Flexible Teilnahmen und Aufenthalte, mehr Funktionen für die Buchungsseite, allgemeine Aufgaben, HTML-Bausteine und viele weitere Verbesserungen

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom Februar 2021 vorstellen.

Flexible Teilnahme

Ab sofort kann für jeden Veranstaltungstermin festgelegt werden, ob Gästen eine flexible Teilnahme möglich sein soll.

Beim Aktivieren dieser Funktion kann der Zeitraum der Teilnahme festgelegt werden, d. h. jeweils ein Datum für den spätesten Beginn und das früheste Ende. Zudem kann hier auf Wunsch auch eine Mindest- bzw. Maximaldauer (in Tagen) eingetragen werden.

Hier findet sich der dazugehörige Hilfe-Center-Artikel.

Flexible Teilnahme

Flexibler Aufenthalt

Auf ähnliche Weise kann von nun an für Veranstaltungstermine ein flexibler Aufenthalt angeboten werden, sodass es Gästen möglich ist, einen Tag früher anzureisen bzw. später abzureisen. 

Durch Aktivieren der Checkbox „Flexibler Aufenthalt“ in den Termineinstellungen können sowohl für die Anreise am Vortag als auch für die Abreise am Folgetag der Veranstaltung mehrere Optionen gewählt werden, wie bspw. „Ohne Verpflegung“, „mit Frühstück“ oder „mit Frühstück und Abendessen“.

Ausführliche Informationen zu dieser neuen Funktion finden sich in diesem Artikel.

Flexibler Aufenthalt

Verpflegungsarten auf der Buchungsseite

Über die Webeinstellungen einer Veranstaltung kann ab sofort festgelegt werden, welche Verpflegungsarten auf der Buchungsseite zur Auswahl angeboten werden sollen.

Mehr Informationen zu den Verpflegungsarten finden sich in diesem Artikel.

Verpflegungsarten auf der Buchungsseite anzeigen

Preisstufen auf der Buchungsseite

Die Preisstufen, die seit dem letzten Update bereits für manuelle Buchungen verfügbar waren, können ab sofort auch von Teilnehmenden auf der Buchungsseite für eine Veranstaltung ausgewählt werden. 

Hierfür müssen die jeweiligen Preisstufen zuerst über die Verwaltungseinstellungen für die Buchungsseite aktiviert bzw. freigegeben werden, danach können sie über die Webeinstellungen pro Veranstaltung ausgewählt werden.  

Die Nutzung der Preisstufen wird in diesem Artikel genauer erklärt. 

Veranstaltungstermine als "Online-Veranstaltung" markieren

Um Online-Veranstaltungen besser darzustellen, kann man Veranstaltungstermine nun als „Online-Veranstaltung“ markieren. Weitere Details dazu finden sich in diesem Artikel.

In den Status-E-Mail-Vorlagen gibt es zudem die Möglichkeit, mit dem Ausdruck {IfEmpty(IstOnlineEvent)} abzufragen, ob es sich um eine Online-Veranstaltung handelt und in Abhängigkeit davon bestimmte Text-Blöcke anzuzeigen oder auszublenden.

Neue Bearbeitungs-Ansicht für Veranstaltungstermine

Mit diesem Update haben wir die Bearbeitungs-Ansicht der Veranstaltungstermine überarbeitet. 

Der Menüpunkt „Termindetails (Raummiete, Rechnungen, etc.)“ wurde komplett entfernt. Alle zusätzlichen Angaben zu einem Termin sind nun über den Menüpunkt „Termin bearbeiten“ erreichbar.

Verschieben von Buchungen, wenn Termin verschoben wird

Gibt es für einen Veranstaltungstermin bereits Buchungen, so kann das Veranstaltungsdatum nun  nicht mehr einfach geändert werden. Hierfür muss nun die Funktion „Termin verschieben“ verwendet werden.

Beim Verschieben eines Termins kann dann gewählt werden, ob Buchungen – neben anderen Daten wie Raum- oder Equipment-Buchungen und Stundenplan-Einträge – auch automatisch mit verschoben werden sollen.

Verbesserung Zahlungsimport: Erkennung der "Buchungsnummer"

Beim Zahlungsimport wurde die automatische Erkennung der Buchungsnummer verbessert, um das Zuordnen der Zahlungen zu den Buchungen zu beschleunigen. 

Zahlungen mit Buchungsnummer importieren

HTML-Bausteine

Unter Verwaltung – Vorlagen – HTML-Bausteine können ab sofort – ähnlich wie dies bereits für E-Mail-Vorlagen möglich ist – ganze HTML-Blöcke als Bausteine hinterlegt werden. 
Diese können dann in den HTML-Editoren der Webeinstellungen für Veranstaltungen genutzt werden, um wiederkehrende Blöcke nicht immer wieder neu eingeben zu müssen.

HTML-Vorlagen

Notizen und Aufgaben ohne Bezug zu einer Buchung etc.

Bis jetzt konnten Aufgaben und Notizen immer nur dann erstellt werden, wenn sie Buchungen, Veranstaltungsterminen oder anderen Objekten zugewiesen wurden.

Mit diesem Update können nun auch allgemeine Notizen und Aufgaben ohne Objektbezug erstellt werden.

Durch Klick auf „Notizen“ oben rechts findet sich nun der Menüpunkt „Allgemeine Aufgabe erstellen“. Hier kann wie gewohnt zwischen Notizen und Aufgaben unterschieden werden und zudem der Bereich ausgewählt werden, wie bspw. „Allgemein“, „Verpflegung“, „Unterkunft“ und „Veranstaltung“.

Allgemeine Notizen und Aufgaben

Benachrichtigung per E-Mail bei zugewiesener Aufgabe

SeminarDesk kann ab sofort immer eine E-Mail versenden, wenn eine neue Aufgabe an eine(n) Nutzer*in zugewiesen wird. Standardmäßig ist diese Funktion für alle Nutzer*innen aktiviert.
Dies kann jederzeit individuell über die persönlichen Einstellungen – erreichbar durch Klick auf den eigenen Benutzernamen und dann „Meine Einstellungen“ – geändert werden:

E-Mail bei neuen Aufgaben

Hinzufügen von weiteren erwachsenen Gästen unterbinden

Über die Webeinstellungen lässt sich nun festlegen, ob während der Online-Buchung weitere erwachsene Personen hinzugefügt werden können sollen oder nicht.

Die neue Einstellung findet sich im Abschnitt „Buchung“ der Webeinstellungen:

Wir hoffen wie immer, dass Euch diese Verbesserungen helfen und freuen uns auf Euer Feedback!

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Christoph, Simon und Jan.

Gastarten auf der Buchungsseite, Gutschriften, verbesserter Zahlungsimport, einfaches Label-Management für Profile und weitere Verbesserungen…

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom Januar 2021 vorstellen.

