann ab sofort festgelegt werden, welche Verpflegungsarten auf der Buchungsseite zur Auswahl angeboten werden sollen.

Mehr Informationen zu den Verpflegungsarten finden sich in diesem Artikel.

Verpflegungsarten auf der Buchungsseite anzeigen

Preisstufen auf der Buchungsseite

Die Preisstufen, die seit dem letzten Update bereits für manuelle Buchungen verfügbar waren, können ab sofort auch von Teilnehmenden auf der Buchungsseite für eine Veranstaltung ausgewählt werden. 

Hierfür müssen die jeweiligen Preisstufen zuerst über die Verwaltungseinstellungen für die Buchungsseite aktiviert bzw. freigegeben werden, danach können sie über die Webeinstellungen pro Veranstaltung ausgewählt werden.  

Die Nutzung der Preisstufen wird in diesem Artikel genauer erklärt. 

Veranstaltungstermine als "Online-Veranstaltung" markieren

Um Online-Veranstaltungen besser darzustellen, kann man Veranstaltungstermine nun als „Online-Veranstaltung“ markieren. Weitere Details dazu finden sich in diesem Artikel.

In den Status-E-Mail-Vorlagen gibt es zudem die Möglichkeit, mit dem Ausdruck {IfEmpty(IstOnlineEvent)} abzufragen, ob es sich um eine Online-Veranstaltung handelt und in Abhängigkeit davon bestimmte Text-Blöcke anzuzeigen oder auszublenden.

Neue Bearbeitungs-Ansicht für Veranstaltungstermine

Mit diesem Update haben wir die Bearbeitungs-Ansicht der Veranstaltungstermine überarbeitet. 

Der Menüpunkt „Termindetails (Raummiete, Rechnungen, etc.)“ wurde komplett entfernt. Alle zusätzlichen Angaben zu einem Termin sind nun über den Menüpunkt „Termin bearbeiten“ erreichbar.

Verschieben von Buchungen, wenn Termin verschoben wird

Gibt es für einen Veranstaltungstermin bereits Buchungen, so kann das Veranstaltungsdatum nun  nicht mehr einfach geändert werden. Hierfür muss nun die Funktion „Termin verschieben“ verwendet werden.

Beim Verschieben eines Termins kann dann gewählt werden, ob Buchungen – neben anderen Daten wie Raum- oder Equipment-Buchungen und Stundenplan-Einträge – auch automatisch mit verschoben werden sollen.

Verbesserung Zahlungsimport: Erkennung der "Buchungsnummer"

Beim Zahlungsimport wurde die automatische Erkennung der Buchungsnummer verbessert, um das Zuordnen der Zahlungen zu den Buchungen zu beschleunigen. 

Zahlungen mit Buchungsnummer importieren

HTML-Bausteine

Unter Verwaltung – Vorlagen – HTML-Bausteine können ab sofort – ähnlich wie dies bereits für E-Mail-Vorlagen möglich ist – ganze HTML-Blöcke als Bausteine hinterlegt werden. 
Diese können dann in den HTML-Editoren der Webeinstellungen für Veranstaltungen genutzt werden, um wiederkehrende Blöcke nicht immer wieder neu eingeben zu müssen.

HTML-Vorlagen

Notizen und Aufgaben ohne Bezug zu einer Buchung etc.

Bis jetzt konnten Aufgaben und Notizen immer nur dann erstellt werden, wenn sie Buchungen, Veranstaltungsterminen oder anderen Objekten zugewiesen wurden.

Mit diesem Update können nun auch allgemeine Notizen und Aufgaben ohne Objektbezug erstellt werden.

Durch Klick auf „Notizen“ oben rechts findet sich nun der Menüpunkt „Allgemeine Aufgabe erstellen“. Hier kann wie gewohnt zwischen Notizen und Aufgaben unterschieden werden und zudem der Bereich ausgewählt werden, wie bspw. „Allgemein“, „Verpflegung“, „Unterkunft“ und „Veranstaltung“.

Allgemeine Notizen und Aufgaben

Benachrichtigung per E-Mail bei zugewiesener Aufgabe

SeminarDesk kann ab sofort immer eine E-Mail versenden, wenn eine neue Aufgabe an eine(n) Nutzer*in zugewiesen wird. Standardmäßig ist diese Funktion für alle Nutzer*innen aktiviert.
Dies kann jederzeit individuell über die persönlichen Einstellungen – erreichbar durch Klick auf den eigenen Benutzernamen und dann „Meine Einstellungen“ – geändert werden:

E-Mail bei neuen Aufgaben

Hinzufügen von weiteren erwachsenen Gästen unterbinden

Über die Webeinstellungen lässt sich nun festlegen, ob während der Online-Buchung weitere erwachsene Personen hinzugefügt werden können sollen oder nicht.

Die neue Einstellung findet sich im Abschnitt „Buchung“ der Webeinstellungen:

Wir hoffen wie immer, dass Euch diese Verbesserungen helfen und freuen uns auf Euer Feedback!

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Christoph, Simon und Jan.

