Neue Steuersätze, Gültig ab-Datum für Preislisten, Labels und externe Unterkünfte

Wir möchten hiermit gern die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom Juli 2020 mit euch teilen.

Zeitlich begrenzte Senkung der Steuersätze

Die neuen Steuersätze sind am 1. Juli 2020 in Kraft getreten. Solltest Du Dich dazu entschieden haben, Deine Preise nicht anzupassen, sind von Deiner Seite aus keine Änderungen an den SeminarDesk-Einstellungen notwendig. 

Um leicht neue Preisdetails zu aktualisieren bzw. bestehende Preislisten zu kopieren, lies hierzu diesen Hilfe-Center Artikel.

Neue Funktion: "Gültig ab"-Datum für Preislisten

Um Preislisten flexibler zu gestalten, kann nun zuerst ein „Gültig ab“-Datum definiert werden und daraufhin die Preisdetails innerhalb einer Preisliste sehr leicht kopiert und angepasst werden. 

Labels für das Gruppieren von Veranstaltungen, Terminen, Buchungen und Profilen

Beim Anlegen einer Veranstaltung konnten bisher die Art und das Thema durch ein Textfeld benannt werden. Es gibt nun darüber hinaus die Möglichkeit, einer Veranstaltung ein sogenanntes Label zuzuweisen.

Die Einträge, die hier zur Verfügung stehen, können unter dem Menüpunkt „Verwaltung – Labels“ eingerichtet werden.

Hinweis: In den kommenden Updates ist vorgesehen, Veranstaltungsart und -thema durch diese Labels und deren frei wählbaren Kategorien zu ersetzen. Hier ist kein manuelles Eingreifen Deinerseits notwendig.

Ausblick: Externe Unterkünfte

Unter dem neuen Menüpunkt „Verwaltung – Externe Unterkünfte“ können nun z.B. externe Hotelpartner inklusive Adresse angelegt werden. Diese Funktion befindet sich aktuell noch in der Entwicklung. In Zukunft wird es möglich sein, Veranstaltungen externe Übernachtungsmöglichkeiten zuzuweisen und diese wiederum dann in den Buchungen den Gästen zuzuweisen.

Wir informieren Dich, sobald diese Funktion mit einem der kommenden Updates vollständig zur Verfügung steht!

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Buchungskalender, Verschieben von einzelnen Buchungen und Gästen, Zimmerkalenderanzeige, … und weitere Verbesserungen

Wir möchten hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom Juni 2020 mit euch teilen.

Umbenennung von "Seminar" in "Veranstaltung"

Plattformweit rücken wir mit diesem Update ab von der Bezeichnung Seminare und verwenden von nun an den neutraleren Begriff Veranstaltung. 

Dies hat insbesondere Auswirkungen auf das Hauptmenü und weitere Bezeichnungen innerhalb von SeminarDesk. Die Funktionalität bleibt trotz dieser Umbenennung unverändert.

Neu: Buchungskalender

Buchungen können durch Klick auf das Buchungsmenü ab sofort auch in einer Kalenderansicht dargestellt werden. 

Wie bereits bei allen anderen Kalenderansichten kann auch hier zuerst der Zeitraum und eine Wochen-, Monats- oder chronologoische Darstellung gewählt werden.

Tip: Mit einem Rechtsklick auf einen Eintrag können die Buchungsdetails aufgerufen und auch direkt ein Zimmer zugewiesen werden.

Neue Funktion: Buchung in andere Buchung verschieben bzw. einzelnen Gast in andere Buchung verschieben

Da viele Veranstaltungen in den letzen Monaten verschoben werden mussten, gibt es nun in SeminarDesk die Möglichkeit, Buchungen ganz leicht in eine andere Buchung zu verschieben.

Du erreichst die Funktion unter Buchung bearbeiten – Aktionen – In andere Buchung verschieben.

 

Es kann nun eine Zielbuchung ausgewählt werden:

Nach einer erfolgreichen Verschiebung sehen wir nun beide Veranstaltungstermine und Gäste in einer Buchung.

Hinweis: Um eine Buchung zu verschieben, darf diese nicht in der Vergangenheit liegen.

Auf die gleiche Weise können nun auch einzelne Gäste einer Buchung in eine andere Buchung verschoben werden.

Neue Funktion: Buchung zu neuem Termin verschieben

Für den Fall, dass einige Teilnehmer nicht an einer bereits gebuchten Veranstaltung teilnehmen können, kann eine Buchung nun leicht zu einem anderen zukünftigen Termin derselben Veranstaltung verschoben werden. Klicke hierzu auf Buchung bearbeiten und auf Aktionen – Zu anderem Termin verschieben.

Wir können nun einen neuen Termin wählen. Bitte beachte: Es können Buchungen nur in Termine derselben Veranstaltung verschoben werden. Die Veranstaltung muss somit bereits über mehrere zukünftige Termine verfügen.

Stundenplan-Vorlagen anlegen und bei Termin Stundenplan hinterlegen

Mit diesem Update können nun auch Stundenplan-Vorlagen erstellt werden. 
Wähle zuerst Verwaltung  – Stundenplan – Vorlagen um einen neuen Stundenplan zu erstellen bzw. hinzuzufügen.

Anschließend können durch Rechstklick auf den Stundenplan neue Einträge für einen oder mehrere Tage erstellt werden. 

Jeder Eintrag kann entweder als Pause, Unterricht oder Prüfung markiert und die entsprechenden Unterrichstseinheiten definiert werden.

Wir können nun einem Termin diese Stundenplanvorlage zuweisen.
Klicke hierfür auf das Aktionen Dropdown eines Termins und wähle Termindetails  (Raummiete, Rechnungen etc.) 

Unter dem Abschnitt Stundenplan können nun die erstellten  Vorlagen ausgewählt und in den Stundenplan des Termins gezogen werden.

Optimierte Zimmerkalenderanzeige

Es gibt ab sofort weitere Grundeinstellungen für den Zimmerkalender. Unter Verwaltung – Einstellungen und dem Bereich Zimmerkalender findest Du nun folgende zusätzliche Optionen:

Durch Entfernen der Checkbox Veranstaltungstermine anzeigen, wird die erste Zeile im Zimmerkalender komplett entfernt.  