Auswahl der Gastarten auf der Buchungsseite

Ab sofort können die in SeminarDesk hinterlegten Gastarten wie z. B. Begleitperson, Teilnehmer*in, Referent*in oder Assistent*in auf der Buchungsseite von Gästen ausgewählt werden.

Hierfür muss die entsprechende Gastart als „öffentlich“ markiert werden und die Abfrage der Gastarten muss für die Veranstaltung aktiviert sein. Über das Feld „externe Beschreibung“ kann ein erläuternder Text hinterlegt werden, der bei der Auswahl der Gastart angezeigt wird.

Mehr Informationen zum Anlegen und Bearbeiten der Gastarten findest du hier.

Gastarten

Standard-Layout von Listen wiederherstellen

Um die Standardansicht bzw. das Layout von Listen wiederherzustellen, kann nun einfach auf die Schaltfläche „Layout zurücksetzen“ oberhalb der Listenansichten geklickt werden.

Template zuruecksetzen

Diese Funktion entfernt alle Filter, bringt die Spalten an ihre ursprüngliche Position zurück und blendet Datenfelder bzw. Spalten wieder ein, die zuvor ausgeblendet wurden.

In einem Schritt Rechnung erstellen und buchen

Für eine bestätigte Buchung kann ab sofort in einem Schritt die Rechnung erstellt und auch gleichzeitig gebucht werden. Hierfür gibt es nun die Checkbox „Rechnung buchen“ beim Erstellen einer Rechnungen.

Mehr Information zum Erstellen und Buchen von Rechnungen findest du hier.

Unterschiedliche E-Mail-Konten für verschiedene Veranstaltungen

Es können ab sofort mehrere E-Mail-Konten in SeminarDesk hinterlegt und diese beim Versand von E-Mails zugewiesen werden.

Innerhalb der E-Mail-Einstellungen – sowohl in den Standard-Einstellungen als auch denen einer Veranstaltung – findest du die neue „Senden über“-Auswahl. Wurden mehrere E-Mail-Konten über die Verwaltungseinstellungen angelegt, kann hier also das gewünschte Konto für den Versand dieser E-Mail gewählt werden.

Mehr Informationen zu dieser Funktion und den E-Mail-Konten findest du hier.

Senden über

Gutschrift als "Leistung hinzufügen"

Wenn wir einer Buchung weitere Leistungen hinzufügen möchten, so kann dies wie gewohnt unter Buchung bearbeiten und der Schaltfläche Aktionen – Leistung hinzufügen durchgeführt werden.

Wir sehen daraufhin nun diese neue Auswahl:

Leistungen hinzufügen

Durch Klick auf „Allgemeine Leistung wie z.B. Übernachtung oder manuelle Leistung“ gibt es nun die Möglichkeit, auch Gutschriften einzubuchen.

Gutschrift buchen

Mehr Informationen zu Gutschriften findest du hier.

"Reply-To"-Adresse beim Senden von E-Mails

Es kann ab sofort eine abweichende Antwortadresse für jedes E-Mail-Konto definiert werden. Das entsprechende Eingabefeld findet sich unter Verwaltung – Setup – Buchungsseite- und E-Mails – E-Mail-Konten und Bearbeiten.

Mehr Informationen zu den E-Mail-Konten findest Du hier.

Antwortadresse

Verbesserter Zahlungsimport

Mit diesem Update wurde auch der Zahlungsimport verbessert. 

Es ist nun nach dem Upload möglich, Zeilen oberhalb der Datensätze zu ignorieren bzw. zu überspringen und die Spalten manuell zuzuordnen:

verbessertes Importieren von Zahlungen

Mehr Informationen zum Importieren von Zahlungen findest du in diesem Artikel.

Labels gleichzeitig für mehrere Profile bearbeiten

Personen-Profilen können ab sofort sehr leicht ein oder mehrere Labels hinzugefügt werden. Auf die gleiche Weise können Labels auch wieder entfernt werden. 
Hierfür gibt es nun oberhalb der Personen-Listen die neue Schaltfläche „Labels bearbeiten.“

Personen Labels bearbeiten

Nachdem wir eine oder mehrere Personen ausgewählt haben, können wir nun ein Label auswählen und dieses ersetzen, hinzufügen oder entfernen.

Hinweis: Die Labels müssen zuerst über Verwaltung – Labels erstellt werden.

Mehr zur Einrichtung der Labels findest Du in diesem Artikel.

Labels bearbeiten

Wir hoffen wie immer, dass Euch diese Verbesserungen helfen und freuen uns auf Euer Feedback!

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Christoph, Simon und Jan.

 

Online-Konto, flexible Gastarten, Extrafelder in Listenansichten, externe Buchungsseite und vieles mehr…

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom Dezember 2020 vorstellen.

Online-Konto für die Buchungsseite

Benutzer*innen der Buchungsseite können ab sofort, z.B. während der Anmeldung zu einer Veranstaltung, auf Wunsch ein Online-Konto anlegen. Bei der nächsten Veranstaltungs-Anmeldung wird dann nach vorherigem Login das Anmelde-Formular automatisch mit den persönlichen Daten ausgefüllt.

Hier geht’s zum Hilfe-Center-Artikel mit weiteren Details.

online konto

Flexible Gastarten

Die Gastarten wie z.B. „Referent*in“, „Teilnehmer*in“ oder „Begleitperson“ können ab sofort frei definiert und individuell eingestellt werden.

So kann z.B. festgelegt werden, dass für Referent*innen zwar die Veranstaltungsteilnahme – um z.B. auf der Verpflegungs- und Küchenliste zu erscheinen – aber keine Teilnahmegebühr gebucht werden soll.

 

Flexible Gastarten

Bei der Gastart „Teilnehmer*in“ hingegen wird die Teilnahmegebühr gebucht, zudem ist sie wie „Begleitperson“ als „Öffentlich“ markiert, was bedeutet, dass diese Gastart künftig auch auf der Buchungsseite zur Auswahl angeboten wird.

Hinweis: Die Auswahl der Gastart auf der Buchungsseite ist derzeit noch nicht dynamisch, dies wird mit einem der nächsten Updates möglich sein.

Weitere Informationen zu den Gastarten gibt es hier in unserem Hilfe-Center.

Vom Standard abweichende Web-Einstellungen und E-Mail-Vorlagen

Es ist nun in den veranstaltungsspezifischen Einstellungen auf einen Blick ersichtlich, wenn Webeinstellungen oder E-Mail-Vorlagen vom hinterlegten Standard abweichen.

Das grüne Symbol weist darauf hin, dass die Einstellung mit dem Standard übereinstimmt. Das gelbe Symbol hingegen deutet auf eine Abweichung vom Standard hin. Fährt man mit der Maus über dieses Symbol, so wird einem der Standard-Wert angezeigt – den man dann auf Wunsch durch Klick auf „Ändere auf Standard“ in die Einstellungen der aktuellen Veranstaltung übernehmen kann.

