SeminarDesk vereint alle wichtigen Management-Funktionen in einer intuitiven Lösung: Von der Veranstaltungsplanung und Online-Buchung bis zur integrierten Buchhaltung.
Die Software konzentriert sich auf die wesentlichen Funktionen und lässt sich flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen. Machen Sie Schluss mit komplexen Excel-Tabellen und zeitraubender Verwaltungsarbeit: Mit SeminarDesk koordinieren Sie Teilnehmer, Räume, Unterkünfte und Ressourcen effizient in einem durchdachten System.
Die Arbeit mit SeminarDesk hat zu einem umfassenden Digitalisierungsprozess bei uns im Haus geführt. Die Mitarbeiter*innen können nun sehr viele Prozesse mitgestalten und Verantwortung an verschiedenen Stellen übernehmen. Arbeitsschritte sind kürzer geworden. Es hat sich ein deutlicher Professionalisierungsprozess bei uns eingestellt – auch nach außen.
Der ständig erreichbare und sofort hilfsbereite Support ist einer der vielen Gründe, weshalb wir SeminarDesk uneingeschränkt weiterempfehlen können."
Unser anfänglicher Zweifel war, ob die Software wirklich die Vielfalt unseres Reiterhofes abbilden kann. Gemeinsam mit dem SeminarDesk-Team haben wir nach Lösungen gesucht und schnell gemerkt, dass viele Features flexibel an unsere Bedürfnisse anpassbar sind."
Die sympathische und engagierte Unterstützung des Support-Teams bei allen anstehenden Fragen ist unschlagbar."
Die Software passt gut zu Seminaranbietern, die über eigene Räumlichkeiten verfügen. Viele Features sind wie maßgeschneidert für diese Situation."
Die Software ist spezifisch für Seminarhäuser entwickelt, ich kenne keine vergleichbare."
Seit wir mit SeminarDesk arbeiten, gehören Excellisten für uns der Vergangenheit an. Viele Vorgänge lassen sich dank der Software inzwischen personalisieren und automatisieren. Ein großes Plus ist die persönliche und schnelle Hilfe durch das Support-Team."
Im Vergleich zu unserer vorherigen Seminarsoftware ist SeminarDesk wesentlich individueller auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten.
Besonders zufrieden sind wir mit dem super schnellen Support."
Seminarplanung, Organisation, Buchung und Abrechnung: Die Cloud-Software SeminarDesk behält für Sie den Überblick. Die effektive und übersichtliche Verwaltung von Veranstaltungen, Teilnehmern, Seminarleitern und Buchungen spart Zeit und Stress.
Unterkünfte, Räume, Verpflegungsdetails, Preislisten und Sonderwünsche: SeminarDesk lässt sich optimal an Ihre Bedürfnisse anpassen und jederzeit flexibel erweitern.
In enger Zusammenarbeit mit erfolgreichen Seminaranbietern und erfahrenen Seminarhäusern wird SeminarDesk beständig weiterentwickelt und verbessert. Die SaaS-Lösung ist intuitiv für jeden bedienbar und bietet eine sichere Verwaltung Ihrer Seminare und Daten über die Cloud.
SeminarDesk ist für Organisationen und Unternehmen geeignet, die einige wenige bis mehrere hundert Veranstaltungen pro Jahr durchführen und managen – unabhängig von der Art der Veranstaltung. SeminarDesk ist dabei sehr flexibel und kann verschiedene Angebotsformate abbilden, wie beispielsweise Seminare für Privatpersonen, Workshops in der politischen Bildung oder Weiterbildungsangebote im beruflichen Kontext.
Die Nutzung von SeminarDesk erfordert die Zahlung von monatlichen Nutzungsgebühren, die der aktuellen Preistabelle entnommen werden können. Es stehen verschiedene Pakete zur Auswahl, je nach gewünschtem Funktionsumfang: Lite, Basic und Pro. Die Auswahl des richtigen Pakets hängt von drei Faktoren ab:
Ja! SeminarDesk kann kostenfrei und unverbindlich für bis zu 30 Tage lang getestet werden. In der Regel entscheiden wir gemeinsam nach unserem Beratungsgespräch, ob eine Testphase sinnvoll ist. Die Testversion von SeminarDesk ist im Funktionsumfang übrigens nicht eingeschränkt.
Nein, anders als bei vielen anderen Anbietern, gibt es bei SeminarDesk keine Einrichtungsgebühr.
