Planen, verwalten und abrechnen Ihrer Seminare. Ausbildungen. Workshops. Kurse. Vorträge. Retreats.

Zeitsparend und einfach.

SeminarDesk ist für Organisationen und Unternehmen geeignet, die einige wenige bis mehrere hundert Veranstaltungen pro Jahr durchführen und managen – unabhängig von der Art der Veranstaltung.  SeminarDesk ist dabei sehr flexibel und kann verschiedene Angebotsformate abbilden, wie beispielsweise Seminare für Privatpersonen, Workshops in der politischen Bildung oder Weiterbildungsangebote im beruflichen Kontext.

Die Nutzung von SeminarDesk erfordert die Zahlung von monatlichen Nutzungsgebühren, die der aktuellen Preistabelle entnommen werden können. Es stehen verschiedene Pakete zur Auswahl, je nach gewünschtem Funktionsumfang: Lite, Basic und Pro.  Die Auswahl des richtigen Pakets hängt von drei Faktoren ab:

1. Wie viele Personen sollen auf die Verwaltungsoberfläche von SeminarDesk Zugriff haben? Im “Basic”-Paket sind beispielsweise bis zu 5 Zugänge (=User) enthalten. Zusätzliche Zugänge können gegen Aufpreis hinzugebucht werden.
2. Wie viele Buchungen sollen jährlich mit SeminarDesk verwaltet werden? Eine Buchung wird definiert als “eine Person nimmt an einer Veranstaltung teil oder hat einen Aufenthalt gebucht”.
3. Sind die “erweiterten Funktionen” erforderlich? Dazu gehören beispielsweise der DATEV-Export zur Übertragung an die Buchhaltung, Online-Konten für Teilnehmer und weitere Zusatzfunktionen.

Ja! SeminarDesk kann kostenfrei und unverbindlich für bis zu 30 Tage lang getestet werden. In der Regel entscheiden wir gemeinsam nach unserem Beratungsgespräch, ob eine Testphase sinnvoll ist. Die Testversion von SeminarDesk ist im Funktionsumfang übrigens nicht eingeschränkt.

Nein, anders als bei vielen anderen Anbietern, gibt es bei SeminarDesk keine Einrichtungsgebühr. 

Auf Wunsch können jedoch individuelle kostenpflichtige Zusatzleistungen wie Schulungen für Anwender:innen, Datenimport oder die Erstellung von Dokumentenvorlagen angeboten werden.

Die monatlichen Nutzungsgebühren beinhalten die Nutzung der Software sowie Unterstützung bei Problemen und Fragen durch unseren Support. Dieser steht Ihnen via Live-Chat oder E-Mail zügig und zuverlässig zur Seite. Regelmäßige Updates mit Verbesserungen und neuen Funktionen sowie automatisierte Backups sind ebenfalls enthalten.

Nicht enthalten sind gegebenenfalls vereinbarte einmalige Zusatzleistungen wie individuelle Anwenderschulungen, Datenimport oder die Erstellung von Dokumentenvorlagen.  Solche individuellen Leistungen werden separat projektiert und abgerechnet.

Ja, das ist möglich. Viele unserer Kunden haben zuvor bereits eine andere Seminarsoftware genutzt. 

Allerdings stellt der Wechsel von einer Software zur anderen grundsätzlich eine Herausforderung dar und erfordert Arbeitseinsatz. Unsere erfahrenen Experten stehen Ihnen bei der Entscheidung zur Seite, ob und welche Daten aus einem Altsystem zu SeminarDesk übernommen werden können. 

Hinweis: Bei einem individuellen Import von Daten aus einem Altsystem können gegebenenfalls Zusatzkosten entstehen. Diese werden jedoch im Vorfeld mitgeteilt.

SeminarDesk bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, flexible Anpassungsmöglichkeiten und einen engagierten Support. Unsere Software wurde speziell für die Anforderungen von Organisationen und Unternehmen entwickelt, die Veranstaltungen effizient organisieren möchten. Zudem bietet SeminarDesk regelmäßige Updates und neue Funktionen, um sicherzustellen, dass Sie stets die bestmögliche Lösung nutzen.

Ja, wir bieten Schulungen für neue Anwender:innen an, um sicherzustellen, dass Sie das volle Potenzial von SeminarDesk ausschöpfen können. Diese Schulungen können individuell angepasst werden und finden in der Regel online statt. Unser erfahrenes Team unterstützt Sie bei der Einrichtung und Nutzung von SeminarDesk!

Unsere umfangreiche Online-Hilfe ist die erste Anlaufstelle. Bei weiteren Fragen können Sie sich jederzeit per E-Mail oder Live-Chat an unser Support-Team wenden.

Die Nutzungsgebühren werden monatlich abgerechnet und der Vertrag kann monatlich gekündigt werden.

Wenn Sie Ihr Abonnement kündigen, endet die monatliche Nutzungsgebühr nach

dem aktuellen Abrechnungszyklus. Auf Wunsch können Datenbankabzüge der in SeminarDesk gespeicherten Daten bereitgestellt werden. SeminarDesk löscht alle gespeicherten personenbezogenen Daten spätestens 30 Tage nach Ende der Nutzungsdauer datenschutzkonform.

SeminarDesk unterstützt die Erstellung von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format, dem deutschen Standard für elektronische Rechnungen. Das Format kombiniert eine normale PDF-Ansicht mit maschinenlesbaren Daten, was die Verarbeitung für Sie und Ihre Geschäftspartner vereinfacht und beschleunigt.

Durch die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen kann die Produktivität bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen gesteigert werden. Eine speziell für diesen Zweck konzipierte, integrierte Software bietet zusätzliche Vorteile.