Extrafelder in Listen-Ansichten anzeigen

Extrafelder für Personen, Veranstaltungen und Termine lassen sich nun auch in den entsprechenden Listen anzeigen. Hierfür muss die Option „In Listen zeigen“ beim jeweiligen Extrafeld aktiviert werden. 

Berichte nach Zeitraum: Relative Datumsangaben

Bei den Berichten nach Zeitraum lassen sich nun neben einem festen Beginn- und Ende-Datum auch relative Zeiträume wie bspw. „Aktuelle Woche“ oder „Aktueller Monat“ auswählen.

Damit kann man sich bspw. einen Link zur Küchenliste der aktuellen Woche oder zum Finanzbericht des vergangenen Monats abspeichern und muss dann nicht jedes Mal manuell den Zeitraum auswählen.

Link zu externer Buchungsseite bei deaktivierter Online-Buchung

Wenn die Buchungsseite inklusive der Veranstaltungsübersicht verwendet wird, aber die Online-Anmeldung für eine Veranstaltung nicht über SeminarDesk erfolgen soll, so kann der Link zu einer externen Buchungsseite hinterlegt werden.

Hierfür muss in den Webeinstellungen unter „Detailseite“ die Option Detailseite anzeigen, aber keine Buchung verfügbar ausgewählt werden. Es kann nun eine externe URL eingetragen werden, auf die dann auf der Buchungsseite verlinkt wird.

Mehr zu dieser Funktion in unserem Hilfe-Center.

Neuer Extrafeld-Typ "Formatierter Text"

Bei den Extrafeldern für Profile bzw. Veranstaltungen und Termine gibt es nun den neuen Typen „Formatierter Text“, über den ein HTML-formatierter Text eingegeben werden kann.

Mehr hierzu in unserem Hilfe-Center.

Integration ESP (E-Mail-Service-Provider) bzw. Newsletter-Tool

Bis dato war es bei Personen-Profilen lediglich möglich, die Information zu hinterlegen, ob die Person den Empfang eines Newsletter wünscht oder nicht.

Mit dem neuesten Update kann SeminarDesk nun mit einem externen Newsletter-Tool verbunden werden, sodass bspw. bei der Anmeldung zu einer Veranstaltung automatisch der vom Newsletter-Tool gesteuerte Double-Opt-In-Prozess gestartet oder bestimmte Attribute des Personen-Profils synchronisiert werden können.

Zur Zeit besteht eine Integrationsmöglichkeit mit dem deutschen Anbieter CleverReach.

Kontaktiert uns doch gern, falls ihr Interesse daran habt, euer Newsletter-Tool mit SeminarDesk zu verbinden.

Wir hoffen wie immer, dass Euch diese Verbesserungen helfen und freuen uns auf Euer Feedback!

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Christoph, Simon und Jan.

E-Mail-Bausteine, Umsätze und Rechnungen für Personen und Firmen, Buchungen terminübergreifend verschieben und weitere Verbesserungen

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom November 2020 vorstellen!

Status-E-Mail "Warteliste"

Unter „Verwaltung – Setup – Standard-E-Mail-Einstellungen“ kann ab sofort eine E-Mail-Vorlage für Buchungen mit dem Status „Warteliste“ definiert werden.

Auch beim Versand dieser Status-E-Mail kann nun auch ein Bericht z.B. in Form eines ausfüllbaren PDFs angehängt  werden. 

warteliste email

E-Mail-Bausteine (Snippets) für E-Mails

E-Mails lassen sich von nun an mit Hilfe von Bausteinen bzw. Snippets schneller erstellen. 

Klicke hierfür auf Verwaltung – E-Mail-Bausteine. 

E-Mail Bausteine

Ein E-Mail-Baustein kann auch als Platzhalter verwendet werden, wenn die Checkbox „Platzhalter“ gewählt wird. 

Abschließend muss die Checkbox „Aktiv“ angehakt werden und ein Klick auf „Aktualisieren“ aktiviert den E-Mail-Baustein.

Um Bausteine bzw. Platzhalter nun E-Mails hinzuzufügen, öffnen wir eine neue Serien-E-Mail und finden nun die Option: Textbaustein einfügen

Textbaustein einfügen

Für die automatisierten E-Mail-Vorlagen werden anstatt der Textbausteine die „Placeholder“ verwendet:

Placeholder einfuegen

Reihenfolge der benutzerdefinierten Menüs und Seiten

Das letzte Produkt-Update informierte bereits über die verbesserte Buchungsseite mit der Option, zusätzliche Unterseiten und Menüs zu erstellen.

Die Nutzbarkeit wurde nun weiter verfeinert, denn es ist nun auch möglich, die Menüs leicht zu ordnen und die Reihenfolge zu verändern.

Die Funktion findet sich unter Verwaltung – Setup – Einstellungen Buchungsseite unter dem Abschnitt Benutzerdefinierte Menüs und Seiten

benutzerdefinierte Menüs und Seiten

Durch Klick auf Bearbeiten kann hier nun die Reihenfolge der Seiten definiert wird.

Reihenfolge Menüs

Klicke auf Veranstaltung – Buchungsseite anzeigen, um die Einstellungen zu überprüfen.

Check Buchungsseite

Umsätze bei Profilen (Personen oder Firmen) hinterlegen, um daraus Rechnungen zu erzeugen

Es können ab sofort Umsätze direkt Personen und Firmen zugewiesen werden, entweder manuell oder mit Hilfe von Vorlagen.

In unserem Beispiel haben wir unter Verwaltung – Umsatzvorlagen die Vorlage „VIP Mitgliedschaft“ erstellt:

Umsatzvorlage

Unter Profile – Personen finden wir nun unser VIP-Mitglied und weisen diesen Umsatz unter dem Abschnitt – Weitere Umsätze – nun direkt der Person zu.

Umsätze aus Vorlage

Wir können nun den entsprechenden Umsatz auswählen und eine Rechnung erstellen.

Rechnung erstellen

Liste aller Gäste (im Gegensatz zu Buchungen) für einen Veranstaltungstermin auflisten

Über Veranstaltungen – Termine anzeigen gab es bis dato nur die Möglichkeit, alle Buchungen eines Veranstaltungstermins aufzurufen. Zusätzliche Gäste konnten so nur indirekt innerhalb einer Buchung angezeigt werden.

Im Menü eines Termins gibt es nun die Option Alle Gäste anzeigen. Diese Liste zeigt dann nur diejenigen Personen an, die als Gäste bei diesem Termin eingebucht sind.

Buchungen zu Terminen anderer Veranstaltungen verschieben

Buchungen konnten bisher auch bereits zu einem anderen Termin verschoben werden. Allerdings nur zu einem anderen Termin derselben Veranstaltung. Diese Einschränkung wurde nun aufgehoben, sodass eine Buchung auch zu einem Termin einer anderen Veranstaltung verschoben werden kann.