Auf Wunsch können jedoch individuelle kostenpflichtige Zusatzleistungen wie Schulungen für Anwender:innen, Datenimport oder die Erstellung von Dokumentenvorlagen angeboten werden.
Die monatlichen Nutzungsgebühren beinhalten die Nutzung der Software sowie Unterstützung bei Problemen und Fragen durch unseren Support. Dieser steht Ihnen via Live-Chat oder E-Mail zügig und zuverlässig zur Seite. Regelmäßige Updates mit Verbesserungen und neuen Funktionen sowie automatisierte Backups sind ebenfalls enthalten.
Nicht enthalten sind gegebenenfalls vereinbarte einmalige Zusatzleistungen wie individuelle Anwenderschulungen, Datenimport oder die Erstellung von Dokumentenvorlagen. Solche individuellen Leistungen werden separat projektiert und abgerechnet.
Ja, das ist möglich. Viele unserer Kunden haben zuvor bereits eine andere Seminarsoftware genutzt.
Allerdings stellt der Wechsel von einer Software zur anderen grundsätzlich eine Herausforderung dar und erfordert Arbeitseinsatz. Unsere erfahrenen Experten stehen Ihnen bei der Entscheidung zur Seite, ob und welche Daten aus einem Altsystem zu SeminarDesk übernommen werden können.
Hinweis: Bei einem individuellen Import von Daten aus einem Altsystem können gegebenenfalls Zusatzkosten entstehen. Diese werden jedoch im Vorfeld mitgeteilt.
SeminarDesk bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, flexible Anpassungsmöglichkeiten und einen engagierten Support. Unsere Software wurde speziell für die Anforderungen von Organisationen und Unternehmen entwickelt, die Veranstaltungen effizient organisieren möchten. Zudem bietet SeminarDesk regelmäßige Updates und neue Funktionen, um sicherzustellen, dass Sie stets die bestmögliche Lösung nutzen.
Ja, wir bieten Schulungen für neue Anwender:innen an, um sicherzustellen, dass Sie das volle Potenzial von SeminarDesk ausschöpfen können. Diese Schulungen können individuell angepasst werden und finden in der Regel online statt. Unser erfahrenes Team unterstützt Sie bei der Einrichtung und Nutzung von SeminarDesk!
Unsere umfangreiche Online-Hilfe ist die erste Anlaufstelle. Bei weiteren Fragen können Sie sich jederzeit per E-Mail oder Live-Chat an unser Support-Team wenden.
Die Nutzungsgebühren werden monatlich abgerechnet und der Vertrag kann monatlich gekündigt werden.
Wenn Sie Ihr Abonnement kündigen, endet die monatliche Nutzungsgebühr nach
dem aktuellen Abrechnungszyklus. Auf Wunsch können Datenbankabzüge der in SeminarDesk gespeicherten Daten bereitgestellt werden. SeminarDesk löscht alle gespeicherten personenbezogenen Daten spätestens 30 Tage nach Ende der Nutzungsdauer datenschutzkonform.
SeminarDesk unterstützt die Erstellung von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format, dem deutschen Standard für elektronische Rechnungen. Das Format kombiniert eine normale PDF-Ansicht mit maschinenlesbaren Daten, was die Verarbeitung für Sie und Ihre Geschäftspartner vereinfacht und beschleunigt.
Durch die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen kann die Produktivität bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen gesteigert werden. Eine speziell für diesen Zweck konzipierte, integrierte Software bietet zusätzliche Vorteile.
Statt mehrerer riesiger Excel-Dateien gibt es eine übersichtliche Darstellung. Eine Datenbank für Teilnehmer:innen und Referent:innen mit vergangenen und zukünftigen Buchungen, Kontaktdaten und persönlichen Vorlieben. Die Daten sind geschützt und es gibt dedizierten Support. Es werden maßgeschneiderte Berichte für das Küchenteam, Housekeeping, den Empfang und die Buchhaltung erstellt. Außerdem gibt es eine übersichtliche und für Mobilgeräte optimierte Buchungsseite und verschiedene Möglichkeiten zur Integration in den eigenen Webauftritt.
Eine Seminarsoftware wie SeminarDesk automatisiert viele manuelle und zeitintensive Vorgänge, wodurch Fehler minimiert werden.
Haben Sie schon einmal einen Namen falsch abgeschrieben, als Sie eine Anmelde-E-Mail in eine Excel-Tabelle übertragen haben und dem Teilnehmer letztlich ein fehlerhaftes Dokument ausgestellt? Hatten Sie schon einmal Schwierigkeiten nachzuvollziehen, ob Sie einem Teilnehmer bereits eine Buchungsbestätigung zugeschickt haben? Empfang, Housekeeping, Küche, Buchhaltung brauchen jeweils unterschiedliche, aber nicht voneinander abweichende Teilnehmerdaten?