Gastarten auf der Buchungsseite, Gutschriften, verbesserter Zahlungsimport, einfaches Label-Management für Profile und weitere Verbesserungen…

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom Januar 2021 vorstellen.

Auswahl der Gastarten auf der Buchungsseite

Ab sofort können die in SeminarDesk hinterlegten Gastarten wie z. B. Begleitperson, Teilnehmer*in, Referent*in oder Assistent*in auf der Buchungsseite von Gästen ausgewählt werden.

Hierfür muss die entsprechende Gastart als „öffentlich“ markiert werden und die Abfrage der Gastarten muss für die Veranstaltung aktiviert sein. Über das Feld „externe Beschreibung“ kann ein erläuternder Text hinterlegt werden, der bei der Auswahl der Gastart angezeigt wird.

Mehr Informationen zum Anlegen und Bearbeiten der Gastarten findest du hier.

Gastarten

Standard-Layout von Listen wiederherstellen

Um die Standardansicht bzw. das Layout von Listen wiederherzustellen, kann nun einfach auf die Schaltfläche „Layout zurücksetzen“ oberhalb der Listenansichten geklickt werden.

Template zuruecksetzen

Diese Funktion entfernt alle Filter, bringt die Spalten an ihre ursprüngliche Position zurück und blendet Datenfelder bzw. Spalten wieder ein, die zuvor ausgeblendet wurden.

In einem Schritt Rechnung erstellen und buchen

Für eine bestätigte Buchung kann ab sofort in einem Schritt die Rechnung erstellt und auch gleichzeitig gebucht werden. Hierfür gibt es nun die Checkbox „Rechnung buchen“ beim Erstellen einer Rechnungen.

Mehr Information zum Erstellen und Buchen von Rechnungen findest du hier.

Unterschiedliche E-Mail-Konten für verschiedene Veranstaltungen

Es können ab sofort mehrere E-Mail-Konten in SeminarDesk hinterlegt und diese beim Versand von E-Mails zugewiesen werden.

Innerhalb der E-Mail-Einstellungen – sowohl in den Standard-Einstellungen als auch denen einer Veranstaltung – findest du die neue „Senden über“-Auswahl. Wurden mehrere E-Mail-Konten über die Verwaltungseinstellungen angelegt, kann hier also das gewünschte Konto für den Versand dieser E-Mail gewählt werden.

Mehr Informationen zu dieser Funktion und den E-Mail-Konten findest du hier.

Senden über

Gutschrift als "Leistung hinzufügen"

Wenn wir einer Buchung weitere Leistungen hinzufügen möchten, so kann dies wie gewohnt unter Buchung bearbeiten und der Schaltfläche Aktionen – Leistung hinzufügen durchgeführt werden.

Wir sehen daraufhin nun diese neue Auswahl:

Leistungen hinzufügen

Durch Klick auf „Allgemeine Leistung wie z.B. Übernachtung oder manuelle Leistung“ gibt es nun die Möglichkeit, auch Gutschriften einzubuchen.

Gutschrift buchen

Mehr Informationen zu Gutschriften findest du hier.

"Reply-To"-Adresse beim Senden von E-Mails

Es kann ab sofort eine abweichende Antwortadresse für jedes E-Mail-Konto definiert werden. Das entsprechende Eingabefeld findet sich unter Verwaltung – Setup – Buchungsseite- und E-Mails – E-Mail-Konten und Bearbeiten.

Mehr Informationen zu den E-Mail-Konten findest Du hier.

Antwortadresse

Verbesserter Zahlungsimport

Mit diesem Update wurde auch der Zahlungsimport verbessert. 

Es ist nun nach dem Upload möglich, Zeilen oberhalb der Datensätze zu ignorieren bzw. zu überspringen und die Spalten manuell zuzuordnen:

verbessertes Importieren von Zahlungen

Mehr Informationen zum Importieren von Zahlungen findest du in diesem Artikel.

Labels gleichzeitig für mehrere Profile bearbeiten

Personen-Profilen können ab sofort sehr leicht ein oder mehrere Labels hinzugefügt werden. Auf die gleiche Weise können Labels auch wieder entfernt werden. 
Hierfür gibt es nun oberhalb der Personen-Listen die neue Schaltfläche „Labels bearbeiten.“

Personen Labels bearbeiten

Nachdem wir eine oder mehrere Personen ausgewählt haben, können wir nun ein Label auswählen und dieses ersetzen, hinzufügen oder entfernen.

Hinweis: Die Labels müssen zuerst über Verwaltung – Labels erstellt werden.

Mehr zur Einrichtung der Labels findest Du in diesem Artikel.

Labels bearbeiten

Wir hoffen wie immer, dass Euch diese Verbesserungen helfen und freuen uns auf Euer Feedback!

Herzliche Grüße senden
Christoph, Simon und Jan.

 

Online-Konto, flexible Gastarten, Extrafelder in Listenansichten, externe Buchungsseite und vieles mehr…

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom Dezember 2020 vorstellen.