Statt mehrerer riesiger Excel-Dateien gibt es eine übersichtliche Darstellung. Eine Datenbank für Teilnehmer:innen und Referent:innen mit vergangenen und zukünftigen Buchungen, Kontaktdaten und persönlichen Vorlieben. Die Daten sind geschützt und es gibt dedizierten Support. Es werden maßgeschneiderte Berichte für das Küchenteam, Housekeeping, den Empfang und die Buchhaltung erstellt. Außerdem gibt es eine übersichtliche und für Mobilgeräte optimierte Buchungsseite und verschiedene Möglichkeiten zur Integration in den eigenen Webauftritt.

Eine Seminarsoftware wie SeminarDesk automatisiert viele manuelle und zeitintensive Vorgänge, wodurch Fehler minimiert werden.

Haben Sie schon einmal einen Namen falsch abgeschrieben, als Sie eine Anmelde-E-Mail in eine Excel-Tabelle übertragen haben und dem Teilnehmer letztlich ein fehlerhaftes Dokument ausgestellt? Hatten Sie schon einmal Schwierigkeiten nachzuvollziehen, ob Sie einem Teilnehmer bereits eine Buchungsbestätigung zugeschickt haben? Empfang, Housekeeping, Küche, Buchhaltung brauchen jeweils unterschiedliche, aber nicht voneinander abweichende Teilnehmerdaten?

Die integrierte Online-Buchung, zentrale Datenerfassung und nützliche Funktionen wie die Berichterstellung und E-Mail-Protokollierung beseitigen all diese Probleme!

In der Regel ist der Start innerhalb weniger Wochen bis Monate möglich, abhängig von individuellen Faktoren. Der typische Ablauf beginnt mit einem kostenlosen und unverbindlichen Beratungsgespräch, in dem wir gemeinsam herausfinden, ob SeminarDesk die passende Lösung für Sie ist.

Wenn wir zu einem positiven Ergebnis kommen, empfehlen wir in der Regel eine Testphase von bis zu 30 Tagen. Am Ende der Testphase kann ein weiteres Beratungsgespräch hilfreich sein, um aufgekommene Fragen zu besprechen und letztendlich zu einer Entscheidung zu gelangen.

Die während der Testphase eingegebenen Daten wie Veranstaltungen, Termine und Preislisten können auf Wunsch übernommen werden, sodass ein Übergang vom Testbetrieb zum Produktivbetrieb schnell erfolgen kann.

Natürlich gibt es weitere individuelle Faktoren zu beachten. Zum Beispiel die Frage, ob zunächst Daten aus einem Altsystem übernommen werden sollen oder ob Anwender:innen geschult werden müssen, bevor mit der Nutzung im Produktivbetrieb begonnen werden kann.

Unser erfahrenes Team unterstützt Sie gerne bei der Planung für die Einführung von SeminarDesk!

Die Sicherheit Ihrer Daten und der Daten Ihrer Kunden hat für uns oberste Priorität. SeminarDesk verwendet moderne Sicherheitsstandards und verschlüsselte Verbindungen, um die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Daten zu gewährleisten. 

Unsere Server befinden sich in deutschen Rechenzentren des etablierten und ISO-zertifizierten Anbieters Hetzner und werden regelmäßig auf Sicherheitslücken überprüft. Zudem bieten wir die Möglichkeit zum Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AV-Vertrag) gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) an.

Unsere Datenschutzerklärung informiert über die Verwendung und Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website.

Ja, wir bieten individuelle Anpassungen und Erweiterungen an, um SeminarDesk an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Dazu gehören beispielsweise die Entwicklung von benutzerdefinierten Berichten, die Integration spezifischer Funktionen oder die optische Anpassung der Online-Buchungsseite.

Eine detaillierte Übersicht finden Sie im SeminarDesk-Hilfe-Center. Hier sind die verschiedenen Funktionen von SeminarDesk übersichtlich und nach Themenbereichen beschrieben. Außerdem geben wir hilfreiche Tipps und beantworten häufig gestellte Fragen.

Informationen zu neuen Funktionen und Verbesserungen finden Sie in unserer Blog-Kategorie „Die neuesten Produkt-Updates“.

Ja, SeminarDesk bietet Integrationen mit verschiedenen Tools und Plattformen, um den Arbeitsablauf zu optimieren. Dazu gehören beispielsweise Integrationen mit Zahlungsanbietern wie Stripe oder E-Mail-Marketing-Plattformen wie CleverReach.

Gegebenenfalls können Daten über die von SeminarDesk bereitgestellten Schnittstellen (APIs, Webhooks) mit anderen Systemen ausgetauscht werden. Für Details zu individuellen Anforderungen vereinbaren Sie bitte einen kostenlosen und unverbindlichen Termin.

Nein, SeminarDesk ist keine Software zur Erstellung von E-Learning-Inhalten oder Online-Kursen. Für die Durchführung von Webinaren wird spezielle Software benötigt.

Accordion Content

Nein, SeminarDesk ist kein elektronisches Kassensystem im Sinne der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und unterliegt daher nicht der Meldepflicht nach § 146a Abs. 4 AO.

SeminarDesk ist ein Veranstaltungsmanagementsystem, das für die Verwaltung von Seminaren, Workshops und deren Teilnehmern konzipiert wurde. Der Primärzweck ist nicht die Erfassung von Bareinnahmen, sondern die Organisation von Veranstaltungen und Teilnehmern.

Die reine Dokumentation von Zahlungseingängen (auch Barzahlungen) macht SeminarDesk nicht zu einem meldepflichtigen Kassensystem. Kassensysteme im steuerrechtlichen Sinne müssen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein und primär der Erfassung von Bareinnahmen dienen.