Benutzerdefinierte Buchungsseiten, Anfahrtsskizze in Bestätigungs-E-Mails, Flexible Verpflegungsarten und vieles mehr…

In diesem Beitrag möchten wir euch alle Neuerungen und Verbesserungen des aktuellen SeminarDesk-Updates vom Oktober 2020 vorstellen!

0:31 Header-Text und -Bild für die Buchungsseite
01:32 Benutzerdefinierte Menüs und Seiten auf der Buchungen
02:26 Termin ab/bis Datum auf Buchungsseite veröffentlichen
03:38 Löschen von Terminen
04:00 Externe Unterkünfte
05:18 Felxible Verpflegungsarten
07:13 Anfahrtskizze als Anhang in Bestätigungs-E-Mail
07:50 Zahlungsmethode bei Buchungen setzen
08:43 An E-Mails automatisch Bericht anhängen

Header-Text und -Bild für die Buchungsseite

Die Online-Buchungsseite kann ab sofort individueller angepasst werden:

Unter Verwaltung – Setup –  Standard-Webeinstellungen kann ein Header-Bild hochgeladen und durch Klick auf Inhalt bearbeiten ein Einleitungstext hinzugefügt werden.

Standard Webeinstellungen

Das Header-Bild kann beispielsweise genutzt werden, um ein Foto Eures Betriebes darzustellen, auf eine bestimmte Veranstaltung hinzuweisen oder um allgemein das Branding Eures Unternehmens auf der Übersichtsseite zu verbessern.

Benutzerdefinierte Menüs und Seiten für die Buchungsseite

Mit diesem Update können nun auch frei gestaltbare Seiten oder Unterseiten auf der Buchungsseite angezeigt werden. Hierfür können unter Verwaltung – Setup – Zusätzliche Buchungsseiten benutzerdefinierte Menüs und Inhaltsseiten erstellt werden:

Menusetup

Die Buchungsseite wird so zu einer Mini-Webseite mit anpassbaren Dropdown-Menüs für zusätzliche Unterseiten wie z.B. Anreiseinformationen oder Kontaktseiten.

Menus buchungsseite

Termin ab/bis Datum auf Buchungsseite veröffentlichen

Beim Bearbeiten eines Veranstaltungstermins kann nun sehr leicht festgelegt werden, von wann und bis wann der Termin auf der Buchungsseite veröffentlicht werden soll:

Zudem kann ab sofort ein Anmeldestartdatum eingetragen werden.

Anmeldestart

Der Termin ist dann zwar weiterhin auf der Buchungsseite sichtbar, aber eine Anmeldung ist noch nicht möglich. Stattdessen erscheint der Hinweis: „Anmeldung  ab“ mit dem entsprechenden Datum. Dies kann z.B. nützlich sein, um einen Veranstaltungstermin zu vermarkten und auf der Buchungsseite anzuzeigen, auch wenn die Anmeldung noch nicht offen ist. 

Auf diesselbe Weise kann ein Anmeldeschlussdatum gewählt werden.

In diesem Fall erscheint bereits auf der Übersichtsseite ein gelber „Anmeldung bis“ Hinweis.

Anmeldeschluss
Anmeldung bis

Löschen von Terminen

Hier handelt es sich um eine kleine, aber nützliche Verbesserung: Termine können ab sofort einfach gelöscht werden, sofern keine Buchungen existieren. 

Unter Veranstaltung bearbeiten im Abschnitt Termine findet sich nun die Funktion „Löschen“.

Terminlöschung

Externe Unterkünfte: Zuweisung in Terminen und Buchungen

Ab sofort ist es mit SeminarDesk möglich, externe Unterkünfte anzulegen, diese einem Veranstaltungstermin zuzuweisen und so „externe Zimmer“ hinzuzufügen. Diese Funktion hilft z.B. bei der Planung mit externen Hotelzimmerkontingenten.

