Rechnungen zusammenführen und Versandstatus, Kostenstellen für Equipment/Räume, Details anzeigen im externen Raumkalender

Gern möchten wir hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates aus dem Januar 2019 mit euch teilen.

Mehrere Rechnungen zu einer zusammenführen

Über die neue Funktion „Zusammenführen“ in einer Rechnung kann nun aus mehreren Einzelrechnungen eine Gesamtrechnung erstellt werden.

Ein Anwendungsfall ist beispielsweise die Erstellung eine Gesamtrechnung an einen Seminarveranstalter/-leiter*in, in der mehrere Einzelrechnungen z.B. über Raummiete, übernommene Leistungen für Assistenten*innen und sonstige Ausgaben zusammengefasst werden sollen.

Es öffnet sich ein Dialog, in dem die Rechnungen selektiert werden können, die in die Ausgangsrechnung überführt werden sollen:

Sind die gewünschten Rechnungen markiert, wird die Aktion über „Zusammenführen“ ausgeführt. Die zur Zusammenführung gewählten Rechnungen werden dadurch gelöscht und alle Positionen werden in die Ursprungsrechnung übernommen.

Hinweis: Es können grundsätzlich nur Rechnungen im Status „Bearbeitung“ zusammengefasst werden!

Tipp: Das Zusammenführen kann mehrfach wiederholt werden, wenn z.B. nachträglich noch weitere Rechnungen erstellt wurden, die nun in die Gesamtrechnung eingefügt werden sollen.

Anzeige des Versanddatums einer per E-Mail versendeten Rechnung

Um einen Überblick darüber zu bekommen, welche Rechnungen bereits (wann) per E-Mail verschickt wurden, zeigt SeminarDesk nun das Versanddatum in der Übersichtsliste der Rechnungen an.

Da eine Rechnung u.U. mehrfach per E-Mail geschickt werden kann, gibt es außerdem in der Detail-Ansicht einer Rechnung den neuen Aktions-Button „Versendete E-Mails“, über den dann in die E-Mail-Historie für diese spezielle Rechnung gesprungen werden kann.

Kostenstellen für Equipment und Seminarräume

Für die Seminarabrechnung bzw. Auswertung ist es nun möglich, auch einzelne Equipments und Seminarräume mit einer Kostenstellenbezeichnung zu versehen.

Nach dieser Kostenstelle erfolgt dann z.B. im Bericht „Seminarabrechnung“ dementsprechend die Gruppierung der Umsätze:

Mehr Details im öffentlichen Raumkalender anzeigen lassen

Über den Menüpunkt „Verwaltung > Einstellungen“ lässt sich nun steuern, welche Details in der externen Raumbuchungsübersicht, die auch für anonyme Website-Besucher einsehbar ist, angezeigt werden sollen:

Neben den Namen des Seminartermins und der Empfang-Details lässt sich hier auch steuern, wie viele Tage in die Zukunft (und ggf. Vergangenheit) der Kalender abdecken soll.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Rechnungen korrigieren, alternative Darstellung im Raumbelegungskalender und Zimmer zur Einzelnutzung belegen

Gern möchten wir hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates aus dem Dezember 2018 mit euch teilen.

(Tipp-)Fehler in Rechnungen korrigieren

Die Korrektur einer bereits gebuchten Rechnung ist üblicherweise nur möglich, indem zuerst die fehlerhafte Rechnung storniert und eine neue, korrigierte Rechnung erstellt wird.

Gerade bei kleineren Korrekturen wie Tippfehlern in der Rechnungsadresse o.ä. ist dieser Weg natürlich mitunter etwas mühsam.

Deshalb erlaubt SeminarDesk nun auch die nachträgliche Korrektur von Rechnungen, die sich bereits im Status „Gebucht“ befinden. Dazu gibt es nun in der Ansicht einer gebuchten Rechnung im Bereich „Aktionen“ den Button „Ändern“.