Die integrierte Online-Buchung, zentrale Datenerfassung und nützliche Funktionen wie die Berichterstellung und E-Mail-Protokollierung beseitigen all diese Probleme!
In der Regel ist der Start innerhalb weniger Wochen bis Monate möglich, abhängig von individuellen Faktoren. Der typische Ablauf beginnt mit einem kostenlosen und unverbindlichen Beratungsgespräch, in dem wir gemeinsam herausfinden, ob SeminarDesk die passende Lösung für Sie ist.
Wenn wir zu einem positiven Ergebnis kommen, empfehlen wir in der Regel eine Testphase von bis zu 30 Tagen. Am Ende der Testphase kann ein weiteres Beratungsgespräch hilfreich sein, um aufgekommene Fragen zu besprechen und letztendlich zu einer Entscheidung zu gelangen.
Die während der Testphase eingegebenen Daten wie Veranstaltungen, Termine und Preislisten können auf Wunsch übernommen werden, sodass ein Übergang vom Testbetrieb zum Produktivbetrieb schnell erfolgen kann.
Natürlich gibt es weitere individuelle Faktoren zu beachten. Zum Beispiel die Frage, ob zunächst Daten aus einem Altsystem übernommen werden sollen oder ob Anwender:innen geschult werden müssen, bevor mit der Nutzung im Produktivbetrieb begonnen werden kann.
Unser erfahrenes Team unterstützt Sie gerne bei der Planung für die Einführung von SeminarDesk!
Die Sicherheit Ihrer Daten und der Daten Ihrer Kunden hat für uns oberste Priorität. SeminarDesk verwendet moderne Sicherheitsstandards und verschlüsselte Verbindungen, um die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Daten zu gewährleisten.
Unsere Server befinden sich in deutschen Rechenzentren des etablierten und ISO-zertifizierten Anbieters Hetzner und werden regelmäßig auf Sicherheitslücken überprüft. Zudem bieten wir die Möglichkeit zum Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AV-Vertrag) gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) an.
Unsere Datenschutzerklärung informiert über die Verwendung und Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website.
Ja, wir bieten individuelle Anpassungen und Erweiterungen an, um SeminarDesk an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Dazu gehören beispielsweise die Entwicklung von benutzerdefinierten Berichten, die Integration spezifischer Funktionen oder die optische Anpassung der Online-Buchungsseite.
Eine detaillierte Übersicht finden Sie im SeminarDesk-Hilfe-Center. Hier sind die verschiedenen Funktionen von SeminarDesk übersichtlich und nach Themenbereichen beschrieben. Außerdem geben wir hilfreiche Tipps und beantworten häufig gestellte Fragen.
Informationen zu neuen Funktionen und Verbesserungen finden Sie in unserer Blog-Kategorie „Die neuesten Produkt-Updates“.
Ja, SeminarDesk bietet Integrationen mit verschiedenen Tools und Plattformen, um den Arbeitsablauf zu optimieren. Dazu gehören beispielsweise Integrationen mit Zahlungsanbietern wie Stripe oder E-Mail-Marketing-Plattformen wie CleverReach.
Gegebenenfalls können Daten über die von SeminarDesk bereitgestellten Schnittstellen (APIs, Webhooks) mit anderen Systemen ausgetauscht werden. Für Details zu individuellen Anforderungen vereinbaren Sie bitte einen kostenlosen und unverbindlichen Termin.
Nein, SeminarDesk ist keine Software zur Erstellung von E-Learning-Inhalten oder Online-Kursen. Für die Durchführung von Webinaren wird spezielle Software benötigt.
Wir unterstützen kleine und mittlere Unternehmen sowie Organisationen und Vereine erfolgreich bei Seminar- und Teilnehmer:innen-Management – und das branchenübergreifend. Sei es im Bereich privater oder beruflicher Aus-, Weiter- und Fortbildung, Medizin oder Gemeinschaftsentwicklung.
Alle Preise zzgl. MwSt.
DATEV-Export, Online-Konten für Teilnehmer, geplante Aufgaben zur Automatisierung, SumUp-Integration, Online-Payment via Stripe, erweiterte API für Integrationen, CRM-Erweiterungen, CleverReach-Anbindung, Zertifikatsverwaltung
Zusätzliche Nutzer können für 10 €/Monat hinzugebucht werden.