Die neue Gruppierung-Funktion erlaubt es uns zusätzlich, den Kalender nach Buchung und nach Buchung und Geschlecht zu gruppieren.  

Schließlich kann nun auch die Dynamische Zimmerhöhe deaktviert werden. Das heisst Zimmer mit mehreren Betten haben keine größere Zeilenhöhe mehr als z.B. Einzelzimmer.

Weitere Funktionen und Verbesserungen

Gesamtpreisanzeige für die Buchungsseite:

Über die Webeinstellungen einer Veranstaltung kann nun die Anzeige des Gesamtpreises deaktiviert bzw. aktiviert werden. Es wird bei Aktivierung anstatt der allgemeinen Preisen pro Nacht abhängig vom ausgewählten Termin der Gesamtpreis pro Person für Übernachtung und Verpflegung angezeigt. 
Hinweis: Diese Option hat keine Auswirkung bei mehrteiligen Seminaren oder wenn die Buchung mehrerer Termine aktiv ist.

Verbesserte Geschwindigkeit von Berichten:

Die Benutzeroberfläche und Anzeige der Berichte und Reports hat sich leicht geändert und wurde optimiert. Zudem konnte die Gechwindigkeit insbesondere bei größeren Datenmengen verbessert werden. 

SeminarDesk wird international:

Aufgrund neuer englisch- und französisch sprechender SeminarDesk Kunden ist die SeminarDesk-Benutzeroberfläche ab sofort auch mehrsprachig nutzbar. Die Sprache kann jederzeit oben rechts über die entsprechende Landesflagge geändert werden.  

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Buchungssonderwünsche, Stapelanlage für Buchungen, Pflichtfelder bei der Online-Anmeldung … und viele weitere kleine Verbesserungen

Wir möchten euch hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom 03. Februar 2020 mit euch teilen.

Sonderwünsche für eine Buchung – ohne Gast-Bezug – hinterlegen

In einer Gruppen-Buchung – also in einer Buchung mit mehreren ggf. „anonymen“ Gästen – war es bislang recht mühselig, die Anzahl der verschiedenen Sonderwünsche einzugeben. Denn dazu musste jeweils bei den Gästen die entsprechenden Sonderwünsche hinzugefügt werden – ohne dass die konkrete Person ggf. bekannt ist und demnach eine direkte Zuordnung zur Person wenig sinnvoll ist.

Mit den „Buchungssonderwünschen“ können nun Sonderwünsche für die gesamte Buchung, also unabhängig von einzelnen Gästen, hinterlegt werden.

Die hier hinterlegten Angaben werden dann auch in den relevanten Berichten wie bspw. dem Functionsheet zur Verfügung gestellt.

Hinweis: Da die Zuordnung nicht zu einzelnen Gästen erfolgt, kann SeminarDesk hierbei auch keine Preise berechnen und aufschlagen. Wenn Sonderwünsche gebucht werden sollen, die einen Aufschlag beinhalten, so müssen diese wiederum einem konkreten Buchungsgast zugewiesen werden. Oder es wird manuell eine individuelle Position in die Buchung aufgenommen.

Stapelanlage für Buchungen

Über den neuen Menüpunkt „Buchungen > Stapelanlage“ gibt es nun die Möglichkeit, mehrere individuelle Buchungen zu einem (oder verschiedenen) Seminarterminen „in einem Rutsch“ anzulegen. 

Dies ist z.B. dann hilfreich, wenn man schnell eine Liste von Teilnehmenden einbuchen zu einer Veranstaltung einbuchen möchte, bei der die Anmeldung über einen externen Veranstalter/Partner erfolgt und zu denen bspw. nur die Namen vorliegen.

Dazu wird im oberen Bereich zunächst der gewünschte Seminartermin ausgewählt. Je nach Einstellungen des Termins können dann noch An-/Abreise, Verpflegung und Übernachtung angepasst werden.

Nun können im unteren Bereich die Gäste ausgewählt bzw. neu eingegeben werden. Ist eine Person bereits in SeminarDesk vorhanden, so kann sie über das Feld „Gast“ gesucht und ausgewählt werden. Ist es eine neue Person, so können ihre Angaben über die darunter liegenden Felder eingegeben werden. Wurde die Person gewählt bzw. neu eingegeben, wird der Gast mit „Hinzufügen“ in die Liste der anzulegenden Buchungen übernommen. Über das „X“-Icon können fehlerhaft angelegte Gäste auch wieder entfernt werden.

Schließlich wird durch Klick auf „Buchungen anlegen“ für jeden Gast eine Buchung mit den gewählten Einstellungen angelegt.

Pflichtfelder bei der Online-Anmeldung und weitere Optionen für die Anzeige

Im Zuge der Überarbeitung der Webeinstellungen gibt es – neben einer visuellen Überarbeitung bzw. Re-Organisation der Struktur – einige neue Möglichkeiten für die Steuerung der Funktionalität der Online-Anmeldung. 

Als erstes zu erwähnen wäre die neue Einstellungsmöglichkeit für die Übersichtsseite. Hier gibt es die neue Option, die Termine eines Seminars zwar in der Übersicht anzuzeigen, jedoch keinen Link auf die Detailseite anzubieten. Dies kann in dem Szenario nützlich sein, in dem ich zwar darauf hinweisen möchte, dass es die Veranstaltung gibt, ich aber die Anmeldung nur über den direktem Link erlauben möchte. 

Bei den Einstellungen zur Detailseite gibt es nun die Möglichkeit, die Detailseite zwar anzuzeigen, jedoch die Buchungsmöglichkeit zu deaktivieren. Dies kann bspw. für Veranstaltungen genutzt werden, die ich zwar bewerben (und auf der Detailseite genauer beschreiben) möchte, für die ich aber selbst keine Anmeldungen entgegen nehmen kann/möchte, also z.B. wenn die Anmeldung über einen externen Veranstalter läuft.