In der Bearbeitungsmaske einer Buchung findet sich unter Aktionen die Option:  Zu anderem Termin verschieben

Buchung verschieben

Wir können nun den neuen Termin wählen. 

Hinweise: Damit das Verschieben von Buchungen funktioniert, müssen beide Termine weiterhin dieselbe Dauer haben. Außerdem werden (sofern vorhanden) Teilnahmegebühren-Preislisten nicht mit verschoben, d.h. die Buchung verweist weiterhin auf die Preisliste der ursprünglichen Veranstaltung.

Termin wählen

Wir hoffen wie immer, dass Euch diese Verbesserungen helfen und freuen uns auf Euer Feedback!

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Benutzerdefinierte Buchungsseiten, Anfahrtsskizze in Bestätigungs-E-Mails, Flexible Verpflegungsarten und vieles mehr…

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom Oktober 2020 vorstellen!

0:31 Header-Text und -Bild für die Buchungsseite
01:32 Benutzerdefinierte Menüs und Seiten auf der Buchungen
02:26 Termin ab/bis Datum auf Buchungsseite veröffentlichen
03:38 Löschen von Terminen
04:00 Externe Unterkünfte
05:18 Felxible Verpflegungsarten
07:13 Anfahrtskizze als Anhang in Bestätigungs-E-Mail
07:50 Zahlungsmethode bei Buchungen setzen
08:43 An E-Mails automatisch Bericht anhängen

Header-Text und -Bild für die Buchungsseite

Die Online-Buchungsseite kann ab sofort individueller angepasst werden:

Unter Verwaltung – Setup –  Standard-Webeinstellungen kann ein Header-Bild hochgeladen und durch Klick auf Inhalt bearbeiten ein Einleitungstext hinzugefügt werden.

Standard Webeinstellungen

Das Header-Bild kann beispielsweise genutzt werden, um ein Foto Eures Betriebes darzustellen, auf eine bestimmte Veranstaltung hinzuweisen oder um allgemein das Branding Eures Unternehmens auf der Übersichtsseite zu verbessern.

Benutzerdefinierte Menüs und Seiten für die Buchungsseite

Mit diesem Update können nun auch frei gestaltbare Seiten oder Unterseiten auf der Buchungsseite angezeigt werden. Hierfür können unter Verwaltung – Setup – Zusätzliche Buchungsseiten benutzerdefinierte Menüs und Inhaltsseiten erstellt werden:

Menusetup

Die Buchungsseite wird so zu einer Mini-Webseite mit anpassbaren Dropdown-Menüs für zusätzliche Unterseiten wie z.B. Anreiseinformationen oder Kontaktseiten.

Menus buchungsseite

Termin ab/bis Datum auf Buchungsseite veröffentlichen

Beim Bearbeiten eines Veranstaltungstermins kann nun sehr leicht festgelegt werden, von wann und bis wann der Termin auf der Buchungsseite veröffentlicht werden soll:

Zudem kann ab sofort ein Anmeldestartdatum eingetragen werden.

Anmeldestart

Der Termin ist dann zwar weiterhin auf der Buchungsseite sichtbar, aber eine Anmeldung ist noch nicht möglich. Stattdessen erscheint der Hinweis: „Anmeldung  ab“ mit dem entsprechenden Datum. Dies kann z.B. nützlich sein, um einen Veranstaltungstermin zu vermarkten und auf der Buchungsseite anzuzeigen, auch wenn die Anmeldung noch nicht offen ist. 

Auf diesselbe Weise kann ein Anmeldeschlussdatum gewählt werden.

In diesem Fall erscheint bereits auf der Übersichtsseite ein gelber „Anmeldung bis“ Hinweis.

Anmeldeschluss
Anmeldung bis

Löschen von Terminen

Hier handelt es sich um eine kleine, aber nützliche Verbesserung: Termine können ab sofort einfach gelöscht werden, sofern keine Buchungen existieren. 

Unter Veranstaltung bearbeiten im Abschnitt Termine findet sich nun die Funktion „Löschen“.

Terminlöschung

Externe Unterkünfte: Zuweisung in Terminen und Buchungen

Ab sofort ist es mit SeminarDesk möglich, externe Unterkünfte anzulegen, diese einem Veranstaltungstermin zuzuweisen und so „externe Zimmer“ hinzuzufügen. Diese Funktion hilft z.B. bei der Planung mit externen Hotelzimmerkontingenten.

Unter Verwaltung – Externe Unterkünfte müssen zunächst die zur Verfügung stehenden Unterkünfte angelegt werden. 

externe Unterkünfte

Unter Termindetails und dem Abschnitt „Externe Unterkünfte“ haben wir nun die Möglichkeit, Zimmerkontingente anzulegen und die entsprechende Unterkunft – in unserem Fall ist dies das „Stadthotel“ – auszuwählen:

Externe Unterkunfte kontingente erstellen
externe Unterkünfte bearbeiten
angelegte unterkünfte

Nachdem die Kontingente angelegt wurden, können diese beim Bearbeiten einer Buchung über Zimmer  – externes Zimmer zuweisen verteilt werden.

externes zimmer zuweisen

Flexible Verpflegungsarten

Dieses Oktober-Update macht es nun zudem möglich, flexible Verpflegungsarten festzulegen, um entweder leichter Buchungsdetails eines Teilnehmers zu ändern, oder um die Verpflegungsauswahl Teilnehmern online auf der Buchungsseite zur Verfügung zu stellen. Hinweis: Die Möglichkeit, die Verpflegungsarten auf der Buchungsseite anzubieten, wird mit einem der nächsten Updates gegeben sein.

Unter Verwaltung – Setup – Verpflegungsarten können die verschiedenen Optionen in einem ersten Schritt hinzugefügt werden:

In unserem Fall wollen wir die Optionen „Vollpension“ und „Ohne Frühstück“ anbieten.

Wenn wir nun eine neue Buchung anlegen, so können wir direkt die entsprechende Vorlage mit Hilfe des Dropdowns Verpflegungsart  auswählen:

Verpflegungsarten auswählen
Details zur Verpflegung

Unter den Verpflegungsdetails werden daraufhin für jeden Tag diese Verpflegungseinstellungen übernommen.

Hinweis: Mit dieser Funktion lassen sich einzelne Mahlzeiten aus dem Mahlzeitenplan des Termins entfernen.

Anfahrtskizze als Anhang in Bestätigungs-E-Mail

Es können nun Anfahrtsskizzen in Form eines PDF-Dokuments oder einer Bilddatei für externe Veranstaltungsorte hochgeladen werden.

Diese Anfahrtsskizzen  werden dann automatisch an die Bestätigungs-E-Mail angehängt.