Buchung = eine Person nimmt an einer Veranstaltung teil bzw. hat einen Aufenthalt gebucht.
DATEV-Export, Online-Konten für Teilnehmer, Geplante Aufgaben zur Automatisierung, SumUp-Integration, Online-Payment via Stripe, Erweiterte API für Integrationen, CRM-Erweiterungen, CleverReach-Anbindung, Zertifikatsverwaltung
Buchung = eine Person nimmt an einer Veranstaltung teil bzw. hat einen Aufenthalt gebucht
DATEV-Export, Online-Konten für Teilnehmer, Geplante Aufgaben zur Automatisierung, SumUp-Integration, Online-Payment via Stripe, Erweiterte API für Integrationen, CRM-Erweiterungen, CleverReach-Anbindung, Zertifikatsverwaltung
Buchung = eine Person nimmt an einer Veranstaltung teil bzw. hat einen Aufenthalt gebucht
DATEV-Export, Online-Konten für Teilnehmer, Geplante Aufgaben zur Automatisierung, SumUp-Integration, Online-Payment via Stripe, Erweiterte API für Integrationen, CRM-Erweiterungen, CleverReach-Anbindung, Zertifikatsverwaltung
Buchung = eine Person nimmt an einer Veranstaltung teil bzw. hat einen Aufenthalt gebucht
DATEV-Export, Online-Konten für Teilnehmer, Geplante Aufgaben zur Automatisierung, SumUp-Integration, Online-Payment via Stripe, Erweiterte API für Integrationen, CRM-Erweiterungen, CleverReach-Anbindung, Zertifikatsverwaltung
Buchung = eine Person nimmt an einer Veranstaltung teil bzw. hat einen Aufenthalt gebucht
Lernen Sie SeminarDesk in einer persönlichen Online-Demo kennen. In etwa 60 Minuten zeigen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen und wie Sie diese für Ihre spezifischen Anforderungen nutzen können.
Ihre Vorteile:
Nach der Demo bieten wir Ihnen eine 30-tägige Testphase an. Testen Sie SeminarDesk mit allen Funktionen und unserer vollen Unterstützung – ganz ohne Risiko und Verpflichtung.
Gründer & Entwicklungsleiter
Gründer & Produktmanager
Gründer, Marketing & Networking
Senior Developer
Senior Developer & Prozessintegration
Produktupdates, QA-Tester & Dokumentation
Content Writer & Marketing
E-Rechnungen in SeminarDesk erstellen, Zahlungsbenachrigungs-E-Mails, Erinnerungs- und Folge-E-Mails, mehrere Zertifikate in zusammengefasstem PDF, auf Zimmertypen beschränkte sonstige Leistungen, individuelle Stripe-Zahlungsanforderungen, multiple Stripe-Konten und weitere Neuerungen.
Neuer Dialog zum Anlegen von Buchungen, Angebote erstellen, in der Übersicht fernere Vergangenheit und Zukunft anzeigen, zusätzliche Platzhalter in Vorlagen für Kalenderdaten und Vieles mehr.
Veranstaltungen auf der Buchungsseite besser finden, Veranstaltungstermine im Terminkalender und der Übersicht verschieben, automatische Anpassung des Webstatus für neu erstellte Veranstaltungstermine aktivieren, Terminstatus und Veröffentlichungsstatus bequemer ändern, E-Mail-Empfänger aus allen Gäste-E-Mail-Adressen auswählen, Popups für Veranstaltungen und Termine in Veranstaltungsübersichten nutzen, die Übersicht im Ansichtsmodus „Monat“ verwenden, mehr Daten aus Personenübersichten und der Terminliste gewinnen, in iCalendar-Feeds Ereignisse als „Ganztagesereignis“ exportieren, zusätzliche Platzhalter in Vorlagen für Kalenderdaten nutzen und Einiges mehr.
Mit unserer langjährigen Erfahrung in der Bildungsbranche, im Gesundheitswesen und im Tourismus verstehen wir Ihre Anforderungen und Prozesse.
Als Ihr Partner begleiten wir Sie von der ersten Einrichtung bis zum täglichen Einsatz – mit technischer Expertise und praktischem Know-how.
Unser Support-Team steht Ihnen zuverlässig zur Seite und findet nachhaltige Lösungen für Ihre individuellen Anforderungen. Dabei passen wir SeminarDesk flexibel an Ihre Bedürfnisse an und ermöglichen Erweiterungen genau dann, wenn Sie sie brauchen.