Zu guter Letzt gibt es nun die Möglichkeit zu steuern, welche Felder bei der Online-Anmeldung  Pflichtfelder sein und welche optional sein sollen. So lässt sich bspw. ganz im Sinn des Prinzips der „Datensparsamkeit“ festlegen, dass für eine kostenfrei Abendveranstaltung weder Geschlecht noch Geburtsdatum und Adresse der Teilnehmenden erforderlich für die Anmeldung sind.

Überarbeitete Funktion "Leistungen hinzufügen"

Die Funktion „Leistungen hinzufügen“ in einer Buchung wurde grundlegend überarbeitet. Sie unterteilt sich nun in 3 Reiter: „Standard“, „Leistungen“ und „Sonstiges“.

Über den Reiter „Standard“ können nun einfach die Standard-Positionen Seminarteilnahme, Verpflegung oder Übernachtung für die jeweils unten gewählten Buchungsgäste hinzugefügt werden.

Über den Reiter „Leistungen“ bekommt man die bereits gewohnte Ansicht der „Sonstigen Preislisten“, mit deren Hilfe sich schnell standardisierte, in einer Preisliste hinterlegte Positionen in die Buchung aufnehmen lassen.

Unter „Sonstiges“ gibt es schließlich die Möglichkeit, völlig freie Leistungen in die Buchung aufzunehmen, für die es keine Preislisten gibt.

Weitere kleine Verbesserungen und Korrekturen

Zu guter Letzt möchten wir hier kurz einige der unzähligen kleinen Verbesserungen und Fehlerkorrekturen des letzten Updates aufführen:
  1. Die Anzeige bzw. Verteilung der Zahlungen bei negativen Beträgen (also z.B. wenn über einen Sonderwunsch eine Preisreduktion gebucht wurde) wurde verbessert und ist nun nicht mehr so verwirrend.
  2. Über den neuen Menüpunkt „Rechnungen > Zahlungsübersicht“ kann nun eine (sortier- und filterbare) Liste der in SeminarDesk erfassten Zahlungen angezeigt werden.
  3. Im Zimmerkalender wird im Seminartermin-Tooltip unter der Anzahl der Teilnehmer nun auch die Gesamtzahl der eingebuchten Personen für diesen Termin angezeigt.
  4. Die Liste der Raumbuchungen enthält nun in der Spalte „Angelegt von“ den Benutzernamen der Person, welche die Raumbuchung angelegt hat.
  5. In der Bearbeitungsmaske für Personen können die Felder nun besser per TAB-Taste angesprochen werden: Die Reihenfolge ist im ersten Block nun vertikal, nicht mehr horizontal.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Mehrfachbuchungen, Belegungsstatistik, Veranstaltungsorte und weitere Neuerungen

Gern möchten wir hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom 18. Dezember 2019 mit euch teilen.

Mit "Mehrfachbuchungen" Buchungen zu mehrteiligen Seminaren zusammenfassen

Bisher wurde für Anmeldungen zu mehrteiligen Seminaren zu jedem Seminartermin eine separate Buchung angelegt und damit auch mehrere Anmelde- und ggf. Bestätigungs-E-Mails verschickt.

Über die neue Einstellung „Buchungsmodus“ = „Mehrfachbuchung“ in einem Seminar lässt sich dies nun ändern.

Geht über die Buchungswebsite nun eine Buchung für einen Termin dieses Seminars ein, so legt SeminarDesk nur noch eine einzige Buchung an. Eine solche Mehrfachbuchung wird durch ein spezielles Icon hervorgehoben. Es werden außerdem die Termine aufgelistet, die diese Buchung enthält.

Die Liste der Buchungsgäste und Details zeigt nun auch den jeweiligen Seminartermin an, sodass bspw. danach gruppiert werden kann.

Aus der Buchung kann außerdem bequem die Zimmerverteilung für den jeweils gewünschten Termin aufgerufen werden. Dazu gibt es bei der Aktion „Zimmer > Zimmerverteilung“ eine Auswahlliste mit den Terminen.

Von diesen Besonderheiten abgesehen wird eine Mehrfachbuchung wie eine herkömmliche Buchung verwendet. So wird bspw. für die Buchung nur eine einzige Anmelde- oder Bestätigungs-E-Mail verschickt. Der Platzhalter [Details] enthält dabei automatisch die Details für alle in der Buchung enthaltenen Termine.

Weitere Details zu Buchungsgästen und mehrere Gäste einem Zimmer zuweisen

Beim Buchungsgast gibt es nun eine neue Spalte „Info“, in der eine Liste der früher für diesen Gast schon mal gebuchten Sonderwünsche sowie die Information aus dem Feld „Info Text“ des Personenprofils angezeigt wird (sofern vorhanden). 

Weiterhin wird nun beim Bucher ein „i“-Symbol angezeigt, wenn keine postalische Adresse, keine Emailadresse oder kein Geburtsdatum vorhanden ist. Im Tooltip werden diese Angaben dann entsprechend angezeigt.

In Buchungen mit mehreren Gästen ist es nun außerdem möglich, mehrere Gäste auf einmal manuell einem Zimmer zuzuweisen. Dazu können die gewünschte Gäste im Dialog „Zimmerbelegung“ über die Check-Boxen ausgewählt werden.

Erweiterte Belegungsstatistik

Diese kann über den Menüeintrag „Zimmerverwaltung > Belegungsstatistik“ aufgerufen werden. Neu ist, dass die freien, belegten und angefragten Betten anzeigt und dabei auch alle Buchungen, bei denen eine Übernachtung gebucht, aber noch kein Zimmer zugewiesen ist, ebenfalls berücksichtigt werden. 

Weiterhin werden dort nun auch die Zimmerkontingente berücksichtigt, sodass hier eine detaillierte Statistik über die freien Kapazitäten einsehbar ist.

Seminare inkl. Termine und Preislisten kopieren

Bislang konnten nur einzelne Seminartermine kopiert werden. Mit diesem Update ist es nun möglich, ein komplettes Seminar zu kopieren:

Veranstaltungsort bei Seminaren hinterlegen

Mit diesem Update können in SeminarDesk nun auch externe Veranstaltungsorte hinterlegt und einem Seminartermin zugewiesen werden. Dazu können diese über den Menüpunkt „Verwaltung > Veranstaltungsorte“ angelegt und bearbeitet werden.