Email

Zahlungsmethode bei Buchungen setzen

Unter Verwaltung – Setup – Zahlungsarten können ab sofort unter dem Abschnitt Zahlungswünsche Felder definiert werden, um Zahlungsmethoden und Zahlungsdaten abzufragen.

Zahlungswünsche

So kann z.B. dann auf der Buchungsseite während der Anmeldung abgefragt werden, ob der Teilnehmer per Lastschrift, bar oder per Überweisung zahlen möchte. 

Bei der Auswahl „Lastschrift“ können dann zusätzlich die Kontodaten abgefragt werden.

Buchungsseite Zahlungen

Durch diese Erhebung lässt sich im Anschluss z.B. ein Bericht als Liste generieren, die ausgibt, welche Teilnehmer bar zahlen, welche das Geld überweisen werden und welchen Teilnehmern eine Lastschrift abgebucht werden muss.

An E-Mails automatisch Bericht anhängen

Berichte können ab sofort automatisch an die Bestätigungs-E-Mails (oder anderen System-E-Mails) angehängt werden. So lassen sich z.B. Teilnahmebestätigungen oder Zertifikate im PDF-Format automatisch mit allen relevanten Teilnehmerdaten füllen and an die Teilnehmer versenden.

Die Funktion „Bericht hinzufügen“ findet sich ab sofort bei allein E-Mail-Vorlagen, z.B. unter Verwaltung – Setup – Standard-E-Mail-Einstellungen. 

Hinweis: Hier stehen nur Berichtsvorlagen zur Verfügung, die für den Objekttypen „Buchung“ freigeschaltet sind.

Kostenvorlagen

In SeminarDesk konnten bereits Kosten in eine Veranstaltung eingebucht werden. Bis jetzt mussten die notwendigen Angaben dafür jedoch immer wieder neu händisch eingegeben werden.

Ab sofort lassen sich unter Verwaltung – Kostenvorlagen Vorlagen für diese Kosten erstellen und dann einfach im Veranstaltungstermin – Termindetails im Abschnitt „Kosten“ als Vorlage ausgewählt werden. Dies spart Zeit und reduziert repetitive Arbeit.

Kostenvorlagen aus Vorlage

Wir hoffen wie immer, dass Euch diese Verbesserungen helfen und freuen uns auf Euer Feedback!

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Zurück zu Seminardesk.de

Statistiken in der Kalenderansicht, E-Mail-Benachrichtigungen bei neuen Buchungen, Flexible Preisstufen, und vieles mehr…

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom 16.09.2020 vorstellen!

Video – Inhaltsverzeichnis
0:35 Reihenfolge der Zimmertypen auf der Buchungsseite
1:21 Statistiken in der Kalenderansicht der Buchungen
1:53 E-Mail Benachrichtigungen bei Buchungseingang
2:35 Extrafelder für Veranstaltungen
3:30 Veranstaltungen Kontaktpersonen zuordnen
5:10 Uhrzeit für An-/Abreise bei manuellen Buchungen wählen
5:39 Sprache, Theme und Tabelleneinstellungen für Benutzer
6:05 Flexible Preistufen
6:55 Zusätzliche Mahlzeiten
8:00 Ergänzender Text für Unterkunftstyp auf Buchungsseite

Reihenfolge der Zimmertypen auf der Buchungsseite

Die Reihenfolge der Zimmertypen kann ab sofort über Verwaltung – Setup – Zimmer- und Zimmertypen angepasst werden.

Zimmertypen und Reihenfolge

Im Anmeldeformular auf der Buchungsseite ändert sich dementsprechend die Anzeige:

Statistiken in der Kalenderansicht der Buchungen

In der Kalenderansicht der Buchungen werden nun für jeden Kalendertag Statistiken angezeigt. Und zwar sowohl die Anzahl der Familien, Erwachsenen und Kinder, als auch die Anzahl der zugewiesenen Zimmer.

Hinweis: Für eine detaillierte Anzeige, kann der Mauszeiger einfach für eine Sekunde auf dem Statistikfeld ausharren und eine Infotafel erscheint.

Statistiken Buchungskalender
Statistiken Kalender Buchungen

E-Mail-Benachrichtigung bei Buchungseingang

Es können nun über die Webeinstellungen einer Veranstaltung ein oder mehrere E-Mail-Empfänger für Benachrichtigungen festgelegt werden. 

Bei jeder Online-Buchung wird eine E-Mail-Benachrichtigung an die dort hinterlegte(n) Adresse(n) verschickt.

Hinweis: Um die Einrichtung zukünftiger Veranstaltungen zu beschleunigen, können unter Verwaltung – Setup – Webeinstellungen die Empfänger-E-Mail-Adressen als Standard für alle Veranstaltungen eingetragen werden.

Extrafelder für Veranstaltungen

Ähnlich wie bereits vorhanden für Personen können ab sofort unter Verwaltung – Setup – Extrafelder auch Extrafelder für Veranstaltungen frei angelegt werden. 

Es stehen auch hier verschiedene Feldtypen zur Auswahl wie z.B. Textfelder, Datumsfelder, Zahlen, Ja-Nein Auswahlfelder und Dropdownfelder. 

Feldtypen

Veranstaltungen Kontaktpersonen zuordnen

Beim Anlegen einer Veranstaltung können von nun an eine oder mehrere Kontaktpersonen eingetragen werden. Zur Auswahl stehen hier SeminarDesk-Benutzer, bei denen in der Benutzerverwaltung der Haken bei „Kontakt“ gesetzt ist.

Diese Funktion kann dazu genutzt werden, um bspw. einen (internen) Ansprechpartner festzulegen, der für inhaltliche Fragen zuständig ist und den Interessierte kontaktieren können.

Kontaktperson

In den Webeinstellungen einer Veranstaltung kann über die Option „Kontaktpersonen anzeigen“ schließlich noch angegeben werden, ob die Kontaktpersonen auf der Buchungsseite – analog zu den Referenten – angezeigt werden sollen.

Uhrzeit für An-/Abreise bei manuellen Buchungen wählen

Beim manuellen Anlegen einer neuen Buchung kann nach der Wahl der Veranstaltung die An- und Abreisezeit des Gastes geändert bzw. überschrieben werden. 

Dies muss nun nicht mehr nachträglich erfolgen, wenn diese Information schon während der Buchung feststeht.

Sprache, Theme und Tabelleneinstellungen für Benutzer

Bei Klick oben rechts auf den eigenen Benutzernamen gibt es den neuen Menüpunkt Meine Einstellungen. Hier können z.B. die Einstellungen für den Zimmer- und Buchungskalender gespeichert werden. 