In der Änderungs-Maske muss nun zunächst ein Änderungsgrund (z.B. „Tippfehler in Rechnungsanschrift korrigiert“) eingetragen werden.

Anschließend können eine oder mehrere von drei möglichen Änderungsoptionen ausgewählt werden. Mit „Empfängerdaten aktualisieren“ werden die zum aktuellen Zeitpunkt eingetragenen Daten des Empfängers neu in die Rechnung geschrieben. Darüber können bspw. Tippfehler in einer Anschrift behoben werden, wenn zuvor der jeweilige Rechnungsempfänger (Person oder Firma) korrigiert wurde.

Außerdem können auch Einleitungs- und Schlusstext geändert werden, falls sich hier Tippfehler eingeschlichen haben sollten.

Hinweis: Grundsätzlich sind nur Änderungen zulässig, die nicht sinnentstellend auf die Rechnung wirken. Im Zweifel ist der sichere Weg über den Rechnungsstorno zu wählen.

Alternative Darstellung im Raumbelegungskalender

Über den Hauptmenüpunkt „Raumbuchungen > Kalender (horizontal) anzeigen“ kann der Raumbelegungskalender nun auch in einer horizontalen Darstellung – analog zum Zimmerbelegungskalender – aufgerufen werden.

Zimmer zur Einzelnutzung belegen

Wird einem Gast bspw. ein Doppelzimmer zur Einzelnutzung überlassen, so soll verhindert werden, dass das Zimmer aus Versehen mit einem weiteren Gast belegt wird.

Daher gibt es in SeminarDesk nun die Möglichkeit, eine Zimmerbelegung als zur „Einzelnutzung“ bestimmt zu markieren.

Die Option „Einzelnutzung“ kann in der Zimmerbelegungsansicht bei jeder Belegung gewählt werden.

Wird nun ein weiterer Gast zur selben Zeit in dieses Zimmer gelegt, so weist SeminarDesk mit einem „Achtung“-Symbol darauf hin und gibt im Tooltip der Belegung weitere Details zu der Warnung aus.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Rechnungsversand per Stapelverarbeitung, No-Show-Gebühren einfacher eintragen und viele weitere Verbesserungen

Gern möchten wir hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom 26. November 2018 mit euch teilen.

Mehrere Rechnungen auf einmal per E-Mail versenden

Dazu wird die „Stapelbearbeitung“ von einer Rechnungsliste aus (z.B. der Liste aller Rechnungen oder für einen bestimmten Seminartermin) aufgerufen.

In der Stapelverarbeitung können dann die gewünschten Rechnungen über die Auswahlboxen markiert und anschließend über „Per E-Mail senden“ der Versand gestartet werden.

Über den Button „Gebucht mit E-Mail“ können mit einem Klick alle Rechnungen gewählt werden, bei denen für den Empfänger eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

Hinweis: Es können nur Rechnungen im Status „Gebucht“ oder „Storniert“ per E-Mail verschickt werden!

Verbesserte Darstellung in der Zimmerbelegung

Weicht der zugewiesene Zimmertyp vom gebuchten ab, so zeigt SeminarDesk dies über ein Doppelpfeil-Symbol im Zimmerbelegungsbalken an. Fährt man mit der Maus über die Belegung, öffnet sich ein Tooltip, der dann auch noch einmal Details zu der Abweichung anzeigt.

Außerdem gibt es hier nun die Möglichkeit, die Belegung wieder zu entfernen oder direkt zu der jeweiligen Buchung zu springen.

„Geblockte“ Zimmerbelegungen werden nun mit orangefarbenen Streifen markiert, sodass diese auf einen Blick von normalen Belegungen zu unterscheiden sind. Belegungen im Status „Angefragt“ werden ebenfalls farbig (grau/grün gestreift) hervorgehoben dargestellt.

