Rechnungsversand per Stapelverarbeitung, No-Show-Gebühren einfacher eintragen und viele weitere Verbesserungen

Gern möchten wir hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom 26. November 2018 mit euch teilen.

Mehrere Rechnungen auf einmal per E-Mail versenden

Dazu wird die „Stapelbearbeitung“ von einer Rechnungsliste aus (z.B. der Liste aller Rechnungen oder für einen bestimmten Seminartermin) aufgerufen.

In der Stapelverarbeitung können dann die gewünschten Rechnungen über die Auswahlboxen markiert und anschließend über „Per E-Mail senden“ der Versand gestartet werden.

Über den Button „Gebucht mit E-Mail“ können mit einem Klick alle Rechnungen gewählt werden, bei denen für den Empfänger eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

Hinweis: Es können nur Rechnungen im Status „Gebucht“ oder „Storniert“ per E-Mail verschickt werden!

Verbesserte Darstellung in der Zimmerbelegung

Weicht der zugewiesene Zimmertyp vom gebuchten ab, so zeigt SeminarDesk dies über ein Doppelpfeil-Symbol im Zimmerbelegungsbalken an. Fährt man mit der Maus über die Belegung, öffnet sich ein Tooltip, der dann auch noch einmal Details zu der Abweichung anzeigt.

Außerdem gibt es hier nun die Möglichkeit, die Belegung wieder zu entfernen oder direkt zu der jeweiligen Buchung zu springen.

„Geblockte“ Zimmerbelegungen werden nun mit orangefarbenen Streifen markiert, sodass diese auf einen Blick von normalen Belegungen zu unterscheiden sind. Belegungen im Status „Angefragt“ werden ebenfalls farbig (grau/grün gestreift) hervorgehoben dargestellt.

Zu guter Letzt wird die Überbelegung eines Zimmers nun über ein neues Symbol (2 Personen) visualisiert.

No-Show-Gebühren einfach eintragen

Möchte man eine Buchung in den Status „NoShow“ überführen, so kann man nun direkt die „No-Show-Gebühren“ eintragen. Dazu öffnet sich nach dem Klick auf „NoShow“ ein Dialog – analog zur Stornierung einer Buchung – in dem die Positionen gewählt werden können, für die der Status gesetzt werden soll. Außerdem kann für jede Position die ggf. zu berechnende Gebühr eingetragen werden:

Für jede Zeile, für die eine Gebühr angegeben wird, wird der Preis der jeweiligen Buchungszeile entsprechend angepasst. So kann anschließend eine Rechnung über die „No-Show-Gebühr“ erstellt werden.

Übrigens: Wird keine der Positionen angekreuzt, so werden alle auf den Status „NoShow“ gesetzt. Dies ist nun auch bei der Stornierung einer Buchung der Fall.

Gäste und Buchungsdetails

In der Tabelle der „Gäste und Buchungsdetails“ in einer Buchung werden nun noch ausstehende Zimmerzuweisungen oder Abweichungen des gebuchten vom tatsächlichen Zimmertypen farblich hervorgehoben:

Außerdem gibt es am Ende der Tabelle nun eine Summenzeile, in der man auf einen Blick z.B. sehen kann, wie viele Gäste in der Buchung sind oder welche Gesamtbeträge sich für die einzelnen Positionen ergeben.

Umsatzverteilung bei Stornogebühren

Bei der Umsatzverteilung für die Seminarabrechnung ist SeminarDesk nun noch flexibler geworden. So können in der “Umsatzverteilung Standard” nun Einträge mit der Option “Für Storno verwenden” erstellt werden:

Wenn im System ein solcher Eintrag für einen bestimmten Buchungszeilentyp hinterlegt ist, ordnet SeminarDesk bei der Stornierung dieser Zeile den jeweiligen Umsatz nicht dem Typen „Stornogebühr“, sondern abweichend diesem Typen zu. Im obigen Beispiel werden also stornierte Seminargebühren zu 100 % der dem Typ „Seminarteilnahme“ mit der fiktiven Kostenstelle KST 31/4400 und der Bezeichnung „Stornogebühr“ zugeordnet.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Serien- & Status-E-Mails erstellen, sonstige Leistungen hinzufügen und erweiterte Optionen für die Online-Anmeldung

Gern möchten wir hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom 13. November 2018 mit euch teilen.

Status-E-Mails erneut versenden

Über die Funktion „Status-E-Mail erstellen“ können nun Anmelde-, Bestätigungs- oder Stornierungs-E-Mail erneut versendet werden – ohne dass dazu zunächst der Buchungsstatus geändert werden muss. Die Funktion steht zum einen in der Buchungsliste im Aktionsmenü der jeweiligen Buchung, zum anderen auch direkt in einer Buchung selbst (im Abschnitt „Aktionen“) zur Verfügung. 