Meine Einstellungen

Flexible Preisstufen

Unter Verwaltung – Setup – Preisstufen lassen sich nun sehr leicht Preisstufen für verschiedene Teilnehmergruppen anlegen. In unserem Beispiel haben wir die Stufen „Sponsoren“, „Standard“ und „Reduziert“ hinzugefügt:

Preisstufen in Buchungen

Wir können hier auch festlegen, welche Stufe der Standard ist (d.h. vorausgewählt ist) und ob die jeweilige Stufe künftig auf der Buchungsseite verfügbar sein soll.

Die Preisstufen können dann bei der Verwaltung der Preislisten als weiteres Unterscheidungsmerkmal zusätzlich zum Gastalter sowie z.B. Zimmertypen verwendet werden. Dadurch können mit nur einer Preisliste verschiedene Preise für bspw. „Mitglieder“ und „Nicht-Mitglieder“ abgebildet werden.

Hinweis: Die Auswahl einer Preisstufe über die Buchungsseite ist derzeit noch nicht möglich, dies folgt mit einem der nächsten Updates. Bei der manuellen Buchung stehen die Preisstufen bereits zur Auswahl. Und auch beim Bearbeiten eines Buchungsgastes kann die Preisstufe im Nachhinein geändert werden.

Zusätzliche Mahlzeiten

Unter dem neuen Menüpunkt Verwaltung – Setup – Zusätzliche Mahlzeiten gibt es nun die Möglichkeit, Mahlzeiten für Gäste manuell hinzuzufügen, die verpflegt werden sollen, ohne eine Buchung zu haben. Dies können z.B. Tagesgäste oder Freiwillige sein. Dafür können Gruppen definiert werden, in unserem Fall „Tagesgäste“ und „Freiwillige“:

Gruppen für Mahlzeiten

Über den Gruppen kann zudem festgewählt werden, welche der fünf Standard-Mahlzeiten für die zusätzlichen Gäste grundsätzlich hinterlegt werden sollen. 

Mahlzeitenauswahl

Unter „Buchungen > Zusätzliche Mahlzeiten“ hat man nun die Möglichkeit, pro Tag, Mahlzeit und Gruppe die Anzahl der zusätzlichen Mahlzeiten einzutragen. 

Die zusätzlichen Mahlzeiten werden dann bspw. mit in die Küchenliste oder weitere Berichte einbezogen.

Zusätzliche Mahlzeiten

Ergänzender Text für Unterkunftstyp auf Buchungsseite

Unter Verwaltung – Setup – Zimmer und Zimmertypen kann von nun an eine externe Beschreibung für einzelne Zimmertypen hinzugefügt werden.

Diese Beschreibung erscheint auf der Buchungseite unter dem jeweiligen Zimmertyp.

Beschreibung Unterkunft Bucnungsseite

Wir hoffen wie immer, dass diese Verbesserungen euch helfen und freuen uns auf euer Feedback!

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Flexible Anreden und Titel, optionale Teilnehmerprofile, aktualisiertes Benutzermenü und allgemeine Serien-E-Mails

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom August 2020 vorstellen!

Anreden und Titel

Personenprofilen können ab sofort frei definierbare Anreden (bspw. „Frau“, „Herr“ oder „divers“) und optional Titel (z.B. „Dr.“, „Prof.“ usw.) zugewiesen werden. 

Bereits bestehende Personen können über Profile – Alle Personen anzeigen – Bearbeiten angepasst werden. 

Auch beim Anlegen einer neuen Buchung und im Buchungsformular der Buchungsseite sind diese Dropdown-Felder nun verfügbar:

Unter Verwaltung – Setup – Anreden und Titel besteht die Möglichkeit festzulegen, welche Anreden und Titel zur Verfügung stehen sollen:

Optional Profile bei manuellen Gruppenbuchungen anlegen

Befindet sich ein Gast oder Teilnehmer noch nicht im System, so wird während einer manuellen Buchung immer ein neues Teilnehmerprofil erstellt. Dies erfolgte bis jetzt sowohl für den ersten Teilnehmer als auch für alle folgenden innerhalb einer Gruppenbuchung. Mit der neuen Checkbox „Profil anlegen“ kann nun festgelegt werden, ob ein Teilnehmerprofil für jeden zusätzlichen Gast erstellt werden soll oder nicht. 

Wird kein Profil angelegt, so wieder dieser Gast lediglich mit Name, Geschlecht und Alter in die Buchung aufgenommen.

Anpassung des Benutzer- und Verwaltungs-Menüs

Wir haben im Zuge des aktuellen Updates das Haupt-Menü im oberen rechten Bereich leicht angepasst: Sprachwechsel, Änderung des Passwortes und des Themes sowie die Abmelden-Funktion sind nun durch einen Klick auf den Benutzernamen in einem Untermenü verfügbar. 

Neu ist zudem das „Fragezeichen“-Symbol mit dem direkten Link zu unserem Hilfe-Center. 

Der Link zu den Aufgaben und Notizen links daneben bleibt unverändert.

Da in den letzten Monaten einige neue Funktionen online gingen, haben wir nun auch die Struktur des Verwaltungsmenüs überarbeitet. Alle Einstellungen, die insbesondere am Anfang bzw. vor der Nutzung von SeminarDesk festgelegt werden, sind ab sofort unter dem Menüpunkt Setup zusammengefasst.

Allgemeine Serien-E-Mails

Bis jetzt konnten E-Mails unkompliziert an alle Teilnehmer eines bestimmten Veranstaltungsterminis geschickt werden. Wir haben diese Funktion nun erweitert, damit es möglich wird, Serien-E-Mails an mehrere Personen zu schicken – und zwar unabhängig von Buchungen und Buchungsstatus. Unter dem Menüpunkt Profile – Serien-E-Mail erstellen können bis zu 100 einzelne Personen ausgewählt werden:

Die E-Mail kann dann wie gewohnt mit einem Betreff, Text und E-Mail Platzhaltern ausgestattet werden. Es können auf Wunsch auch Anhänge hinzugefügt werden.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

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Neue Steuersätze, Gültig ab-Datum für Preislisten, Labels und externe Unterkünfte

Wir möchten hiermit gern die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom Juli 2020 mit euch teilen.

Zeitlich begrenzte Senkung der Steuersätze

Die neuen Steuersätze sind am 1. Juli 2020 in Kraft getreten. Solltest Du Dich dazu entschieden haben, Deine Preise nicht anzupassen, sind von Deiner Seite aus keine Änderungen an den SeminarDesk-Einstellungen notwendig. 

Um leicht neue Preisdetails zu aktualisieren bzw. bestehende Preislisten zu kopieren, lies hierzu diesen Hilfe-Center Artikel.

Neue Funktion: "Gültig ab"-Datum für Preislisten

Um Preislisten flexibler zu gestalten, kann nun zuerst ein „Gültig ab“-Datum definiert werden und daraufhin die Preisdetails innerhalb einer Preisliste sehr leicht kopiert und angepasst werden. 