Zu guter Letzt wird die Überbelegung eines Zimmers nun über ein neues Symbol (2 Personen) visualisiert.

No-Show-Gebühren einfach eintragen

Möchte man eine Buchung in den Status „NoShow“ überführen, so kann man nun direkt die „No-Show-Gebühren“ eintragen. Dazu öffnet sich nach dem Klick auf „NoShow“ ein Dialog – analog zur Stornierung einer Buchung – in dem die Positionen gewählt werden können, für die der Status gesetzt werden soll. Außerdem kann für jede Position die ggf. zu berechnende Gebühr eingetragen werden:

Für jede Zeile, für die eine Gebühr angegeben wird, wird der Preis der jeweiligen Buchungszeile entsprechend angepasst. So kann anschließend eine Rechnung über die „No-Show-Gebühr“ erstellt werden.

Übrigens: Wird keine der Positionen angekreuzt, so werden alle auf den Status „NoShow“ gesetzt. Dies ist nun auch bei der Stornierung einer Buchung der Fall.

Gäste und Buchungsdetails

In der Tabelle der „Gäste und Buchungsdetails“ in einer Buchung werden nun noch ausstehende Zimmerzuweisungen oder Abweichungen des gebuchten vom tatsächlichen Zimmertypen farblich hervorgehoben:

Außerdem gibt es am Ende der Tabelle nun eine Summenzeile, in der man auf einen Blick z.B. sehen kann, wie viele Gäste in der Buchung sind oder welche Gesamtbeträge sich für die einzelnen Positionen ergeben.

Umsatzverteilung bei Stornogebühren

Bei der Umsatzverteilung für die Seminarabrechnung ist SeminarDesk nun noch flexibler geworden. So können in der “Umsatzverteilung Standard” nun Einträge mit der Option “Für Storno verwenden” erstellt werden:

Wenn im System ein solcher Eintrag für einen bestimmten Buchungszeilentyp hinterlegt ist, ordnet SeminarDesk bei der Stornierung dieser Zeile den jeweiligen Umsatz nicht dem Typen „Stornogebühr“, sondern abweichend diesem Typen zu. Im obigen Beispiel werden also stornierte Seminargebühren zu 100 % der dem Typ „Seminarteilnahme“ mit der fiktiven Kostenstelle KST 31/4400 und der Bezeichnung „Stornogebühr“ zugeordnet.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Serien- & Status-E-Mails erstellen, sonstige Leistungen hinzufügen und erweiterte Optionen für die Online-Anmeldung

Gern möchten wir hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom 13. November 2018 mit euch teilen.

Status-E-Mails erneut versenden

Über die Funktion „Status-E-Mail erstellen“ können nun Anmelde-, Bestätigungs- oder Stornierungs-E-Mail erneut versendet werden – ohne dass dazu zunächst der Buchungsstatus geändert werden muss. Die Funktion steht zum einen in der Buchungsliste im Aktionsmenü der jeweiligen Buchung, zum anderen auch direkt in einer Buchung selbst (im Abschnitt „Aktionen“) zur Verfügung. 

Vor dem Senden der Nachricht lässt sich diese auf Wunsch noch bearbeiten.

Allgemeine und Serien-E-Mails verfassen

Es kann nun auch eine „allgemeine E-Mail“ an einen Bucher verfasst werden. Dazu gibt es den Menüpunkt „Allgemeine E-Mail erstellen“ bzw. den Button „E-Mail erstellen“ in einer Buchung. Für diese allgemeine E-Mail lässt sich in der Verwaltung unter „Standard-E-Mail-Texte“ auch ein Text hinterlegen, z. B. kann hier eine allgemeine Signatur eingefügt werden.

Über die Funktion „Serien-E-Mails erstellen“ bei einem Seminartermin kann nun eine E-Mail an alle bzw. ausgewählte Teilnehmer des Termins gleichzeitig verfasst werden.