Online-Konto für die Buchungsseite

Benutzer*innen der Buchungsseite können ab sofort, z.B. während der Anmeldung zu einer Veranstaltung, auf Wunsch ein Online-Konto anlegen. Bei der nächsten Veranstaltungs-Anmeldung wird dann nach vorherigem Login das Anmelde-Formular automatisch mit den persönlichen Daten ausgefüllt.

Hier geht’s zum Hilfe-Center-Artikel mit weiteren Details.

online konto

Flexible Gastarten

Die Gastarten wie z.B. „Referent*in“, „Teilnehmer*in“ oder „Begleitperson“ können ab sofort frei definiert und individuell eingestellt werden.

So kann z.B. festgelegt werden, dass für Referent*innen zwar die Veranstaltungsteilnahme – um z.B. auf der Verpflegungs- und Küchenliste zu erscheinen – aber keine Teilnahmegebühr gebucht werden soll.

 

Flexible Gastarten

Bei der Gastart „Teilnehmer*in“ hingegen wird die Teilnahmegebühr gebucht, zudem ist sie wie „Begleitperson“ als „Öffentlich“ markiert, was bedeutet, dass diese Gastart künftig auch auf der Buchungsseite zur Auswahl angeboten wird.

Hinweis: Die Auswahl der Gastart auf der Buchungsseite ist derzeit noch nicht dynamisch, dies wird mit einem der nächsten Updates möglich sein.

Weitere Informationen zu den Gastarten gibt es hier in unserem Hilfe-Center.

Vom Standard abweichende Web-Einstellungen und E-Mail-Vorlagen

Es ist nun in den veranstaltungsspezifischen Einstellungen auf einen Blick ersichtlich, wenn Webeinstellungen oder E-Mail-Vorlagen vom hinterlegten Standard abweichen.

Das grüne Symbol weist darauf hin, dass die Einstellung mit dem Standard übereinstimmt. Das gelbe Symbol hingegen deutet auf eine Abweichung vom Standard hin. Fährt man mit der Maus über dieses Symbol, so wird einem der Standard-Wert angezeigt – den man dann auf Wunsch durch Klick auf „Ändere auf Standard“ in die Einstellungen der aktuellen Veranstaltung übernehmen kann.

Extrafelder in Listen-Ansichten anzeigen

Extrafelder für Personen, Veranstaltungen und Termine lassen sich nun auch in den entsprechenden Listen anzeigen. Hierfür muss die Option „In Listen zeigen“ beim jeweiligen Extrafeld aktiviert werden. 

Berichte nach Zeitraum: Relative Datumsangaben

Bei den Berichten nach Zeitraum lassen sich nun neben einem festen Beginn- und Ende-Datum auch relative Zeiträume wie bspw. „Aktuelle Woche“ oder „Aktueller Monat“ auswählen.

Damit kann man sich bspw. einen Link zur Küchenliste der aktuellen Woche oder zum Finanzbericht des vergangenen Monats abspeichern und muss dann nicht jedes Mal manuell den Zeitraum auswählen.

Link zu externer Buchungsseite bei deaktivierter Online-Buchung

Wenn die Buchungsseite inklusive der Veranstaltungsübersicht verwendet wird, aber die Online-Anmeldung für eine Veranstaltung nicht über SeminarDesk erfolgen soll, so kann der Link zu einer externen Buchungsseite hinterlegt werden.

Hierfür muss in den Webeinstellungen unter „Detailseite“ die Option Detailseite anzeigen, aber keine Buchung verfügbar ausgewählt werden. Es kann nun eine externe URL eingetragen werden, auf die dann auf der Buchungsseite verlinkt wird.

Mehr zu dieser Funktion in unserem Hilfe-Center.

Neuer Extrafeld-Typ "Formatierter Text"

Bei den Extrafeldern für Profile bzw. Veranstaltungen und Termine gibt es nun den neuen Typen „Formatierter Text“, über den ein HTML-formatierter Text eingegeben werden kann.

Mehr hierzu in unserem Hilfe-Center.

Integration ESP (E-Mail-Service-Provider) bzw. Newsletter-Tool

Bis dato war es bei Personen-Profilen lediglich möglich, die Information zu hinterlegen, ob die Person den Empfang eines Newsletter wünscht oder nicht.

Mit dem neuesten Update kann SeminarDesk nun mit einem externen Newsletter-Tool verbunden werden, sodass bspw. bei der Anmeldung zu einer Veranstaltung automatisch der vom Newsletter-Tool gesteuerte Double-Opt-In-Prozess gestartet oder bestimmte Attribute des Personen-Profils synchronisiert werden können.

Zur Zeit besteht eine Integrationsmöglichkeit mit dem deutschen Anbieter CleverReach.

Kontaktiert uns doch gern, falls ihr Interesse daran habt, euer Newsletter-Tool mit SeminarDesk zu verbinden.

Wir hoffen wie immer, dass Euch diese Verbesserungen helfen und freuen uns auf Euer Feedback!

Herzliche Grüße senden
Christoph, Simon und Jan.