Neben einem Namen kann hier optional eine Anschrift sowie ein Link hinterlegt werden. Um den Veranstaltungsort zuzuweisen, gibt es im Seminartermin das neue Feld „Veranstaltungsort“:

Für Veranstaltungen, die im Haus stattfinden, kann hier der Eintrag <Im Haus> gewählt werden.

Seminare in Kalenderansicht anzeigen

Wie die Raum- und Zimmerbelegungen können nun auch die Seminartermine in einer übersichtlichen Kalenderansicht angezeigt werden. Dazu gibt es den neuen Menüpunkt „Seminare > Kalender anzeigen“:

Zahlungen importieren

Seit diesem Update bietet SeminarDesk die Möglichkeit, Informationen zu Zahlungen aus einer CSV-Datei zu importieren. Somit können bspw. Daten zu eingegangenen Überweisungen aus einer Bankingsoftware eingelesen und den jeweiligen Buchungen zugewiesen werden.

Dazu wird im nächsten Schritt eine CSV-Datei mit den benötigten Spalten „Zahlungsdatum“, „Absender“, „Verwendungszweck“ und „Betrag hochgeladen. 

SeminarDesk analysiert diese und zeigt anschließend an, wie viele Zahlungsdetails erkannt und wie viele noch zugewiesen werden müssen. Im zweiten Schritt können die eingelesenen Zahlungen dann jeweils einer Buchung zugewiesen oder ignoriert werden.

Hinweis: Aktuell müssen die importieren Zahlungen den Buchungen manuell zugewiesen werden. Es ist geplant, dies um einen automatischen Vorschlag (z.B. anhand der Buchungsnummer im Überweisungsbetreff) zu ergänzen. Hierzu freuen wir uns wie immer auf euer Feedback, wie wir diese Funktion für euch noch weiter verbessern können.

Weitere Verbesserungen

Zu guter Letzt möchten wir hier noch weitere kleinere Anpassungen und Erweiterungen erwähnen:

  • Beim Hinzufügen eines neuen Gastes in eine Buchung werden nun anstatt wie bisher die An-/Abreise-Daten des jeweiligen Seminartermins die des bereits vorhandenen Buchungsgastes verwendet.
  • Rabattcodes können nun auch über die neue Buchungswebsite durch die Bucher eingegeben werden.
  • Wir haben euer Feedback gehört und eine Änderung des letzten Updates noch einmal überarbeitet: In der Detailansicht einer Buchung werden die Aktions-Buttons nun nur dann in die Menüleiste verschoben, wenn der vorhandene Bildschirmplatz nicht für bisherige Darstellung im Buchungskopf ausreicht.
  • Die Zimmerverteilung kann über den Menüpunkt „Zimmerverwaltung – Zimmerverteilung nach Zeitraum“ nun auch nach Zeitraum aufgerufen werden.
  • In der Saldoauswertung (Menüpunkt „Buchungen > Saldoauswertung“) werden nun auch Buchungen (nicht mehr unterteilt nach Gästen) und offene Seminartermin-Umsätze aufgelistet.

Danke für euer Vertrauen und das stetige Feedback.

Wir wünschen euch eine geruhsame Weihnachtsseite!

🙏

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Optimierte Seminartermin- und Buchungsansicht und Rabattcodes

Gern möchten wir hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom 02. Oktober 2019 mit euch teilen.

Verbesserte Darstellung der Buchungsmaske für kleinere Bildschirmauflösungen

Um SeminarDesk in Zukunft auch für kleinere Bildschirmauflösungen sowie mobile Endgeräte wie z.B. Tablets besser nutzbar zu machen, haben wir in der Buchungsansicht einige Anpassungen vorgenommen.

Die auffälligste Änderung betrifft den Block „Aktionen“ im oberen Bereich einer Buchung, denn dieser wurde komplett gestrichen. Alle Aktionen befinden sich nun – im Einklang mit den anderen Ansichten in SeminarDesk – in einer Menüleiste oberhalb der Buchung.

So finden sich bspw. die Aktionen aus dem ehemaligen Abschnitt „Buchungsstatus“ im neuen Menü „Buchungsstatus“ usw.

Schließlich wurde auch die Ansicht der Gäste und Buchungsdetails etwas kompakter gestaltet, indem hier teil irrelevante Informationen nicht mehr angezeigt werden.

Kompaktere Anzeige der Seminartermine

Auch die Anzeige der Seminartermine in der Ansicht eines Seminars wurde mit diesem Update deutlich kompakter gestaltet. Einige in der Übersicht nicht relevante Informationen werden nun nicht mehr in der Tabellenansicht, sondern nur bei Bearbeitung des Termins angezeigt.

Mit Rabattcodes und Rabattgruppen flexible Ermäßigungen für Buchungen umsetzen

Mit der neuen Rabattcode-Funktion können nun flexible Rabatte für einzelne Buchung bzw. Buchungszeilen vergeben werden. Über den Menüpunkt „Verwaltung > Rabattcodes“ muss dazu im ersten Schritt eine neue Rabattcodegruppe angelegt werden.

Über Rabattcodegruppen können verschiedene Rabattcodes zusammengefasst werden, die dieselben Eigenschaften haben. In der Gruppe wird eingestellt, für welchen Buchungs-/Reisezeitraum die Codes gültig sind. Außerdem kann festgelegt werden, auf welche Art von Umsätzen – Seminargebühr, Logis, Verpflegung oder Gästepauschale – der Rabatt angewendet werden soll. Zuletzt wird der Rabattbetrag – entweder prozentual oder absolut – eingegeben.

Nach Anlage der Rabattgruppe können einzelne Codes manuell angelegt werden. Alternativ kann SeminarDesk auch eine bestimmte Anzahl an Codes generieren. Dazu wird ein Prefix, die Anzahl der zufällig zu generierenden Zeichen sowie die gewünschte Anzahl der Codes eingegeben.