In der Maske können im oberen Bereich die Empfänger selektiert, anschließend Betreff und Text der E-Mail eingegeben und Anhänge hinzugefügt werden. Über den Button „Vorschau“ kann vor dem Senden eine Vorschau angezeigt werden, bei der die Platzhalter mit den Daten des ersten gewählten Empfängers ersetzt werden.

Rechnungen per E-Mail-Anhang (PDF) versenden

Dazu gibt es im Aktionsmenü in der Rechnungsliste den Eintrag „Per E-Mail versenden“ bzw. den Button „E-Mail“ im Bereich „Aktionen“ in der Detailansicht einer Rechnung. 

Wichtig: Damit der Versand möglich ist, muss die Rechnung im Status „Gebucht“ oder „Storniert“ und für den Rechnungsempfänger eine E-Mail-Adresse eingetragen sein.

Hinweis: Der Versand von Rechnungen per E-Mail an mehrere Empfänger gleichzeitig (Serien-E-Mails) ist derzeit noch nicht möglich. Diese Funktion wird aber in den kommenden Wochen umgesetzt werden.

Update: Inzwischen ist auch der Serienversand von Rechnungen möglich!

Platzhalter in E-Mails

Und welche Platzhalter können in diesen E-Mails genutzt werden? Diese Frage beantwortet nun die Liste der „E-Mail-Platzhalter“. Der Link zu dieser Liste findet sich in jedem Bearbeitungsfenster für z.B. E-Mail-Texte.

Die Liste zeigt auch, in welchem Kontext (Anmeldung, Bestätigung usw.) der jeweilige Platzhalter zur Verfügung steht.

Neuerungen im Bereich Online-Anmeldung bzw. Web-Einstellungen

  1. Der Text „Anmeldung für Übernachtung und Verpflegung“ auf der Anmeldeseite eines Seminars wird nun an die Einstellungen des jeweiligen Seminartermins (mit/ohne Verpflegung bzw. Übernachtung) angepasst.
  2. In den Web-Einstellungen gibt es die neue Option „Namen der Termine verwenden“. Diese ist für Seminare mit mehreren Terminen sinnvoll, bei denen die Termine verschiedene Namen (z.B. „Block 1“, „Block 2“ usw.) haben. Ist diese Option aktiviert, werden auf der Veranstaltungsübersicht die Namen der einzelnen Termine anstatt des Untertitels gezeigt. Außerdem werden die Namen der Termine auf der Detailseite zusätzlich zum Datum angezeigt.
  3. Über die neue Option „Newsletteranmeldung aktiv“ kann gesteuert werden, ob in dem Anmeldeformular die Checkbox zur Newsletteranmeldung angezeigt werden soll oder nicht.

Einer Buchung schnell sonstige Leistungen hinzufügen

Über die neue Funktion „Leistungen hinzufügen“ in einer Buchung können einem (oder mehreren) Gast in einer Buchung vordefinierte Buchungszeilen hinzugefügt werden. Dazu bedient sich SeminarDesk der „Sonstigen Preislisten“, die in der Verwaltung hinterlegt wurden. Auf diese Weise können Gästen einfach und schnell weitere Leistungen hinzugebucht werden, ohne dass manuell Buchungszeilen angelegt werden müssen. 

Es ist geplant, diese Möglichkeit später auch auf dem Anmeldeformular zur Verfügung zu stellen, sodass sich Gäste z.B. selbst Handtücher oder Bettwäsche buchen können.

Kontakt zum SeminarDesk-Team

Direkt über SeminarDesk könnt ihr uns per Live-Chat erreichen oder uns eine E-Mail zukommen lassen. Wenn der Chat verfügbar ist, findet ihr in der rechten unteren Bildschirmecke einen grünen Button.

Falls wir mal nicht online sind, könnt ihr uns natürlich gern eine E-Mail an [email protected] schicken, wir kümmern uns dann schnellstmöglich um euer Anliegen.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.