Unter Verwaltung – Externe Unterkünfte müssen zunächst die zur Verfügung stehenden Unterkünfte angelegt werden. 

externe Unterkünfte

Unter Termindetails und dem Abschnitt „Externe Unterkünfte“ haben wir nun die Möglichkeit, Zimmerkontingente anzulegen und die entsprechende Unterkunft – in unserem Fall ist dies das „Stadthotel“ – auszuwählen:

Externe Unterkunfte kontingente erstellen
externe Unterkünfte bearbeiten
angelegte unterkünfte

Nachdem die Kontingente angelegt wurden, können diese beim Bearbeiten einer Buchung über Zimmer  – externes Zimmer zuweisen verteilt werden.

externes zimmer zuweisen

Flexible Verpflegungsarten

Dieses Oktober-Update macht es nun zudem möglich, flexible Verpflegungsarten festzulegen, um entweder leichter Buchungsdetails eines Teilnehmers zu ändern, oder um die Verpflegungsauswahl Teilnehmern online auf der Buchungsseite zur Verfügung zu stellen. Hinweis: Die Möglichkeit, die Verpflegungsarten auf der Buchungsseite anzubieten, wird mit einem der nächsten Updates gegeben sein.

Unter Verwaltung – Setup – Verpflegungsarten können die verschiedenen Optionen in einem ersten Schritt hinzugefügt werden:

In unserem Fall wollen wir die Optionen „Vollpension“ und „Ohne Frühstück“ anbieten.

Wenn wir nun eine neue Buchung anlegen, so können wir direkt die entsprechende Vorlage mit Hilfe des Dropdowns Verpflegungsart  auswählen:

Verpflegungsarten auswählen
Details zur Verpflegung

Unter den Verpflegungsdetails werden daraufhin für jeden Tag diese Verpflegungseinstellungen übernommen.

Hinweis: Mit dieser Funktion lassen sich einzelne Mahlzeiten aus dem Mahlzeitenplan des Termins entfernen.

Anfahrtskizze als Anhang in Bestätigungs-E-Mail

Es können nun Anfahrtsskizzen in Form eines PDF-Dokuments oder einer Bilddatei für externe Veranstaltungsorte hochgeladen werden.

Diese Anfahrtsskizzen  werden dann automatisch an die Bestätigungs-E-Mail angehängt.

Email

Zahlungsmethode bei Buchungen setzen

Unter Verwaltung – Setup – Zahlungsarten können ab sofort unter dem Abschnitt Zahlungswünsche Felder definiert werden, um Zahlungsmethoden und Zahlungsdaten abzufragen.

Zahlungswünsche

So kann z.B. dann auf der Buchungsseite während der Anmeldung abgefragt werden, ob der Teilnehmer per Lastschrift, bar oder per Überweisung zahlen möchte. 

Bei der Auswahl „Lastschrift“ können dann zusätzlich die Kontodaten abgefragt werden.

Buchungsseite Zahlungen

Durch diese Erhebung lässt sich im Anschluss z.B. ein Bericht als Liste generieren, die ausgibt, welche Teilnehmer bar zahlen, welche das Geld überweisen werden und welchen Teilnehmern eine Lastschrift abgebucht werden muss.

An E-Mails automatisch Bericht anhängen

Berichte können ab sofort automatisch an die Bestätigungs-E-Mails (oder anderen System-E-Mails) angehängt werden. So lassen sich z.B. Teilnahmebestätigungen oder Zertifikate im PDF-Format automatisch mit allen relevanten Teilnehmerdaten füllen and an die Teilnehmer versenden.

Die Funktion „Bericht hinzufügen“ findet sich ab sofort bei allein E-Mail-Vorlagen, z.B. unter Verwaltung – Setup – Standard-E-Mail-Einstellungen. 

Hinweis: Hier stehen nur Berichtsvorlagen zur Verfügung, die für den Objekttypen „Buchung“ freigeschaltet sind.

Kostenvorlagen

In SeminarDesk konnten bereits Kosten in eine Veranstaltung eingebucht werden. Bis jetzt mussten die notwendigen Angaben dafür jedoch immer wieder neu händisch eingegeben werden.

Ab sofort lassen sich unter Verwaltung – Kostenvorlagen Vorlagen für diese Kosten erstellen und dann einfach im Veranstaltungstermin – Termindetails im Abschnitt „Kosten“ als Vorlage ausgewählt werden. Dies spart Zeit und reduziert repetitive Arbeit.

Kostenvorlagen aus Vorlage

Wir hoffen wie immer, dass Euch diese Verbesserungen helfen und freuen uns auf Euer Feedback!

Herzliche Grüße senden
Christoph, Simon und Jan.

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