Die so erzeugten oder angelegten Codes können schließlich auf eine Buchung angewendet werden, indem ein gültiger Code in das Feld „Rabattcode“ eingegeben und die Buchung gespeichert wird. Im Bereich „Gäste und Buchungsdetails“ werden dann die ermitteln Rabatte bei den einzelnen Buchungszeilen ausgewiesen.

Hinweis: Rabattcodes können aktuell ausschließlich manuell über die Buchung eingegeben werden. In Zukunft wird es aber möglich sein, dass Rabattcodes (wenn gewünscht) auch bei der Online-Anmeldung eingegeben werden können.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Extrafelder für Personen, automatischer Rechnungsversand bei Buchungsbestätigung, individuelle Anzeige von Tabellenspalten

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom 03.09.2019 vorstellen!

Benutzerdefinierte Extrafelder für Personen

Mit den „Extrafeldern“ gibt es nun die Möglichkeit, Personen-Profile um beliebige, strukturierte Daten zu erweitern. Damit können beispielsweise weitere Informationen zu Mitgliedschaften oder Interessen in SeminarDesk abgelegt werden.

Zur Auswahl stehen aktuell folgende Feld-Typen:

  • Ja/Nein
  • Textfeld ein-/mehrzeilig
  • Auswahl ein-/mehrfach
  • Zahl
  • Datum

Die in den Extrafeldern gespeicherten Informationen können im Profil der Person eingesehen und bearbeitet werden. Außerdem können sie in Berichten verwendet werden, sodass beispielsweise eine Liste aller Veranstaltungsteilnehmer samt Berufsbezeichnung ausgegeben werden kann.

Rechnung beim Bestätigen einer Buchung automatisch erstellen und per E-Mail versenden

Bei der Bestätigung einer Buchung kann SeminarDesk nun auf Wunsch automatisch eine Rechnung für diese Buchung zu erzeugen und als PDF-Anhang per E-Mail an den/die Bucher*in versenden. Damit kann in vielen Fällen das manuelle Erstellen und Versenden der Rechnung entfallen!

Hinweis: Sind bereits weitere Rechnungen für die zu bestätigende Buchung vorhanden, so werden diese ebenfalls mit der Bestätigungs-E-Mail verschickt.

Tabellenspalten in Übersichten individuell ein-/ausblenden und umsortieren

Bisher konnten die Tabellen in den verschiedenen Übersichten nur eingeschränkt an die individuellen Bedürfnisse der Nutzenden angepasst werden. So konnten bspw. Spalten verschoben und die Sortierung der Daten geändert werden – diese Änderungen waren jedoch nach dem nächsten Seitenwechsel verloren.

Mit diesem Update kann sich jeder SeminarDesk nun ein Stück weit so anpassen, wie es für ihre oder seine tägliche Arbeit am besten ist! So lässt sich beispielsweise die Reihenfolge der Spalten per Drag & Drop verändern.

Bei den folgenden Listen werden die Sortierung, die Spaltenreihenfolge und die Auswahl der anzuzeigenden Spalten dauerhaft gespeichert:

  • Seminarterminübersicht (inkl. integrierte Buchungsübersicht)
  • Buchungsliste (inkl. Gastübersicht)
  • Buchungsübersicht
  • Gastliste beim Bearbeiten einer Buchung
  • Anreisemanagement

Der Einstellungsdialog ist jeweils erreichbar über einen Rechtsklick auf eine Spaltenüberschrift und den Menüeintrag „Anpassungsdialog zeigen“.

Übrigens: Die Einstellungen werden lokal auf dem Computer in einem Cookie gespeichert. Das bedeutet, dass die individuellen Einstellungen z.B. bei Verwendung eines anderen Geräts oder Webbrowser erneut getätigt werden müssen.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße senden
Christoph, Simon und Jan.

Farben für Zimmerkontingente, An-/Abreisedatum ändern, Zimmer deaktivieren und viele weitere Verbesserungen

Gern möchten wir hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom 26. Juli 2019 mit euch teilen.

Farben für Zimmerkontingente hinterlegen

Bisher wurden Zimmerkontingente in der Zimmerbelegung in der Farbe des dazugehörigen Seminars dargestellt. 

Nun kann einem Zimmerkontingent auf Wunsch auch eine abweichende Farbe zugewiesen werden. Ist eine Farbe gewählt, so wird diese für die Darstellung in der Zimmerbelegung verwendet, ansonsten die des Seminars.

An- und Abreisedatum aller Gäste in einer (Gruppen-)Buchung ändern

Damit in Buchungen mit mehreren Gästen schneller das An- und/oder Abreisedatum aller Gäste geändert kann, gibt es nun die neue Funktion „Zeitraum ändern“ in der Buchung.

Dieser Button öffnet einen Dialog, in dem das neue An-/Abreisedatum ausgewählt werden kann, welches anschließend automatisch für alle Buchungsgäste übernommen wird. Dadurch werden dann auch – wenn zutreffend – automatisch die Preise für Unterkunft und Verpflegung angepasst.

Einzelne Zimmer deaktivieren

Einzelne Zimmer können nun über das Attribut „Aktiv“ in der Zimmerverwaltung deaktiviert werden, z.B. weil sie nur temporär angemietet wurden oder aus anderen Gründen nicht mehr zur Verfügung stehen. Inaktive Zimmer werden in der Zimmerbelegung nicht mehr angezeigt, können aber jederzeit wieder aktiviert werden.

Hinweis: Inaktive Zimmer können trotzdem weiterhin in einer Buchung manuell zugewiesen werden und bestehende Zimmerbelegungen sind von einer Inaktivierung nicht betroffen.

