DATEV-Export, Preislisten für Sonderwünsche, mehr Details in der Zimmerbelegung und weitere Verbesserungen

Mit großer Freude möchten wir euch die neuesten Funktionen und Verbesserungen des letzten SeminarDesk-Updates vom 31. Mai 2019 vorstellen.

DATEV-Export von Rechnungen und Seminarumsätzen

Viele unserer Kunden nutzen die Buchhaltungssoftware von DATEV. SeminarDesk bietet nun die Möglichkeit, alle in SeminarDesk erstellten Rechnungen für Buchungen und Seminarumsätze in einem für DATEV lesbaren Format zu exportieren. Somit ist kein manuelles Übertragen der Rechnungen mehr aus SeminarDesk nötig!

Über den Menüpunkt „Rechnungen > DATEV-Export“ gelangt man in die Maske für den Export. Dort muss zunächst der Mandant gewählt werden, für den man die Umsätze exportieren möchte. Es können anschließend entweder alle noch nicht exportierten Daten oder die Umsätze in einem bestimmten Zeitraum exportiert werden.

Über den Button „Vorschau“ können die zu exportierenden Daten zwecks Vorabkontrolle direkt in SeminarDesk angezeigt werden. Exportiert werden Rechnungen im Status „Gebucht“ aus Buchungen sowie Seminarumsätzen.

Anschließend wird über den Button „Exportieren“ eine CSV-Datei erzeugt und heruntergeladen. Durch den Export-Vorgang werden die Umsätze intern als „exportiert“ markiert und beim nächsten Export nicht wieder mit ausgegeben – es sein denn, dies wird ausdrücklich über die Auswahl von „Daten nochmals exportieren“ gewünscht. 

Die Kostenstellen– und Kostenart-Bezeichnungen können bspw. über die jeweilige Umsatzverteilung in der Preislisten-Verwaltung eingegeben werden:

Hinweis: Der DATEV-Export ist standardmäßig abgeschaltet und muss zunächst über „Verwaltung > Einstellungen“ aktiviert werden. Zu beachten ist, dass bei aktiviertem DATEV-Export keine „freien“ Rechnungen angelegt werden können und dass das Ändern und Löschen von Rechnungszeilen nicht mehr möglich ist! Bitte kontaktiert uns, wenn ihr den DATEV-Export nutzen wollt, wir gehen dann gern gemeinsam mit euch die nötige Konfiguration durch.

Preislisten für Sonderwünsche

Die mit einem der letzten Updates eingeführten Sonderwünsche wurden mit diesem Update weiter verbessert. Durch die Verwendung von Preislisten können nun die Buchung von Sonderwünschen und deren Preise unabhängig voneinander – und somit deutlich flexibler – gesteuert werden.

Unter dem Menüpunkt „Verwaltung > Sonderwünsche“ befindet sich im oberen Bereich zunächst die Liste der generell verfügbaren Sonderwünsche:

Dort können neben einer internen und externen Bezeichnung und einem Kürzel auch Standard-Preise festgelegt werden. Diese Preise werden verwendet, wenn Sonderwünsche manuell hinzugefügt werden und es im jeweiligen Seminar keinen Preis für diesen Sonderwunsch gibt.

Im unteren Abschnitt können dann beliebig viele Preislisten angelegt werden. Hier können Preise für die verschiedenen Mahlzeiten oder z.B. pro Tag/Nacht oder Aufenthalt festgelegt werden. Außerdem kann eingestellt werden, ob dieser Sonderwunsch auch in der Online-Anmeldung angeboten werden soll.

Schließlich kann einem Seminar über die Auswahl „Sonderwünsche“ eine Preisliste zugeordnet werden. Durch die Zuordnung ergeben sich – neben den Preisen natürlich – auch die Einstellung, welche Sonderwünsche bei diesem Seminar gebucht werden können und in welcher Reihenfolge sie im Buchungsformular angezeigt werden.

Markierung von Zimmerbelegungen als "final"

Zimmerbelegungen können nun als „final“ markiert werden. Damit kann beispielsweise dargestellt werden, dass die Belegung bereits an einen externen Zimmeranbieter gemeldet oder das Zimmer vorbereitet wurde. In der Kalenderansicht werden die so markierten Belegungen dann mit einem grünen Häkchen dargestellt.

Hinweis: Als „final“ markierte Belegungen können in der Kalenderansicht nicht mehr verschoben werden. Soll die Belegung geändert werden, so muss zunächst der Haken bei „Belegung ist fest und nicht mehr änderbar“ entfernt werden. Anschließend kann die Belegung wie gewohnt verschoben werden.

Verbesserte Darstellung in der Rechnungs-Stapelbearbeitung

In der Stapelbearbeitungs-Ansicht der Rechnungen wird nun dieselbe Listen-Darstellung wie in der allgemeinen Rechnungs-Liste verwendet. Dadurch können hier auch die gewohnten Sortier- und Filterfunktionen verwendet werden. Außerdem werden die Einträge sowohl in der Gesamtliste der Rechnungen als auch in der Stapelbearbeitung nach Status (zuerst „Bearbeitung“, dann „Gebucht“, dann „Storniert“) und Datum absteigend (neueste oben) sortiert dargestellt, um einen flüssigeren Arbeitsablauf zu ermöglichen.

Anzeige von weiteren Details zu Seminarterminen und Zimmerbelegungen in der Kalenderansicht

In der Kalenderansicht der Zimmerbelegung – und somit auch in der Zimmerverteilung – werden nun weitere Details zu den Seminaren sowie den einzelnen Belegungen dargestellt:

  • Bemerkungen aus dem jeweiligen Seminar bzw. Seminartermin, Angaben zu den angemeldeten und geplanten Teilnehmern sowie den gebuchten Räumen für diesen Termin.
  • Bemerkungen zu Buchungen und Gästen, ggf. gewählte Sonderwünsche sowie Notizen.

Sind Bemerkungen/Notizen (vom Typ „Logis“) vorhanden, so wird dies bei dem jeweiligen Seminar- bzw. Belegungsbalken durch ein blaues Symbol dargestellt.

Direkte Preiseingabe in Gruppen-Buchungen und Vorlage für Gastnamen

Beim Anlegen einer Gruppen-Buchung können nun in den einzelnen Untergruppen auf Wunsch direkt Preise für die Kategorien Kost und Logis eingegeben werden. Die hier eingegebenen Preise werden dann anstatt der Preise aus der Preisliste in die Buchung für die jeweiligen Gäste übernommen.

Außerdem lässt sich auf Wunsch eine individuelle Vorlage für die Gastnamen eingeben. Wenn hier nichts eingegeben wird, so wird wie gehabt die Teilnehmerart als Vorlage verwendet. Die Gäste werden dann also bspw. mit „Teilnehmer 01“, „Teilnehmer 02“ etc. bezeichnet.

Neue E-Mail-Platzhalter

Zu guter Letzt gibt es mit diesem Update folgende neue E-Mail-Platzhalter:

  • [PreisKost]: Verpflegungspreis
  • [PreisLogis]: Übernachtungspreis
  • [PreisKostUndLogis]: Summe von Verpflegung und Übernachtung

Wir freuen uns wie immer auf euer Feedback!

Herzliche Grüße von
Christoph, Simon und Jan.