Labels für das Gruppieren von Veranstaltungen, Terminen, Buchungen und Profilen

Beim Anlegen einer Veranstaltung konnten bisher die Art und das Thema durch ein Textfeld benannt werden. Es gibt nun darüber hinaus die Möglichkeit, einer Veranstaltung ein sogenanntes Label zuzuweisen.

Die Einträge, die hier zur Verfügung stehen, können unter dem Menüpunkt „Verwaltung – Labels“ eingerichtet werden.

Hinweis: In den kommenden Updates ist vorgesehen, Veranstaltungsart und -thema durch diese Labels und deren frei wählbaren Kategorien zu ersetzen. Hier ist kein manuelles Eingreifen Deinerseits notwendig.

Ausblick: Externe Unterkünfte

Unter dem neuen Menüpunkt „Verwaltung – Externe Unterkünfte“ können nun z.B. externe Hotelpartner inklusive Adresse angelegt werden. Diese Funktion befindet sich aktuell noch in der Entwicklung. In Zukunft wird es möglich sein, Veranstaltungen externe Übernachtungsmöglichkeiten zuzuweisen und diese wiederum dann in den Buchungen den Gästen zuzuweisen.

Wir informieren Dich, sobald diese Funktion mit einem der kommenden Updates vollständig zur Verfügung steht!

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Buchungskalender, Verschieben von einzelnen Buchungen und Gästen, Zimmerkalenderanzeige, … und weitere Verbesserungen

Wir möchten hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom Juni 2020 mit euch teilen.

Umbenennung von "Seminar" in "Veranstaltung"

Plattformweit rücken wir mit diesem Update ab von der Bezeichnung Seminare und verwenden von nun an den neutraleren Begriff Veranstaltung. 

Dies hat insbesondere Auswirkungen auf das Hauptmenü und weitere Bezeichnungen innerhalb von SeminarDesk. Die Funktionalität bleibt trotz dieser Umbenennung unverändert.

Neu: Buchungskalender

Buchungen können durch Klick auf das Buchungsmenü ab sofort auch in einer Kalenderansicht dargestellt werden. 

Wie bereits bei allen anderen Kalenderansichten kann auch hier zuerst der Zeitraum und eine Wochen-, Monats- oder chronologoische Darstellung gewählt werden.

Tip: Mit einem Rechtsklick auf einen Eintrag können die Buchungsdetails aufgerufen und auch direkt ein Zimmer zugewiesen werden.

Neue Funktion: Buchung in andere Buchung verschieben bzw. einzelnen Gast in andere Buchung verschieben

Da viele Veranstaltungen in den letzen Monaten verschoben werden mussten, gibt es nun in SeminarDesk die Möglichkeit, Buchungen ganz leicht in eine andere Buchung zu verschieben.

Du erreichst die Funktion unter Buchung bearbeiten – Aktionen – In andere Buchung verschieben.

Es kann nun eine Zielbuchung ausgewählt werden:

Nach einer erfolgreichen Verschiebung sehen wir nun beide Veranstaltungstermine und Gäste in einer Buchung.

Hinweis: Um eine Buchung zu verschieben, darf diese nicht in der Vergangenheit liegen.

Auf die gleiche Weise können nun auch einzelne Gäste einer Buchung in eine andere Buchung verschoben werden.

Neue Funktion: Buchung zu neuem Termin verschieben

Für den Fall, dass einige Teilnehmer nicht an einer bereits gebuchten Veranstaltung teilnehmen können, kann eine Buchung nun leicht zu einem anderen zukünftigen Termin derselben Veranstaltung verschoben werden. Klicke hierzu auf Buchung bearbeiten und auf Aktionen – Zu anderem Termin verschieben.

Wir können nun einen neuen Termin wählen. Bitte beachte: Es können Buchungen nur in Termine derselben Veranstaltung verschoben werden. Die Veranstaltung muss somit bereits über mehrere zukünftige Termine verfügen.

Stundenplan-Vorlagen anlegen und bei Termin Stundenplan hinterlegen

Mit diesem Update können nun auch Stundenplan-Vorlagen erstellt werden. 
Wähle zuerst Verwaltung  – Stundenplan – Vorlagen um einen neuen Stundenplan zu erstellen bzw. hinzuzufügen.

Anschließend können durch Rechstklick auf den Stundenplan neue Einträge für einen oder mehrere Tage erstellt werden. 

Jeder Eintrag kann entweder als Pause, Unterricht oder Prüfung markiert und die entsprechenden Unterrichstseinheiten definiert werden.

Wir können nun einem Termin diese Stundenplanvorlage zuweisen.
Klicke hierfür auf das Aktionen Dropdown eines Termins und wähle Termindetails  (Raummiete, Rechnungen etc.) 

Unter dem Abschnitt Stundenplan können nun die erstellten  Vorlagen ausgewählt und in den Stundenplan des Termins gezogen werden.

Optimierte Zimmerkalenderanzeige

Es gibt ab sofort weitere Grundeinstellungen für den Zimmerkalender. Unter Verwaltung – Einstellungen und dem Bereich Zimmerkalender findest Du nun folgende zusätzliche Optionen:

Durch Entfernen der Checkbox Veranstaltungstermine anzeigen, wird die erste Zeile im Zimmerkalender komplett entfernt.  

Die neue Gruppierung-Funktion erlaubt es uns zusätzlich, den Kalender nach Buchung und nach Buchung und Geschlecht zu gruppieren.  

Schließlich kann nun auch die Dynamische Zimmerhöhe deaktviert werden. Das heisst Zimmer mit mehreren Betten haben keine größere Zeilenhöhe mehr als z.B. Einzelzimmer.

Weitere Funktionen und Verbesserungen

Gesamtpreisanzeige für die Buchungsseite:

Über die Webeinstellungen einer Veranstaltung kann nun die Anzeige des Gesamtpreises deaktiviert bzw. aktiviert werden. Es wird bei Aktivierung anstatt der allgemeinen Preisen pro Nacht abhängig vom ausgewählten Termin der Gesamtpreis pro Person für Übernachtung und Verpflegung angezeigt. 
Hinweis: Diese Option hat keine Auswirkung bei mehrteiligen Seminaren oder wenn die Buchung mehrerer Termine aktiv ist.

Verbesserte Geschwindigkeit von Berichten:

Die Benutzeroberfläche und Anzeige der Berichte und Reports hat sich leicht geändert und wurde optimiert. Zudem konnte die Gechwindigkeit insbesondere bei größeren Datenmengen verbessert werden. 

SeminarDesk wird international:

Aufgrund neuer englisch- und französisch sprechender SeminarDesk Kunden ist die SeminarDesk-Benutzeroberfläche ab sofort auch mehrsprachig nutzbar. Die Sprache kann jederzeit oben rechts über die entsprechende Landesflagge geändert werden.  