Notizen in Berichten, Sonderwunsch-Preise und viele weitere Verbesserungen

Zum Abschluss seien hier noch einige kleinere Verbesserungen und Erweiterungen erwähnt, die in diesem Update enthalten sind:

  1. Die Geschwindigkeit in der Zimmerverteilung sowie die Anzeige von Rechnungen wurde deutlich verbessert.
  2. Preislisten können nun – ähnlich wie Zimmer – deaktiviert werden. Sie werden dann bei neuen Seminarterminen dann nicht mehr zur Auswahl angeboten.
  3. In den Berichten stehen nun auch die verschiedenen Notizen zur Verfügung. Solltet ihr in einem Bericht bestimmte Notizen ausgeben wollen, kontaktiert uns gern dazu per E-Mail.
  4.  Die Preisberechnung bei den Sonderwünschen wurde dahingehend angepasst, dass die jeweilige Sonderwunsch-Preisliste nun bei jeder Buchung hinterlegt wird. Das bedeutet, dass bestehende Buchungen nicht von nachträglichen Änderungen an den Sonderwunsch-Preiseinstellungen des jeweiligen Seminars betroffen sind.
  5. Bei Raumbelegungen ohne Seminarterminbezug wird der Titel nun auch in der öffentlichen Ansicht angezeigt – natürlich nur, sofern „intern“ nicht gewählt ist.
  6. In der Seminarterminliste („Seminare > Alle Seminartermine anzeigen“) werden nun auch die Namen der Seminarleiter ausgegeben, sodass bspw. über das Suchfeld danach gesucht/gefiltert werden kann.
  7. Für die Nutzung des DATEV-Exports relevant: Bei den „Kosten“ in einem Seminartermin können nun Kostenstelle/Konto separat angeben werden.
  8. Ebenfalls im Kontext des DATEV-Exports wichtig: Die Debitornummer einer Person/Firma kann nun (im Abschnitt „Weitere Angaben“) geändert werden. Außerdem kann unter „Verwaltung > Zahlungsarten“ die Kontobezeichnung für einzelne Zahlungsarten hinterlegt werden.
  9. Aus dem Anreisemangement kann nun per Link direkt in eine Buchung gesprungen werden, um z.B. eine weitere Leistung hinzuzufügen.
  10. Bei den Sonderwünschen gibt es den neuen Typen „Seminar“. Ein Sonderwunsch mit diesem Typen wird der Buchungszeile „Seminarteilnahme“ (wenn vorhanden) zugeordnet, sodass man darüber beispielsweise einen wählbaren Aufpreis (oder auch einen Rabatt, wenn ein negativer Betrag hinterlegt wird) zu den Seminargebühren abbilden kann.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

DATEV-Export, Preislisten für Sonderwünsche, mehr Details in der Zimmerbelegung und weitere Verbesserungen

Mit großer Freude möchten wir euch die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom 31. Mai 2019 vorstellen.

DATEV-Export von Rechnungen und Seminarumsätzen

Viele unserer Kunden nutzen die Buchhaltungssoftware von DATEV. SeminarDesk bietet nun die Möglichkeit, alle in SeminarDesk erstellten Rechnungen für Buchungen und Seminarumsätze in einem für DATEV lesbaren Format zu exportieren. Somit ist kein manuelles Übertragen der Rechnungen mehr aus SeminarDesk nötig!

Über den Menüpunkt „Rechnungen > DATEV-Export“ gelangt man in die Maske für den Export. Dort muss zunächst der Mandant gewählt werden, für den man die Umsätze exportieren möchte. Es können anschließend entweder alle noch nicht exportierten Daten oder die Umsätze in einem bestimmten Zeitraum exportiert werden.

Über den Button „Vorschau“ können die zu exportierenden Daten zwecks Vorabkontrolle direkt in SeminarDesk angezeigt werden. Exportiert werden Rechnungen im Status „Gebucht“ aus Buchungen sowie Seminarumsätzen.

Anschließend wird über den Button „Exportieren“ eine CSV-Datei erzeugt und heruntergeladen. Durch den Export-Vorgang werden die Umsätze intern als „exportiert“ markiert und beim nächsten Export nicht wieder mit ausgegeben – es sein denn, dies wird ausdrücklich über die Auswahl von „Daten nochmals exportieren“ gewünscht. 

Die Kostenstellen– und Kostenart-Bezeichnungen können bspw. über die jeweilige Umsatzverteilung in der Preislisten-Verwaltung eingegeben werden:

Hinweis: Der DATEV-Export ist standardmäßig abgeschaltet und muss zunächst über „Verwaltung > Einstellungen“ aktiviert werden. Zu beachten ist, dass bei aktiviertem DATEV-Export keine „freien“ Rechnungen angelegt werden können und dass das Ändern und Löschen von Rechnungszeilen nicht mehr möglich ist! Bitte kontaktiert uns, wenn ihr den DATEV-Export nutzen wollt, wir gehen dann gern gemeinsam mit euch die nötige Konfiguration durch.

Preislisten für Sonderwünsche

Die mit einem der letzten Updates eingeführten Sonderwünsche wurden mit diesem Update weiter verbessert. Durch die Verwendung von Preislisten können nun die Buchung von Sonderwünschen und deren Preise unabhängig voneinander – und somit deutlich flexibler – gesteuert werden.

Unter dem Menüpunkt „Verwaltung > Sonderwünsche“ befindet sich im oberen Bereich zunächst die Liste der generell verfügbaren Sonderwünsche:

Dort können neben einer internen und externen Bezeichnung und einem Kürzel auch Standard-Preise festgelegt werden. Diese Preise werden verwendet, wenn Sonderwünsche manuell hinzugefügt werden und es im jeweiligen Seminar keinen Preis für diesen Sonderwunsch gibt.

Im unteren Abschnitt können dann beliebig viele Preislisten angelegt werden. Hier können Preise für die verschiedenen Mahlzeiten oder z.B. pro Tag/Nacht oder Aufenthalt festgelegt werden. Außerdem kann eingestellt werden, ob dieser Sonderwunsch auch in der Online-Anmeldung angeboten werden soll.

Schließlich kann einem Seminar über die Auswahl „Sonderwünsche“ eine Preisliste zugeordnet werden. Durch die Zuordnung ergeben sich – neben den Preisen natürlich – auch die Einstellung, welche Sonderwünsche bei diesem Seminar gebucht werden können und in welcher Reihenfolge sie im Buchungsformular angezeigt werden.