Kontaktieren Sie uns für ein kostenloses und unverbindliches Beratungsgespräch und Zugang zur voll funktionalen Demoversion.
Gut geplant ist halb gewonnen! Erstellen Sie in SeminarDesk Stundenpläne und hinterlegen Sie diese als Vorlage für zukünftige Events. Halten Sie die Teilnehmenden mit individualisierten E-Mails oder automatisch versendeten Remindern zum Status der Veranstaltungen up to date. Durch Festlegen von Benutzerrechten, Zuteilung von Aufgaben und der Kategorisierung einzelner Veranstaltungen mit Labels, behalten Sie stets den Überblick und die Kontrolle.
Manuelles Buchungsmanagement ade! Durch die in SeminarDesk integrierte Buchungsfunktion wird die Online-Anmeldung für beide Seiten zum Kinderspiel: Neue Anmeldungen werden automatisch vom System verarbeitet und Buchende erhalten unmittelbar einen Gesamtkostenüberblick. Buchungsformulare lassen sich individuell an Veranstaltungen anpassen und ermöglichen die Berücksichtigung von Sonderwünschen und deren automatische Berechnung.
Kontaktdaten immer auf dem neuesten Stand! Bei erstmaligen Buchungen legt SeminarDesk in Eigenregie ein Kunden-Profil an. Selbständig erkennt das System wiederholte Anmeldungen, aktualisiert die vorhandenen Daten und verhindert so doppelte Profileinträge. Lassen Sie sich jederzeit die Historie der gespeicherten Kunden-, Referenten- und Firmenprofile anzeigen und filtern sie diese nach den gewünschten Kriterien für eine personalisierte Kommunikation – per E-Mail oder verknüpftem Newsletter-Tool.
Bettenbelegung blitzschnell im Überblick! Und zwar durch den graphisch aufbereiteten und dadurch übersichtlichen Zimmerbelegungsplan. Ab jetzt wird kein Zimmer mehr doppelt belegt oder bleibt versehentlich ungenutzt. Der Clou: Nicht nur selbst gestellte Unterkünfte, sondern auch die Unterbringung in externen Einrichtungen lässt sich problemlos über SeminarDesk verwalten.
Extrawurst gefällig? Kein Problem! Mit der Erstellung von individualisierten Essenslisten sind kulinarische Sonderwünsche wie vegetarische oder vegane Gerichte leicht zu händeln. Je nach Bedarf lassen sich einzelne Mahlzeiten entfernen oder hinzufügen. Für einen reibungslosen Ablauf bei der Zubereitung der Speisen sorgen im Voraus erstellte Küchenlisten.
Raumbelegung leicht gemacht! Mit Hilfe der praktischen Kalenderübersicht haben Sie ruckzuck den Überblick über alle freien und belegten Räume. Wählen Sie den bestmöglich verfügbaren Raum aus und teilen Sie ihn dem bevorstehenden Event zu. So kommt es nie wieder zu peinlichen Überschneidungen mit parallel stattfindenden Veranstaltungen. Besonders praktisch: Die Raummieten können direkt den Gesamtkosten des Veranstalters hinzugerechnet werden.
Endlose Excellisten und Word-Vorlagen waren gestern! Von Teilnehmerlisten über Namensschilder, Küchen- und Reinigungspläne bis hin zu Zertifikaten und Reisekosten- oder Seminarabrechnungen: Individuelle Dokumente werden vom System erstellt und für die Zukunft als Vorlage gespeichert. Mit nur einem Klick können sie exportiert und als E-Mail versendet werden.
Nie wieder nervige Buchhaltung! Mit der integrierten Rechnungserstellung für Teilnehmende und Veranstalter:innen sowie dem automatisierten Versand per E-Mail verläuft die Abrechnung wie am Schnürchen. Zusätzlich registriert das System eingegangene Zahlungen und zeigt noch offene Posten auf.
Im Nu in der eigenen Website integriert! Zum Beispiel mit dem praktischen WordPress-Plug-in. Dadurch werden die Inhalte SEO-freundlich direkt in die eigene Website eingebunden. Nutzen Sie die integrierten Webhooks und APIs, um beliebige andere Systeme mit SeminarDesk zu verbinden. Verknüpfen Sie zum Beispiel Ihren Kalender und Änderungen bei der Zimmer- und Raumbelegung sowie Veranstaltungstermine werden automatisch angepasst und auf der Website aktualisiert.