Vor dem Senden der Nachricht lässt sich diese auf Wunsch noch bearbeiten.

Allgemeine und Serien-E-Mails verfassen

Es kann nun auch eine „allgemeine E-Mail“ an einen Bucher verfasst werden. Dazu gibt es den Menüpunkt „Allgemeine E-Mail erstellen“ bzw. den Button „E-Mail erstellen“ in einer Buchung. Für diese allgemeine E-Mail lässt sich in der Verwaltung unter „Standard-E-Mail-Texte“ auch ein Text hinterlegen, z. B. kann hier eine allgemeine Signatur eingefügt werden.

Über die Funktion „Serien-E-Mails erstellen“ bei einem Seminartermin kann nun eine E-Mail an alle bzw. ausgewählte Teilnehmer des Termins gleichzeitig verfasst werden.

In der Maske können im oberen Bereich die Empfänger selektiert, anschließend Betreff und Text der E-Mail eingegeben und Anhänge hinzugefügt werden. Über den Button „Vorschau“ kann vor dem Senden eine Vorschau angezeigt werden, bei der die Platzhalter mit den Daten des ersten gewählten Empfängers ersetzt werden.

Rechnungen per E-Mail-Anhang (PDF) versenden

Dazu gibt es im Aktionsmenü in der Rechnungsliste den Eintrag „Per E-Mail versenden“ bzw. den Button „E-Mail“ im Bereich „Aktionen“ in der Detailansicht einer Rechnung. 

Wichtig: Damit der Versand möglich ist, muss die Rechnung im Status „Gebucht“ oder „Storniert“ und für den Rechnungsempfänger eine E-Mail-Adresse eingetragen sein.

Hinweis: Der Versand von Rechnungen per E-Mail an mehrere Empfänger gleichzeitig (Serien-E-Mails) ist derzeit noch nicht möglich. Diese Funktion wird aber in den kommenden Wochen umgesetzt werden.

Update: Inzwischen ist auch der Serienversand von Rechnungen möglich!

Platzhalter in E-Mails

Und welche Platzhalter können in diesen E-Mails genutzt werden? Diese Frage beantwortet nun die Liste der „E-Mail-Platzhalter“. Der Link zu dieser Liste findet sich in jedem Bearbeitungsfenster für z.B. E-Mail-Texte.

Die Liste zeigt auch, in welchem Kontext (Anmeldung, Bestätigung usw.) der jeweilige Platzhalter zur Verfügung steht.

Neuerungen im Bereich Online-Anmeldung bzw. Web-Einstellungen

  1. Der Text „Anmeldung für Übernachtung und Verpflegung“ auf der Anmeldeseite eines Seminars wird nun an die Einstellungen des jeweiligen Seminartermins (mit/ohne Verpflegung bzw. Übernachtung) angepasst.
  2. In den Web-Einstellungen gibt es die neue Option „Namen der Termine verwenden“. Diese ist für Seminare mit mehreren Terminen sinnvoll, bei denen die Termine verschiedene Namen (z.B. „Block 1“, „Block 2“ usw.) haben. Ist diese Option aktiviert, werden auf der Veranstaltungsübersicht die Namen der einzelnen Termine anstatt des Untertitels gezeigt. Außerdem werden die Namen der Termine auf der Detailseite zusätzlich zum Datum angezeigt.
  3. Über die neue Option „Newsletteranmeldung aktiv“ kann gesteuert werden, ob in dem Anmeldeformular die Checkbox zur Newsletteranmeldung angezeigt werden soll oder nicht.

Einer Buchung schnell sonstige Leistungen hinzufügen

Über die neue Funktion „Leistungen hinzufügen“ in einer Buchung können einem (oder mehreren) Gast in einer Buchung vordefinierte Buchungszeilen hinzugefügt werden. Dazu bedient sich SeminarDesk der „Sonstigen Preislisten“, die in der Verwaltung hinterlegt wurden. Auf diese Weise können Gästen einfach und schnell weitere Leistungen hinzugebucht werden, ohne dass manuell Buchungszeilen angelegt werden müssen. 

Es ist geplant, diese Möglichkeit später auch auf dem Anmeldeformular zur Verfügung zu stellen, sodass sich Gäste z.B. selbst Handtücher oder Bettwäsche buchen können.

Kontakt zum SeminarDesk-Team

Direkt über SeminarDesk könnt ihr uns per Live-Chat erreichen oder uns eine E-Mail zukommen lassen. Wenn der Chat verfügbar ist, findet ihr in der rechten unteren Bildschirmecke einen grünen Button.

Falls wir mal nicht online sind, könnt ihr uns natürlich gern eine E-Mail an [email protected] schicken, wir kümmern uns dann schnellstmöglich um euer Anliegen.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.