Markierung von Zimmerbelegungen als "final"

Zimmerbelegungen können nun als „final“ markiert werden. Damit kann beispielsweise dargestellt werden, dass die Belegung bereits an einen externen Zimmeranbieter gemeldet oder das Zimmer vorbereitet wurde. In der Kalenderansicht werden die so markierten Belegungen dann mit einem grünen Häkchen dargestellt.

Hinweis: Als „final“ markierte Belegungen können in der Kalenderansicht nicht mehr verschoben werden. Soll die Belegung geändert werden, so muss zunächst der Haken bei „Belegung ist fest und nicht mehr änderbar“ entfernt werden. Anschließend kann die Belegung wie gewohnt verschoben werden.

Verbesserte Darstellung in der Rechnungs-Stapelbearbeitung

In der Stapelbearbeitungs-Ansicht der Rechnungen wird nun dieselbe Listen-Darstellung wie in der allgemeinen Rechnungs-Liste verwendet. Dadurch können hier auch die gewohnten Sortier- und Filterfunktionen verwendet werden. Außerdem werden die Einträge sowohl in der Gesamtliste der Rechnungen als auch in der Stapelbearbeitung nach Status (zuerst „Bearbeitung“, dann „Gebucht“, dann „Storniert“) und Datum absteigend (neueste oben) sortiert dargestellt, um einen flüssigeren Arbeitsablauf zu ermöglichen.

Anzeige von weiteren Details zu Seminarterminen und Zimmerbelegungen in der Kalenderansicht

In der Kalenderansicht der Zimmerbelegung – und somit auch in der Zimmerverteilung – werden nun weitere Details zu den Seminaren sowie den einzelnen Belegungen dargestellt:

  • Bemerkungen aus dem jeweiligen Seminar bzw. Seminartermin, Angaben zu den angemeldeten und geplanten Teilnehmern sowie den gebuchten Räumen für diesen Termin.
  • Bemerkungen zu Buchungen und Gästen, ggf. gewählte Sonderwünsche sowie Notizen.

Sind Bemerkungen/Notizen (vom Typ „Logis“) vorhanden, so wird dies bei dem jeweiligen Seminar- bzw. Belegungsbalken durch ein blaues Symbol dargestellt.

Direkte Preiseingabe in Gruppen-Buchungen und Vorlage für Gastnamen

Beim Anlegen einer Gruppen-Buchung können nun in den einzelnen Untergruppen auf Wunsch direkt Preise für die Kategorien Kost und Logis eingegeben werden. Die hier eingegebenen Preise werden dann anstatt der Preise aus der Preisliste in die Buchung für die jeweiligen Gäste übernommen.

Außerdem lässt sich auf Wunsch eine individuelle Vorlage für die Gastnamen eingeben. Wenn hier nichts eingegeben wird, so wird wie gehabt die Teilnehmerart als Vorlage verwendet. Die Gäste werden dann also bspw. mit „Teilnehmer 01“, „Teilnehmer 02“ etc. bezeichnet.

Neue E-Mail-Platzhalter

Zu guter Letzt gibt es mit diesem Update folgende neue E-Mail-Platzhalter:

  • [PreisKost]: Verpflegungspreis
  • [PreisLogis]: Übernachtungspreis
  • [PreisKostUndLogis]: Summe von Verpflegung und Übernachtung

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Notizen und Aufgaben, Buchungsübersicht, Termine in der Übersicht ausblenden

Gern möchten wir hiermit die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom 14. April 2019 mit euch teilen.

Notizen und Aufgaben zu Buchungen, Personen, Rechnungen oder Seminaren und Terminen hinterlegen

In SeminarDesk können nun zu Buchungen, Personen, Rechnungen, Seminaren und Terminen Notizen und Aufgaben hinterlegt werden. So können beispielsweise zu einer Person wiederkehrend benötigte Informationen wie Verpflegungswünsche oder Zimmerpräferenzen gespeichert werden. Oder es kann bei einer Buchung eine terminierte Aufgabe hinterlegt werden, damit nicht vergessen wird, dass eine Rechnung erstellt und per Post versandt werden soll.

Notizen und Aufgaben - Liste der Notizen
Notizen und Aufgaben - Liste der offenen Aufgaben

Notizen und Aufgaben werden einer der vier Kategorien Allgemein, Kost, Logis oder Seminar zugeordnet. Über diese Zuordnung lassen sich später bspw. in einem Bericht nur die Notizen des Typs Kost zu den Buchungen oder Gäste ausgeben.

Eine Notiz oder Aufgabe anlegen

Aufgaben können optional einem Verantwortlichen zugewiesen und mit einem Stichtag versehen werden. Gibt es für den angemeldeten Benutzer überfällige Aufgaben, so wird ein entsprechender Hinweis in der rechten oberen Bildschirmecke angezeigt. Per Klick auf den Button „Überfällige Aufgaben“ gelangt man zur Liste der offenen/überfälligen Aufgaben.

Sind zu einem Datensatz Notizen vorhanden, so wird dies in der jeweiligen Listenansicht bzw. bei Bearbeitung des Datensatzes in der rechten oberen Bildschirmecke angezeigt.

Buchungsübersicht

Hinter dem Menüpunkt „Buchungen > Buchungsübersicht“ verbirgt sich eine neue Listenansicht der Buchungen. Die Anzeige kann auf Wunsch z.B. nach Anreisezeitraum (Kalenderwoche/-wochenende) gruppiert werden. Über diese Ansicht kann man sich dann beispielsweise schnell darüber informieren, ob in einer bestimmten Woche noch Kapazitäten für die Aufnahme einer weiteren Gruppe vorhanden sind.

Über die Buttons „Nach Anreise“ bzw. „Nach Seminar“ kann die nach Anreisezeitraum bzw. Seminar gruppierte Darstellung gewählt werden. Die Gruppierungen sind auch kombinierbar.

Über die Aktion „Aufheben“ wird die Gruppierung aufgehoben und wieder zur Listenansicht gewechselt.

Hinweis: Die Detailzeile(n) einer Buchung können ganz bequem durch Klick auf eine Buchungszeile ausgeklappt werden.