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Buchungssonderwünsche, Stapelanlage für Buchungen, Pflichtfelder bei der Online-Anmeldung … und viele weitere kleine Verbesserungen

Wir möchten euch hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom 03. Februar 2020 mit euch teilen.

Sonderwünsche für eine Buchung – ohne Gast-Bezug – hinterlegen

In einer Gruppen-Buchung – also in einer Buchung mit mehreren ggf. „anonymen“ Gästen – war es bislang recht mühselig, die Anzahl der verschiedenen Sonderwünsche einzugeben. Denn dazu musste jeweils bei den Gästen die entsprechenden Sonderwünsche hinzugefügt werden – ohne dass die konkrete Person ggf. bekannt ist und demnach eine direkte Zuordnung zur Person wenig sinnvoll ist.

Mit den „Buchungssonderwünschen“ können nun Sonderwünsche für die gesamte Buchung, also unabhängig von einzelnen Gästen, hinterlegt werden.

Die hier hinterlegten Angaben werden dann auch in den relevanten Berichten wie bspw. dem Functionsheet zur Verfügung gestellt.

Hinweis: Da die Zuordnung nicht zu einzelnen Gästen erfolgt, kann SeminarDesk hierbei auch keine Preise berechnen und aufschlagen. Wenn Sonderwünsche gebucht werden sollen, die einen Aufschlag beinhalten, so müssen diese wiederum einem konkreten Buchungsgast zugewiesen werden. Oder es wird manuell eine individuelle Position in die Buchung aufgenommen.

Stapelanlage für Buchungen

Über den neuen Menüpunkt „Buchungen > Stapelanlage“ gibt es nun die Möglichkeit, mehrere individuelle Buchungen zu einem (oder verschiedenen) Seminarterminen „in einem Rutsch“ anzulegen. 

Dies ist z.B. dann hilfreich, wenn man schnell eine Liste von Teilnehmenden einbuchen zu einer Veranstaltung einbuchen möchte, bei der die Anmeldung über einen externen Veranstalter/Partner erfolgt und zu denen bspw. nur die Namen vorliegen.

Dazu wird im oberen Bereich zunächst der gewünschte Seminartermin ausgewählt. Je nach Einstellungen des Termins können dann noch An-/Abreise, Verpflegung und Übernachtung angepasst werden.

Nun können im unteren Bereich die Gäste ausgewählt bzw. neu eingegeben werden. Ist eine Person bereits in SeminarDesk vorhanden, so kann sie über das Feld „Gast“ gesucht und ausgewählt werden. Ist es eine neue Person, so können ihre Angaben über die darunter liegenden Felder eingegeben werden. Wurde die Person gewählt bzw. neu eingegeben, wird der Gast mit „Hinzufügen“ in die Liste der anzulegenden Buchungen übernommen. Über das „X“-Icon können fehlerhaft angelegte Gäste auch wieder entfernt werden.

Schließlich wird durch Klick auf „Buchungen anlegen“ für jeden Gast eine Buchung mit den gewählten Einstellungen angelegt.

Pflichtfelder bei der Online-Anmeldung und weitere Optionen für die Anzeige

Im Zuge der Überarbeitung der Webeinstellungen gibt es – neben einer visuellen Überarbeitung bzw. Re-Organisation der Struktur – einige neue Möglichkeiten für die Steuerung der Funktionalität der Online-Anmeldung. 

Als erstes zu erwähnen wäre die neue Einstellungsmöglichkeit für die Übersichtsseite. Hier gibt es die neue Option, die Termine eines Seminars zwar in der Übersicht anzuzeigen, jedoch keinen Link auf die Detailseite anzubieten. Dies kann in dem Szenario nützlich sein, in dem ich zwar darauf hinweisen möchte, dass es die Veranstaltung gibt, ich aber die Anmeldung nur über den direktem Link erlauben möchte. 

Bei den Einstellungen zur Detailseite gibt es nun die Möglichkeit, die Detailseite zwar anzuzeigen, jedoch die Buchungsmöglichkeit zu deaktivieren. Dies kann bspw. für Veranstaltungen genutzt werden, die ich zwar bewerben (und auf der Detailseite genauer beschreiben) möchte, für die ich aber selbst keine Anmeldungen entgegen nehmen kann/möchte, also z.B. wenn die Anmeldung über einen externen Veranstalter läuft.

Zu guter Letzt gibt es nun die Möglichkeit zu steuern, welche Felder bei der Online-Anmeldung  Pflichtfelder sein und welche optional sein sollen. So lässt sich bspw. ganz im Sinn des Prinzips der „Datensparsamkeit“ festlegen, dass für eine kostenfrei Abendveranstaltung weder Geschlecht noch Geburtsdatum und Adresse der Teilnehmenden erforderlich für die Anmeldung sind.

Überarbeitete Funktion "Leistungen hinzufügen"

Die Funktion „Leistungen hinzufügen“ in einer Buchung wurde grundlegend überarbeitet. Sie unterteilt sich nun in 3 Reiter: „Standard“, „Leistungen“ und „Sonstiges“.

Über den Reiter „Standard“ können nun einfach die Standard-Positionen Seminarteilnahme, Verpflegung oder Übernachtung für die jeweils unten gewählten Buchungsgäste hinzugefügt werden.

Über den Reiter „Leistungen“ bekommt man die bereits gewohnte Ansicht der „Sonstigen Preislisten“, mit deren Hilfe sich schnell standardisierte, in einer Preisliste hinterlegte Positionen in die Buchung aufnehmen lassen.

Unter „Sonstiges“ gibt es schließlich die Möglichkeit, völlig freie Leistungen in die Buchung aufzunehmen, für die es keine Preislisten gibt.

Weitere kleine Verbesserungen und Korrekturen

Zu guter Letzt möchten wir hier kurz einige der unzähligen kleinen Verbesserungen und Fehlerkorrekturen des letzten Updates aufführen:
  1. Die Anzeige bzw. Verteilung der Zahlungen bei negativen Beträgen (also z.B. wenn über einen Sonderwunsch eine Preisreduktion gebucht wurde) wurde verbessert und ist nun nicht mehr so verwirrend.
  2. Über den neuen Menüpunkt „Rechnungen > Zahlungsübersicht“ kann nun eine (sortier- und filterbare) Liste der in SeminarDesk erfassten Zahlungen angezeigt werden.
  3. Im Zimmerkalender wird im Seminartermin-Tooltip unter der Anzahl der Teilnehmer nun auch die Gesamtzahl der eingebuchten Personen für diesen Termin angezeigt.
  4. Die Liste der Raumbuchungen enthält nun in der Spalte „Angelegt von“ den Benutzernamen der Person, welche die Raumbuchung angelegt hat.
  5. In der Bearbeitungsmaske für Personen können die Felder nun besser per TAB-Taste angesprochen werden: Die Reihenfolge ist im ersten Block nun vertikal, nicht mehr horizontal.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.