Termine ausblenden, zusätzlicher Titel-Text für Termine und weitere Detailverbesserungen

Last but not least hier noch ein paar weitere Funktionen und Verbesserungen, die wir auch noch für euch in dieses Update integriert haben:

  1. Einzelne Termine können nun auf der Veranstaltungsübersicht ausgeblendet werden, indem der Webstatus „Nur auf Buchungsseite“ gewählt wird.
  2. Weiterhin kann bei einem Termin optional ein zusätzlicher Titel-Text angegeben werden, der auf dem Anmeldeformular vor dem Datum des jeweiligen Termins angezeigt wird.
  3. Eine Gruppen-Buchung kann nun auch ohne die Wahl einer Logis-Kategorie bei den einzelnen Gäste-Gruppen erstellt werden – die Buchung wird dann also ohne Übernachtung erstellt.
  4. Über die neue Webeinstellung „Teilnehmerart für Kinder“ kann festgelegt werden, ob im Anmeldeformular die Auswahlbox „Teilnehmerart“ für Kinder angezeigt werden soll oder nicht. Falls sie nicht angezeigt wird, werden Kinder automatisch als Teilnehmer eingebucht.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.

Individuelle Sonderwünsche für Kost und Logis, Übersicht über Zimmer-/Belegungsdetails – und viele weitere Verbesserungen

Hiermit möchten wir euch die neuen Funktionen und Verbesserungen des jüngsten SeminarDesk-Updates vom 27. März 2019 vorstellen!

Individuelle Kost- und Logis-Sonderwünsche anlegen und bei der Online-Anmeldung auswählen

Als wichtigste Neuerung gibt es mit diesem Update die Möglichkeit, die Optionen für die Sonderwünsche anzupassen. Bis dato gab es lediglich die zwei feststehenden Auswahlmöglichkeiten für die Verpflegung „Vegan“ und „Glutenfrei“. 

Ab sofort können unter „Verwaltung > Sonderwünsche“ neue Optionen in den drei Kategorien „Kost“, „Logis“ und „Sonstiges“ angelegt werden:

Für jeden Sonderwunsch kann – neben einer Bezeichnung und einem Kürzel für die Anzeige auf Listen – auf Wunsch auch ein Aufpreis (pro Mahlzeit, Nacht, Tag oder Aufenthalt) hinterlegt werden. Wenn ein Aufpreis eingetragen ist, so wird dieser auf den Preis der jeweiligen Buchungszeile (Kost bzw. Logis) aufgeschlagen. Hinweis: Für Sonderwünsche des Typs „Sonstiges“ erfolgt kein automatischer Preisaufschlag, dieser muss also ggf. manuell durchgeführt werden.

Sonderwünsche können über die Option „Auf Website buchbar“ auch für die Auswahl bei der Online-Anmeldung freigeschaltet werden. Damit die Sonderwünsche auf dem jeweiligen Anmeldeformular angezeigt werden, muss zusätzlich die Option „Sonderwünsche zeigen“ in den Webeinstellungen des Seminars aktiviert sein.

Sonderwünsche, die nicht über die Website buchbar sind, können einem Buchungsgast über die „Bearbeiten“-Funktion manuell hinzugefügt werden. In den Gästedetails sowie der Buchungsübersicht werden die gebuchten Sonderwünsche dargestellt, um diese schnell im Überblick zu haben.

Solltet ihr planen, die neuen Möglichkeiten der Sonderwünsche zu nutzen und habt noch Fragen dazu, vereinbart bitte hier einen persönlichen Besprechungs-Termin. Wir sind euch dann gern bei der Einrichtung der Einstellungen behilflich.

Mit den "Zimmer-/Belegungsdetails" den Überblick über die Auslastung und verfügbare Kapazitäten behalten

In der neuen Ansicht „Zimmerverwaltung > Zimmerdetails“ werden Zimmerbelegungen nach Datum und z. B. Zimmer und/oder Zimmertyp aufgeschlüsselt dargestellt. Auf Wunsch können weitere Details wie z. B. das Geschlecht oder Alterskategorie („E“ = „Erwachsener“, „K“ = „Kind“) der Gäste oder die Anzahl freier Betten („F“) in die Auswertung mit einbezogen werden.

In Kombination mit der allgemeineren Ansicht unter „Zimmerverwaltung > Belegungsstatistik“ lässt sich damit schnell ein Überblick über die Auslastung und die freien Kapazitäten verschaffen.

Solltet ihr Fragen oder Verbesserungsvorschläge zu diesen Auswertungen haben, kontaktiert und dazu bitte sehr gern per E-Mail!

E-Mail-Platzhalter für Zusatzangaben, Aktualisierung von Personen-Daten und weitere Verbesserungen

Folgende kleinere neue Funktionen und Verbesserungen haben wir für euch auch noch in dieses Update integriert:

  1. Über den E-Mail-Platzhalter [Zusatzangaben] können nun in der Anmelde- oder Bestätigungs-E-Mail die bei der Buchung eingegebenen Fragebogen-Antworten ausgegeben werden. Somit kann der Gast sicherstellen, dass die eingegebenen Daten korrekt übermittelt wurden.
    Hinweis: Die bei der Anmeldung gewählten Sonderwünsche werden übrigens automatisch über den Platzhalter [Details] mit ausgegeben.
  2. Bei der Online-Anmeldung werden nun bei bereits bestehenden Personen die eingegebenen Daten wie Anschrift und Geburtsdatum mit den vorhandenen Daten abgeglichen und ggf. in den Personen-Datensatz übernommen. So wird z.B. eine neue Telefonnummer oder eine geänderte Adresse automatisch in die Stammdaten der Person übernommen, wenn der Gast bei der nächsten Anmeldung abweichende Angaben macht.
  3. Die Darstellungsreihenfolge der Gäste im Anreisemanagement berücksichtigt nun auch die Einstellung „Bucher nach Nachname sortieren“, damit durch eine übereinstimmende Sortierung mit der Buchungsliste möglichst effizient gearbeitet werden kann.

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.